O que é dito na CLT sobre como registrar um funcionário

Pela CLT temos dois artigos importantes para destacarmos:

Art. 13 – A Carteira de Trabalho e Previdência Social é obrigatória para o exercício de qualquer emprego, inclusive de natureza rural, ainda que em caráter temporário, e para o exercício por conta própria de atividade profissional remunerada.

Art. 29.  O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia.  

Ou seja, no artigo 13 da CLT é definido que todo emprego necessita obrigatoriamente do registro do funcionário na Carteira de Trabalho  – CTPS.

Nesse sentido, sempre que for entrar uma nova pessoa na equipe, será obrigatório registrá-la. Mesmo que a empresa deseje fazer um período de teste para efetivá-lo. Nesse caso, há as situações do contrato de experiência.

Assim, com esse contrato o registro do colaborador terá um prazo de até 90 dias. O trabalhador terá sua folha de pagamento normal. Contudo, caso venha ser liberado, a empresa apenas terá que pagar ¼ do 13º salário e o proporcional de férias. Logo, não haverá aviso prévio e pagamento de multa de 40% do FGTS.

Ademais, o art. 168 determina que é obrigatório o exame médico na admissão, demissão e periodicamente. Além disso, o exame toxicológico será obrigatório para atividades de motorista profissional. Esses exames de saúde ocupacional serão custeados pelo empregador.

Como registrar um funcionário

Ao passo que finalizamos o processo de recrutamento e seleção, para efetivar o registro do funcionário precisaremos requisitar os documentos do trabalhador e então:

1. Elaboração e assinatura do Contrato de Trabalho;
2. Preencher termo de opção de Vale-Transporte;
3. Anotação e assinatura na Carteira de Trabalho;
4. Registro no livro, ficha ou sistema eletrônico de funcionários:

• • Qualificação civil e profissional;
  • Data de admissão;
  • Dados sobre a remuneração;
  • Duração do contrato de trabalho;
  • Informações sobre as férias;
  • Jornada de trabalho;
  • Cargo e função;
  • Número da CTPS e PIS;

Após fazer todos os registros, deverá ser feito a devolução dos documentos. Aliás, o prazo máximo é de 48 horas para a carteira de trabalho e 5 dias para demais documentos, do contrário a empresa poderá sofrer penalizações se atrasar na devolução.

Documentos necessários

O processo de contratar um novo colaborador demanda diversos documentos, a saber:

• Carteira de trabalho;
• Certificado de alistamento militar (para os homens maiores de 18);
• Atestado de Saúde Ocupacional, obtido após Exame médico;
• Certidão de nascimento ou casamento;
• Declaração de dependentes, caso o trabalhador tenha;
• Título de eleitor;
• RG e CPF;
• Comprovante de Escolaridade;
• Inscrição no PIS/Pasep (caso seja o primeiro emprego do trabalhador, a empresa que irá emitir essa inscrição);
• Carteira de vacinação dos filhos menores de 7 anos, para o salário-família (caso tenha);
• CNH caso seja necessário;
• Registro profissional para atividades que seja obrigatório, como o COREN para os enfermeiros, CRC para contabilidade entre outros.

Por fim, é muito documento para organizamos, mas com a Lugarh esse processo será simples e digital, sem a necessidade do trabalhador comparecer na empresa para poder enviar os documentos. Assim, o RH economiza muito tempo na contratação.

Se quer conhecer mais sobre como registrar um funcionário de maneira rápida, econômica e prática, conheça nossa plataforma Lugarh.

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Pensando nisso, preparamos um guia da LGPD para que as empresas possam se adaptar sem qualquer prejuízo. Vamos lá?

O que é a LGPD?

LGPD ou Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais é a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018. Ela dispõe sobre as principais questões relacionadas à proteção de dados no que diz respeito à coleta, armazenamento e compartilhamento de dados e informações pessoais, seja no meio digital ou não.

O principal objetivo da lei em questão é proteger os dados de cidadãos brasileiros trazendo mais segurança tanto para os usuários e clientes, quanto para as empresas, protegendo a captura, o armazenamento e o uso de dados de forma lícita.

