Além das tarefas diárias de uma empresa, que envolvem administração, finanças, marketing e recursos humanos, existem muitos outros fatores que contribuem para os bons resultados de uma empresa. E todas essas tarefas envolvem uma grande gestão de documentos, pois reúnem informações importantes todos os dias. 

Por isso, fazer a gestão documental organizando papéis importantes, como contas a pagar e receber e diversos outros contratos, é fundamental para o bom funcionamento do negócio. 

Hoje, fazer a gestão de documentos é muito mais simples. Afinal, podemos contar com as inovações da tecnologia digital e a oferta de softwares de digitalização. Isso ajuda a gerenciar as informações e dá todo o aparato documental do empreendimento, conforme as prescrições dos regulamentos da legislação. 

Porém, é preciso escolher a plataforma de gestão de documentos ideal para a sua empresa. Ou seja, uma que tenha os recursos e tecnologias necessárias para garantir uma digitalização segura. 

Separamos todas as informações que você precisa para compreender tudo sobre a gestão de documentos. Continue lendo e aprenda muito sobre o assunto.

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O que é gestão de documentos?

Gestão de documentos é o conjunto de processos implementados por uma instituição com o objetivo de garantir a produção, o arquivamento e o uso adequado de seus registros mais importantes. O grande objetivo dessa gestão é simplificar o uso dos papéis no dia a dia da empresa, tornando a busca por dados mais simples, organizada e segura. 

No geral, a gestão documental é elaborada conforme a realidade de cada organização. As empresas que geram uma grande quantidade de arquivos podem precisar automatizar o arquivamento de suas informações. Já as menores podem ser bem atendidas com um simples gerenciamento manual.

Qual a importância da gestão de documentos para a empresa?

Os documentos organizados de uma empresa asseguram que as atividades empresariais ocorram de maneira correta. Afinal, cada arquivo tem uma função estratégica e precisa ser conservado e guardado de forma adequada. 

A gestão dessas informações permite que a empresa agilize a tomada de decisões, eleve a produtividade e reduza o tempo dos colaboradores na busca por dados, pois todos estarão organizados e serão facilmente encontrados. 

Além disso, a gestão documental contribui para o compliance, ou seja, que as ações da empresa sigam em conformidade com as leis vigentes. A organização de arquivos facilita a busca de contratos para uma análise detalhada de todos os ricos que a empresa pode ter, por exemplo. 

Quais os principais benefícios da gestão de documentos? 

São diversos os benefícios decorrentes da gestão documental. Nós separamos alguns deles. 

Redução de custos

Quando trabalhamos com muitos documentos, temos muitas despesas, tanto para o envio quanto para a preservação e armazenamento destes. Porém, os custos podem ser muito maiores quando não temos uma boa gestão documental. 

Entre os gastos então o tempo perdido na busca por um documento, os prejuízos de possível perda, a necessidade de imprimir novamente informações, entre outros fatores que encarecem o orçamento. Além disso, é importante ressaltar que as instituições que possuem uma gestão eficiente têm mais produtividade, pois os funcionários não perdem tempo em processos burocráticos e podem dedicar sua energia em seu trabalho diário. 

Uniformidade e qualidade dos processos

Quando os documentos estão ordenados, guardados corretamente e identificados, a empresa só tende a ganhar em agilidade e qualidade. As empresas que trabalham com papéis importantes sabem as consequências de ter processos paralisados ou perder algum prazo devido à ausência de um documento importante. As perdas podem ser enormes e ainda podem prejudicar a imagem e a credibilidade da empresa.

Manutenção do histórico empresarial

Para que a empresa prospere é importante fazer um planejamento estratégico, analisar os resultados e avaliar o desempenho. E para desenvolver essas atividades é preciso ter acesso aos números, dados e outras informações de anos anteriores. E é por meio da gestão de documentos que asseguramos que todas essas informações sejam devidamente armazenadas e tenham fácil acesso. Com a gestão documental em dia, a segurança jurídica da instituição é garantida.

E a gestão de documentos digital? 

A gestão de documentos só traz benefícios às empresas, ainda mais quando falamos da gestão de forma digital, que traz praticidade de assinar documentos online, acessá-los de onde estiver e a qualquer hora e ainda contribui para aumentar a produtividade do negócio. 

