Se você quer aprender como calcular o custo mensal de um funcionário e saber qual o valor final leia este artigo. 

Por que é importante saber o custo  mensal de um funcionário?

Primeiramente, você precisa entender que o custo de um funcionário vai muito além do salário. Ou seja, há vários outros fatores que contribuem com os “gastos” do colaborador para a empresa. Por exemplo: os tributos, contribuições sindicais, vale-transporte, alimentação e treinamentos. 

Sabendo o custo mensal de um funcionário, o gestor analisa o retorno financeiro que esse colaborador está dando a empresa. Com isso, a gestão compreende o cenário e poderá fazer ajustes no dia a dia e até aumentar a eficiência da jornada de trabalho. Por isso é tão importante saber o custo final de um funcionário. 

Quais são os principais custos mensais de um funcionário para a empresa?

Por isso, quando falamos sobre a contratação de um novo funcionário depende muito do cenário atual da empresa, aconselhamos que não se deve pensar apenas no salário bruto, pois os encargos e tributos, tais como alguns benefícios previstos na CLT podem fazer com que esse custo por colaborador triplique. 

Considere as seguintes verbas trabalhistas: 

1. 13º salário; 
2. Adicional de férias;
3. Vale-transporte e alimentação; 
4. Plano de saúde; 
5. Contribuições sociais como o FGTS; 
6. Gastos excepcionais como demissão e licenças (mesmo sendo feito o reembolso pelo INSS depois)

Alguns desses custos são obrigatórios, porém os treinamentos podem trazer benefícios para o seu negócio, visto que é uma estratégia de qualificar o colaborador. Ainda sim, mesmo sendo um gasto para a empresa o empregador espera que haja bons resultados em troca com a jornada de trabalho do profissional. 

Como calcular o custo mensal de um funcionário?

Antes de calcular o custo você precisa entender quais são os encargos e sua alíquotas, pois depende do regime tributário pelo qual a sua empresa se enquadra. Por exemplo: simples nacional ou lucro real presumido. A seguir explicaremos o que cada um engloba. 

Simples Nacional

Em vigor desde 2007, o regime tributário Simples Nacional se refere a micro e pequenas empresas brasileiras. Optando por ele, essas empresas ficam isentas de pagar INSS patronal, seguro acidente de trabalho, salário educação, contribuições ao SEBRAE, SENAI, Incra e SESI, além de terem alíquota menos agressivas se comparadas às grandes empresas. 

Os custos são: 

• FGTS: 8% do salário bruto mensal;
• Adicional de férias: valor X de um salário bruto;
• 13º salário: valor integral do salário.

Além desses, soma-se outros benefícios como: vale-transporte e alimentação, lembrando que por lei, é possível fazer uma dedução à concessão desses benefícios sendo 6% no caso do vale-transporte. 

Para um cálculo preciso, usa-se a divisão tradicional da folha de pagamento, ou seja: 

• Vencimentos como: salário, adicionais, hora extra;
• Contribuições, sendo descontos como o INSS e IRRF;
• Benefícios: descontos legais, como, vale-transporte, previdência privada, plano de saúde, etc.

Na prática

Para fazer o cálculo, vamos considerar o salário de um funcionário equivalente a R$2.000,00 por mês. Acompanhe: 

• FGTS anual: 12x 8% do salário ao mês = 12x R$160,00 = R$1.920,00. 
• Férias valor integral = R$2.000,00
• ⅓ de férias: salário/3 = R$666,66
• 13º salário: valor integral = R$2.000,00

Ao encontrar os valores acima, é hora de calcular o valor mensal do funcionário para a empresa. 

• FGTS mensal: 8% do salário mensal = R$ 160
• Débito mensal: soma os demais custos citados anteriormente, como: FGTS Anual + Férias + 1/3 de Férias + 13º Salário e divide por 12 meses = 1.920 + 2.000 + 666,66 + 2.000 = 6.586,66 / 12 = R$ 548,88.

Não esqueça de incluir o vale-transporte de R$8,00 por dia + R$15,00 de vale-alimentação. Sendo assim a conta fica: 

• Vale-transporte: 22x R$8,00 = R$ 176,00;
• Vale-alimentação: 22x R$15,00 = R$ 330,00.

Lembre-se dos descontos do INSS e de parte do vale-transporte: 

• INSS: 9% do salário = R$180,00;
• Vale-transporte: 6% do salário = R$120,00.

Considere o valor final dessa conta como uma parcial, visto que podem existir variações conforme os benefícios, números de dias trabalhados, descontos e horas extras.  

• Total de custos: R$ 1.214,88
• Total de deduções: R$ 300,00
• Gasto mensal totalizado do funcionário: R$ 2.914,88.

Vale lembrar que esse valor é referente ao Plano Simples Nacional e que há a cobrança de uma alíquota chamada RAT que pode variar de 1 a 3%, de acordo com especificidade da empresa. Para mais informações você pode acessar o site Receita Federal e conferir todos os detalhes sobre esse regime.

Lucro Real ou Presumido 

Já esses modelos de regime tributários são considerados os mais bem consolidados do Brasil, visto que são optados pela maior parte das empresas do país que movimentam em torno de R$3,6 milhões. 

Para calcular o custo mensal do funcionário você deve seguir as mesmas dicas acima e acrescentar o custo da alíquota RAT. A diferença é que com o Lucro Real ou Presumido o custo do INSS passa a ser maior, visto que há obrigatoriedade do pagamento do INSS Patronal de 20%. 

Além disso, soma-se 5% a mais no custo final, referente a assistência dos programas governamentais. Essa alíquota de terceiros, como é chamada, é destina a arrecadações aos órgãos como: SESI, SENAI e SESC. 

Para calcular, considere o exemplo acima e os seguintes valores: 

• INSS: 20% do salário mensal = R$ 400;
• RAT: Médio de 2% = R$ 40; 
• Alíquota de Terceiros: Média de 5% = R$ 100.

Resultado:

• Valor a acrescentar por funcionário: R$540,00 
• Valor mensal por funcionário: R$3.454,88

Em resumo, no Plano Simples Nacional há um custo de 45% a mais por funcionário, já no Lucro Real ou Presumido soma-se quase 73% na folha de pagamento. 

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Até o próximo artigo!

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