Art. 1º Esta Lei dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural.

Os dados pessoais os quais a lei cita, são todas as informações que ajudam a identificar alguém. Alguns exemplos são o nome, o endereço, a idade, a profissão, a etnia, a orientação sexual, o gênero, entre outros. De acordo com a lei, tais informações devem ser protegidas e só podem ser utilizadas com uma finalidade específica e clara e com o consentimento e autorização do titular dos dados.

Os principais pontos da Lei é que a privacidade é um direito civil, mecanismos de segurança devem ser usados para os bancos de dados, os termos de privacidade em linguagem de fácil compreensão e deve haver um pagamento de multa para o não cumprimento da LGPD.

Qual é o impacto da Lei Geral de Proteção de Dados na sua empresa?

Com a entrada da LGPD em vigor, as empresas precisam passar por algumas mudanças. Portanto, para saber tudo sobre LGPD não basta apenas saber o que é a lei, é preciso também, entender como ela afetará as empresas.

A Lei Geral de Proteção de Dados estabelece que o titular dos dados (o cliente, colaborador ou usuário que fornece os dados para as empresas), pode revogar a cessão dos dados às empresas a qualquer momento que quiser, além de poder solicitar informações a respeito da privacidade de seus dados e ter sua solicitação tratada com urgência.

Já para a empresa que quer coletar os dados, a Lei estabelece que ela deve sempre pedir autorização de forma clara antes de realizar a coleta dos dados. Contudo, pedir autorização não é o suficiente. Se houver algum tipo de violação da privacidade e das informações, a organização deve comunicar imediatamente aos titulares que foram afetados.

Se essas medidas não forem cumpridas pelas empresas, a Agência Nacional de Proteção de Dados (ANDP) pode aplicar multas e outras penalidades cabíveis. Isso significa que todas as empresas serão afetadas por precisarem passar por mudanças em seu processos que envolvem os dados para que não sejam penalizadas.

Enfim, será preciso rever a estrutura e forma de trabalho para se assegurar de que todas as normas da LGPD sejam cumpridas e a empresa esteja de acordo com a nova lei.

Quais são os principais impactos da LGPD no RH e DP?

Assim como todos os setores da maioria das empresas, o setor de Recursos Humanos tende cada vez mais, a utilizar ferramentas e recursos digitais. Essa modernização do RH é excelente, pois garante um aumento na produtividade, maior economia para a empresa e possibilita que o setor se torne mais estratégico.

Contudo, quanto mais “digital” o setor se torna, mais dados sobre os colaboradores e sobre os processos da empresa ele produz. Consequentemente, mais cuidado por parte do departamento é necessário para que as informações não sejam corrompidas ou vazadas, por exemplo. É aí que entra o assunto LGPD no RH.

O setor precisa se adequar às normas estabelecidas na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, com o objetivo de preservar os dados dos colaboradores. Além dos dados e informações dos colaboradores, também é preciso se atentar à preservação dos dados de candidatos à vagas na empresa.

Dessa forma, é preciso lembrar que o RH sempre deve ter o consentimento do titular dos dados para que sejam utilizados. Em paralelo a isso, o titular tem o direito de saber exatamente qual é a finalidade da utilização dos dados e por quanto tempo serão armazenados.

Em paralelo a isso, alguns dos principais impactos da LGPD no RH serão nos seguintes pontos:

• Recrutamento e seleção: informações sobre o candidato, currículo, histórico, gênero, religião em alguns casos etc.
• Celebração do contrato de trabalho: dados cadastrais, filiação a sindicado, endereço, nomes dos genitores, escolaridade, situação familiar, nomes dos filhos, idade, tipo sanguíneo, etc.
• Execução do contrato de trabalho: jornada de trabalho, valor do salário, descontos, faltas, motivos das faltas, doenças, acidentes, pagamento de pensão ou não, inclusão de um dependente no plano de saúde, etc.
• Término do contrato de trabalho: motivo do desligamento, valor das verbas rescisórias, etc.
• Compartilhamento de dados para terceiros: para o Governo, sistemas de gestão de pessoas, sistemas de gestão de ponto, sistemas de admissão, etc.

