Portanto, vamos esclarecer agora o que é, quem tem que fornecer o documento e como sua empresa pode disponibilizar para os colaboradores para evitar problemas. Vamos lá!

O que é informe de rendimentos?

O informe de rendimentos é um dos documentos necessários para a declaração de imposto de renda. Assim, para que os colaboradores possam declarar corretamente o IR a empresa precisa disponibilizar esse documento.

No informe de rendimentos é encontrado informações como:

• Identificação da fonte pagadora (sua empresa) e beneficiário (o colaborador);
• Rendimentos tributáveis (como salários, inclusive férias, contribuição previdenciária, pensão alimentícia, IRRF e outros);
• Os Rendimentos isentos e não tributáveis;
• Rendimentos com tributação exclusiva (como o décimo terceiro salário);
• Os rendimentos recebidos acumuladamente;
• Valores totais.

Adianto que o informe de rendimentos é um documento recorrente para um escritório de contabilidade. Assim, pedir a emissão dos comprovantes para entregar aos colaboradores não precisa ser um bicho de sete cabeças — caso a contabilidade tenha sistemas automatizados.

Contudo, não é somente a empresa que fornece este documento. De fato, todas pessoas jurídicas ou físicas que tenham pago rendimentos a uma pessoa física com retenção do IRRF precisa fornecer o comprovante. Até mesmo se o pagamento tiver acontecido apenas em apenas um mês do ano-calendário.

O comprovante segue as regras da Instrução Normativa da Receita Federal Brasileira, n. 1.215/2011. Logo, a obrigação do fornecimento do comprovante recai sobre empresas como:

• Bancos;
• Corretoras;
• INSS;
• Empresas privadas.

Para pensionistas e aposentados, eles podem emitir o informe de rendimentos do INSS diretamente do site Meu INSS.

As obrigações da empresa

• Prazo: o informe de rendimentos precisa ser entregue até o último dia útil de fevereiro. Caso haja rescisão de contrato antes dessa data, o informe deverá ser apresentado de imediato.
• E-mail: a instrução da Receita Federal permite que o informe seja enviado pelo e-mail, assim a empresa não precisa fazer a impressão de todos os documentos.
• Fácil acesso: é importante que a empresa disponibilize o documento o mais rápido possível. Caso falhe com o prazo ou com inexatidão, será aplicada multa de R$ 41,43 por documento.
• Integridade das informações: caso haja informações falsas no documento, poderá ser aplicado multa de 300% sobre o valor que foi informado indevidamente.

O modelo para emitir o comprovante de rendimentos de forma correta você pode baixar aqui. Ele foi elaborado pela própria Receita Federal, mas não proíbe a empresa de adotar outro modelo, desde que contenha as mesmas informações.

Para não errar no preenchimento, você pode baixar aqui as instruções de preenchimento (também elaborado pela Receita Federal).

Enfim, para se preparar para essa época é importante já conversar com seu escritório de contabilidade para alinhar a requisição dos informes de rendimentos, assim evitasse perder o prazo.

Com a quantidade de documentos que o setor terá que lidar, a organização se torna uma tarefa essencial. Por isso, temos um artigo para te ajudar a fazer a gestão de arquivos digitais. Para ler basta clicar aqui e melhorar ainda hoje a organização do seu setor.

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