Hoje em dia é difícil trabalhar sem as famosas ferramentas digitais. As novas tecnologias tornaram o trabalho de muitos, principalmente dos contadores, muito mais ágil, rápido e prático. Inúmeras tarefas da rotina da contabilidade passaram a ser executadas em programas e plataformas que reúnem todas as informações necessárias, reduzindo chances de erro e automatizando processos.

Além de manter o trabalho organizado, essas ferramentas melhoram a experiência dos clientes e ajudam, e muito, o desenvolvimento do negócio.

Para ajudar você a otimizar o dia a dia, trouxemos 10 ferramentas que vão transformar a sua rotina como contador. Você vai encontrar uma grande variedade de soluções e a que mais se adequa ao seu trabalho.

Ferramentas digitais

 1. Trello

Com toda certeza você já ouviu falar do Trello, não é mesmo? Ele vai te ajudar com um dos principais desafios da gestão de um escritório: o gerenciamento de tarefas.

O Trello é uma excelente opção para organizar tarefas e facilitar a organização dos processos. Nessa ferramenta é possível criar quadros com projetos, organizar de acordo com a urgência e distribuí-los em colunas com as atividades.

Além disso, é possível incluir responsáveis vinculados, para facilitar o controle. Outro benefício do Trello, é que ele pode ser usado com a participação do cliente. Assim, ele acompanha todo o trabalho e ainda deixa feedbacks.

Para otimizar o trabalho, a ferramenta até oferece modelos prontos para alguns setores, como de RH e operações, negócios, vendas, gestão de time, marketing e trabalho remoto.

2. Kanbanflow

Outra opção para fazer o gerenciamento de processos é o Kanbanflow. Seguindo o mesmo modelo do Trello, ele permite a criação de quadros e cards para organizar as demandas que precisam ser realizadas.

Cada tarefa tem seus responsáveis e apenas uma pessoa pode mover os cards, trazendo mais segurança. Além disso, também é possível criar sub-quadros e fazer uma integração com um cronômetro.

No Kanbanflow você pode verificar o tempo gasto em cada tarefa e ainda aplicar o método Pomodoro, por exemplo. Método que separa tempos de foco com pequenos intervalos para aumentar a produtividade.

3. Emita CT-e

O Emita CT-e é ótimo para fazer o gerenciamento da contabilidade logística. No programa você pode emitir Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-e), Conhecimentos de Transporte Eletrônicos Outros Serviços (CT-e OS) e Manifestos Eletrônicos (MDF-e) de qualquer dispositivo com acesso à internet. É possível ainda acessar os dados pela nuvem.

 4. Coleta XML

O ColetaXML é um software que ajuda a armazenar e gerenciar os XML de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) e Conhecimentos de Transporte (CT-e) emitidos para um CNPJ. Ele faz a integração com o sistema da Secretaria Estadual da Fazenda (SEFAZ).

O software é totalmente automatizado e fornece todas as informações necessárias para a gestão dos XML de seus clientes.

 5. Masterdoc

Ter uma boa gestão dos documentos contábeis é essencial para garantir a organização dos processos. O Masterdoc pode te ajudar nessa missão. Ele é um software de gestão dos documentos que permite o armazenamento e disponibilização de documentos na internet para uso interno da contabilidade ou do cliente.

O programa unifica a forma de envio de documentos ao cliente ou a terceiros e seu respectivo recebimento, facilitando a gestão da informação.

 6. Calendly

Você conhece Calendly? Ele é um software usado para fazer o gerenciamento de reuniões. O aplicativo ajuda os clientes, fornecedores e parceiros a encontrarem o melhor horário na agenda do contador para uma reunião. Basta fazer o agendamento no dia e horários disponíveis. Assim, é possível eliminar o tempo perdido com envio de e-mail e ligações.

O contador apenas precisa disponibilizar o link gerado pelo Calendly para os interessados. Assim, a pessoa com o link pode ter acesso aos horários do contador.

7. Notion

Outra opção de calendário digital é o Notion. Essa ferramenta ajuda no gerenciamento e automatização de lembretes. Além disso, ele tem uma base de dados, notas e permite acompanhamento de projetos.

A plataforma, focada na organização de tarefas, permite a otimização do planejamento pessoal ou de equipes, pois o Notion possibilita que os contadores criem páginas com dados e informações sobre rotinas e trabalhos.