Como fazer o controle de dados de funcionários ?

O RH precisa rever os processos que envolvem algum tipo de tratamento de dados para então, começar a aplicar as mudanças necessárias pela LGPD. Algumas medidas são:

1. Manter os dados criptografados: criptografar os dados não é obrigatório de acordo com a nova lei. No entanto, para evitar que eles sejam violados, manter os dados criptografados é uma boa dica.
2. Tratar apenas os dados: um dos deveres das empresas segundo a LGPD, é tratar apenas dados que sejam necessários e relevantes para o cumprimento de determinada função. Sendo assim, não colete nenhuma informação que não seja necessária para o sua devida finalidade.
3. Analisar os processos do RH: Para ter certeza de que a coleta, armazenamento, compartilhamento e controle de dados estão sendo feitos da maneira correta, analise os processos de recrutamento, seleção e admissão dos colaboradores e, se necessário, corrija falhas.

Como saber se os sistemas de RH seguem a LGPD?

De nada adianta fazer o controle e gestão interna dos dados de colaboradores seguindo a LGPD, se os sistemas contratados pelo RH não estão de acordo com a Lei, mas como saber se eles seguem ou não a LGPD?

Bom, o ideal é verificar ponto por ponto com a empresa contratada em relação à lei. Para te ajudar, preparamos uma série de dicas para que você consiga verificar a segurança na proteção de dados do sistema antes de fechar o contrato:

1. Saiba exatamente quais dados os sistemas de RH precisam coletar;
2. Entenda a finalidade da coleta de cada um dos dados;
3. Tenha certeza de que os dados não serão usados para outra finalidade;
4. Procure saber como os dados pessoais são armazenados pelo sistema a ser contratado;
5. Sempre verifique a política de privacidade de dados da empresa antes de fechar contrato;
6. Verifique como acontece o controle de fraudes pelos sistemas de RH;
7. Pesquise se na empresa há históricos de fraudes, violação de dados ou algum outro problema relacionado a dados pessoais;
8. Estude e conheça bem a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.

Depois de avaliar bem os sistemas de RH e verificar que estão em conformidade com a lei, você pode contratá-los com total segurança!

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A LGPD nas empresas

A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) foi embasada na GDPR, uma versão europeia da lei. Sancionada em 2018, ela tem o objetivo principal de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural.

Para isso, ela dispõe sobre uma série de medidas que devem ser tomadas na hora de tratar dados pessoais de pessoais naturais. Ou seja, na hora de coletar, armazenar e até compartilhar os dados pessoais das pessoas.

As empresas e o Governo são afetados pela LGPD já que são entidades que tratam dados pessoais diariamente. No caso das empresas, os dados tratados não se limitam apenas aos dos clientes, mas também, aos dados pessoais dos colaboradores. É aí que entra a relação entre eSocial e LGPD.

É claro que o eSocial não é o único fator que merece atenção quando o assunto é LGPD nas organizações. Isso porque dados são tratados desde o processo seletivo para a contratação de um profissional e vai até depois que ele é desligado da empresa.

Sendo assim, a Lei de Proteção de Dados impacta nas rotinas empresariais nos seguintes pontos:

• Solicitação de acesso aos dados pessoais coletados;
• Recrutamento e seleção;
• Contratos de trabalho, com clientes ou fornecedores;
• Política de privacidade da empresa;
• Armazenamento e gestão de documentos;
• Revisão dos sistemas contratados que utilizam dados de clientes ou colaboradores.

Alguns dos sistemas que as empresas utilizam com frequência são os de contabilidade, os de controle de ponto e jornada, os de admissão de colaboradores e diversos outros, dependendo do nicho da organização.

Enfim, tudo que envolve tratamento de dados pessoais na empresa, pode ser afetado pela Lei Geral de Proteção de Dados pessoais.

A relação entre eSocial e LGPD

Como você deve saber, o eSocial é um sistema do Governo criado para unificar e dar mais consistência aos dados dos trabalhadores brasileiros. Sabendo disso, fica fácil enxergar a relação entre eSocial e LGPD!