A partir de procedimentos automatizados, é possível otimizar as operações fazendo com que se tornem transparentes e eficientes. Além disso, o formato digital não necessita de um espaço físico para depósito de arquivos e nem de investimentos em manutenção para garantir que os documentos estejam bem armazenados. Uma empresa pode economizar até 75% dos custos quando implementa a gestão de documentos online. 

Outro ponto relevante do formato digital é que ele favorece a integração das informações, pois permite que diferentes usuários possam acessar o mesmo arquivo de forma simultânea e integrada. Todos da equipe, colaboradores e gestores, podem acessar os documentos de forma simples a partir de dispositivos autorizados.

Como fazer a gestão de documentos da melhor forma? 

Agora que você compreendeu qual é a importância da gestão de documentos, chegou a hora de colocar a mão na massa. Separamos algumas dicas para você fazer a gestão de documentos na sua empresa. 

1. Providencie uma plataforma

O primeiro passo para fazer a gestão de documentos é escolher uma plataforma de gerenciamento de documentos (GED). A plataforma irá abrigar todos os documentos e facilitará o acesso da sua empresa e seus clientes aos dados e documentos. 

2. Estabeleça padrões

Para que a gestão de documentos seja ainda mais otimizada e fluida, é importante ter padrões de organização para facilitar os arquivamentos e busca. O trabalho pode ser feito de acordo com o ramo de atividade, por datas, títulos, entre outros formatos.

3. Digitalize os documentos físicos

Para que você tenha uma melhor gestão e controle documental, faça a digitalização dos documentos gerados em papel. 

4. Mantenha-se atualizado e treine as equipes

É importante estar sempre atualizado com relação a legislação vigente e estar atento às inovações tecnológicas e atualizações da plataforma de gestão de documentos. Além disso, é necessário fazer o treinamento das equipes de todos os departamentos da empresa, assim todos sabem como acessar os documentos e até como devem incluir as informações. 

5. Defina acessos

Mesmo que todos saibam como utilizar a plataforma, definir acessos e estabelecer níveis de utilização é muito importante. Algumas pessoas podem acessar e alterar os documentos, outras apenas fazer leituras, por exemplo. Isso vai ajudar no controle de perdas, riscos de adulteração e desorganização nos arquivos. Portanto, crie senhas para cada usuário. 

6. Peça feedbacks

Lembre-se de buscar melhorias constantes, por isso peça feedbacks relacionados à sua gestão de documentos e faça pesquisas de satisfação. 

Quais são as ferramentas de gestão documental mais comuns? 

Existem diversas ferramentas para fazer a gestão de documentos. A escolha da melhor opção deve levar em consideração as atividades da empresa, os riscos que está exposta e o volume de dados que possui. Separamos algumas das principais soluções para você ver o que faz mais sentido para a sua empresa. 

Armazenamento em nuvem

O armazenamento de documentos na nuvem é muito conhecido e cada vez mais usado pela população. No contexto empresarial, o armazenamento na nuvem envolve o envio dos arquivos da empresa para um servidor remoto, gerenciado por um fornecedor específico escolhido com base nas necessidades de espaço para os dados. A ferramenta é essencial para garantir a confidencialidade das informações e facilitar o acesso dos gestores. 

Microfilmagem

A microfilmagem é a captação da imagem dos papéis e armazenamento em um microfilme. O recurso faz com que um lote de dados registrado em papel na estante seja realocado em poucos centímetros de filme. Uma das principais vantagens desse processo é a maior segurança e preservação das informações, o pouco espaço requisitado para guardar documentos e o aumento da durabilidade dos arquivos. 

Gerenciamento eletrônico

Por meio do gerenciamento eletrônico, os documentos são convertidos para o formato digital. Um dos grandes diferenciais da ferramenta é a possibilidade de controlar o acesso dos colaboradores aos dados. Você pode definir senhas para cada usuário, limitando o contato das equipes com dados sigilosos. 

Como tornar a gestão mais eficiente? 

Pronto para implementar a gestão de documentos na sua empresa. Para torná-la mais eficaz, vale seguir algumas dicas de otimização: 

1. Tenha políticas claras de uso
2. Separe os documentos e faça backups
3. Estabeleça um padrão
4. Crie uma rotina de digitalização 

Como vimos, a gestão documental é essencial para o bom funcionamento de uma empresa. É por meio dela que o gestor poderá garantir a implementação de medidas eficientes de acordo com as necessidades da companhia.  

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