Considerada uma ferramenta digital completa, o Notion é gratuito, personalizável e adaptável às diversas necessidades dos usuários.

 8. Govbox

Escritórios de contabilidade precisam lidar com muitos programas do Governo Federal, pois trabalham com o cumprimento de obrigações contábeis, trabalhistas, previdenciárias e tributárias.

O Govbox foi desenvolvido para facilitar essa rotina. Ele consegue instalar e atualizar os softwares do Governo, garantindo que os computadores estejam atualizados sempre que for preciso utilizar os softwares oficiais.

 9. Zoom

Com o home office instalado em muitas empresas, as reuniões online tornaram-se muito mais comuns. As ferramentas digitais ajudaram muito nesse processo. O Zoom é ótimo para isso.

Em sua versão gratuita, é possível fazer reuniões com até 100 participantes e com duração de até 40 minutos. Reuniões individuais não possuem limitações. Caso seja necessário, o escritório pode optar por opções pagas para aumentar a disponibilidade

Uma vantagem do Zoom é que ele pode ser acessado pelos navegadores, computadores ou via aplicativo. Ele é disponibilizado para dispositivos Android e iOS, trazendo mais flexibilidade de acesso, seja para a sua equipe ou seus clientes.

 10. Osayk

Você conhece a Osayk? Essa é uma ótima plataforma para contadores e traz funcionalidades importantes para os escritórios, principalmente para aquelas que optam pela contabilidade online ou digital.

A plataforma une muitas ferramentas em um único local, como a gestão financeira para o escritório, gestão de planos de legalização de empresas, armazenamento em nuvem compartilhado com os clientes, CRM de abertura de empresas, faturamento, cobrança e emissor de NFS-e e NF-s, CRM de migração para contabilidade online, criação e gerenciamento de plano de contas financeiros e contábeis e sistema de gestão financeira para os clientes do escritório.

Além disso, a Osayk tem uma opção de desenvolvimento compartilhado, trazendo funcionalidades conforme as necessidades do contador.

 Por que implementar ferramentas digitais?

As ferramentas digitais trazem soluções inovadoras e tecnologias para os escritórios de contabilidade, desde a digitalização, armazenamento em nuvem e acesso remoto. São diversos benefícios para os contadores. Pronto para garantir novas ferramentas ao seu escritório de contabilidade? Confira alguns dos principais benefícios:

• Segurança

Por meio da digitalização e armazenamento em nuvem, as ferramentas irão ajudar na proteção dos dados.

• Mobilidade  

Com as ferramentas e softwares corretos, você pode trabalhar de onde quiser. Só é preciso ter um dispositivo com acesso à internet.

• Rapidez

A tecnologia e inovação melhoram os fluxos de trabalho e automatizam tarefas. Você terá mais agilidade no dia a dia e assertividade nos seus processos.

• Precisão 

O uso de ferramentas ajuda na integração e realização de funções. É possível fazer os cálculos com mais exatidão, reduzindo erros e tornando o trabalho mais preciso.

Os recursos digitais vão otimizar a sua rotina de trabalho e melhorar os seus resultados. Dessa forma, você vai aumentar a produtividade e a qualidade dos serviços de contabilidade.

Qual a importância das ferramentas contábeis na gestão do seu negócio?

A transformação digital e a velocidade da informação transformaram o mercado e as relações de trabalho. Muitos processos que antes eram demorados, hoje em dia são feitos em poucos segundos com a ajuda das ferramentas digitais.

As ferramentas que citamos e muitas outras, facilitam o trabalho dos contadores, a organização e gestão de documentos, armazenamento de dados, sistemas de cobranças e até a elaboração da folha de pagamentos.

Com a ajuda das novas tecnologias, as expectativas do mercado aumentaram, exigindo processos cada vez mais rápidos e sem erros. Por isso, investir na otimização dos seus processos deixou de ser um diferencial e passou a ser uma necessidade para o desenvolvimento do seu trabalho.

O que achou do artigo? Esperamos que você tenha encontrado todas as ferramentas necessárias para desenvolver e melhorar o seu trabalho como contador. Se você já trabalha com alguma dessas ferramentas, conte nas redes sociais como está sendo a sua experiência!

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