Como as empresas devem enviar diversos dados ao eSocial, é comum que surja a dúvida sobre as regras para o envio após a entrada da lei de proteção de dados em vigor. Contudo, a boa notícia é que nada muda no envio de informações ao Governo!

Isso quer dizer que, apesar de precisar haver a transparência entre a organização e os funcionários sobre os dados coletados e encaminhados para o sistema do governo, o processo que acontece para isso continua como antes.

Enfim, a relação entre eSocial e LGPD se dá no cuidado dos dados pessoais e sensíveis dos trabalhadores. Desta forma, a empresa deve fornecer apenas o estritamente necessário e exigido ao sistema do Governo Federal, contando sempre com a autorização do colaborador.

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Quando um profissional é contratado por alguma empresa, uma série de dados e informações pessoais são coletadas pela organização para uma finalidade específica: a admissão do colaborador. Todos esses dados são privados e o RH é obrigado a mantê-los assim conforme a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados pessoais).

Afinal, até onde vai esse direito? O que deve ser mantido em sigilo? O que pode ser compartilhado com terceiros? Vamos responder a essas perguntas aqui. Confira!

O direito de privacidade

O artigo 5º da Constituição Federal, garante aos brasileiros o direito à vida, à liberdade, à igualdade, à segurança e à propriedade. No decorrer do texto da Constituição, um dos termos estabelecidos para que esses direitos sejam realmente garantidos, é o direito de privacidade:

são invioláveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, assegurado o direito a indenização pelo dano material ou moral decorrente de sua violação;

Além da Constituição Federal, desde 2018 temos também, a Lei Geral de Proteção de Dados pessoais ou LGPD, como é mais conhecida. Tal Lei já vigora em partes, mas até 2021 já estará completamente em vigor.

O objetivo da LGPD é justamente garantir o direito de privacidade de pessoas naturais, já que ela dispões sobre como deve acontecer o tratamento de dados pessoais que as organizações coletam de clientes, fornecedores, colaboradores etc.

Por exemplo, segundo a lei de proteção de dados, os dados só podem ser tratados, ou seja, coletados, armazenados e compartilhados, caso o titular dos dados autorize este tratamento.

Outras disposições nesse mesmo sentido também ajudam a manter o direito de privacidade das colaboradores quanto aos dados fornecidos às organizações.

A influência da LGPD no direito de privacidade dos colaboradores

O RH das empresas sempre tratou muitos dados pessoais de colaboradores. Afinal, é esse o setor que cuida do recrutamento, seleção, admissão de colaboradores, contratos etc.

Embora já seja parte da rotina do RH, com o passar do tempo, a evolução digital contribuiu para que o número de dados coletados e tratados fosse ainda maior.

Até 2018 não havia uma lei específica sobre proteção de dados pessoais para regular como as organizações deviam lidar com isso, mas, desde 2018, temos o LGPD.

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais “dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural.”

Isso quer dizer, que ela é a lei que dispõe sobre o direito de privacidade das pessoas (inclusive dos colaboradores de uma empresa) quanto ao uso de seus dados pessoais por terceiros. Sendo assim, alguns dos pontos que foram estabelecidos pela LGPD foram:

• Os dados pessoais somente podem ser coletados nos casos em que o titular das informações permita;
• A finalidade do uso dos dados deve ser clara e transparente para o titular dos dados;
• Sempre que houver qualquer tipo de violação nos dados, a empresa que os coletou tem o dever de avisar o titular;
• Caso o titular resolva revogar o consentimento dos dados e informações, ele pode solicitar a qualquer momento e sua solicitação deve ser atendida com urgência.

Quais dados podem ser compartilhados e quais são sigilosos?

Antes de mais nada, é preciso lembrar que sempre que algum documento for acordado entre colaborador e empresa, é preciso inserir em seu texto, um aviso de privacidade o qual deve ser assinado por ambos para garantir que, realmente, as duas partes estão cientes do aviso.

Neste aviso, deve ser inserido pontos como quais dados vão ser tratados, qual a finalidade do tratamento, por quanto tempo isso acontecerá, entre outros. Ou seja, o aviso, basicamente, serve para esclarecer quais são os dados sigilosos e quais serão compartilhados. Isso porque nele, os “requisitos” para o tratamento, são pré-estabelecidos.

Além disso, caso a empresa utilize sistemas de RH terceirizados, como software para gestão de ponto ou sistemas de admissão, antes de compartilhar os dados pessoais dos colaboradores, é preciso se assegurar de que a empresa contratada também age de acordo com a LGPD. Dessa forma, o controle de dados dos colaboradores se torna muito mais seguro.

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Tais mudanças nas leis referentes aos direitos e deveres do âmbito trabalhista aconteceram para que os empreendimentos pudessem se adaptar e sobreviver da melhor forma possível à crise econômica que surgiu decorrente da propagação do vírus.

Empresários e gestores de empresas devem sempre se manter a par das leis para evitar problemas legais e jurídicos. Portanto, se você ainda não sabe quais foram as principais mudanças nas leis trabalhistas, continue lendo esse post. Vamos apresentá-las neste artigo. Confira!

Quais foram as principais mudanças nas leis trabalhistas?

Durante os últimos meses, o Governo adotou uma série de medidas que trouxeram mudanças nas leis trabalhistas. Isso porque o país está passando por uma crise não só na saúde pública, mas também, na economia.

As medidas adotadas tem como objetivo ajudar os empreendedores a manterem suas empresas durante este período crítico. Consequentemente, com as empresas funcionando da melhor maneira, também há a preservação do emprego dos funcionários e de suas rendas. Afinal, para que a economia se recupere e continua girando, as pessoas precisam ter poder de compra.

Compilamos neste artigo, as principais mudanças nas leis trabalhistas que ocorreram desde que a pandemia do COVID-19 surgiu.

Redução proporcional da jornada e do salário

A Medida Provisória n° 936, de 1º de abril de 2020, permite que as empresas reduzam a jornada de trabalho de seus colaboradores em 25%, 50% ou 70% e, reduza o salário proporcionalmente à porcentagem de jornada reduzida. Essa foi uma das mudanças nas leis trabalhistas que teve como objetivo reduzir as despesas das empresas.

Lembrando que os colaboradores que forem afetados com essa redução proporcional de jornada e salário, devem receber do Governo, o benefício emergencial. Sendo assim, o Governo deve pagar a eles, uma quantia em dinheiro proporcional ao percentual de redução e ao valor do seguro-desemprego a que teriam direito se fossem desligados da empresa.

A medida também estipula que, caso o empregador decida aplicar a redução proporcional de jornada e de salário, ele deve garantir ao funcionário afetado, a garantia de emprego por pelo menos, o mesmo tempo o qual a jornada e salário foram reduzidos.

A negociação da redução pode ser feita diretamente com o colaborador, via Sindicato ou pode ser por negociação coletiva.

Suspensão do contrato de trabalho

Além de propor a redução proporcional de jornada e de salário entre as mudanças nas leis trabalhistas, a MP 936/2020 também sugere a suspensão temporária do contrato de trabalho. Caso a empresa opte por fazer isso, ela está autorizada a suspender o contrato de trabalho por um período pré estabelecido.

Assim como a redução proporcional da jornada e do salário, a suspensão temporária do contrato de trabalho também dá direito ao colaborador receber o benefício emergencial do Governo.

Porém, neste caso, caso a empresa tenha tido a receita bruta inferior a R$ 4,8 milhões em 2019, o funcionário tem direito a 100% do seguro-desemprego devido. Por outro lado, se a receita da empresa em 2019 foi maior que 4,8 milhões de reais, o valor do benefício é de apenas 70% do seguro-desemprego.

Além disso, a garantia de emprego na suspensão de trabalho também é direito do colaborador.

Possibilidade de férias antecipadas

Por fim, entre as principais mudanças nas leis trabalhistas que aconteceram por conta da pandemia, também podemos citar a Medida Provisória 927 publicada em 22 de março de 2020. Ela permite que o empregador conceda as férias mesmo que o colaborador não tenha completado 12 meses de contrato de trabalho. Além disso, ela possibilita ajustar a concessão de férias agora, de períodos futuros mediante acordo escrito.

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