Algumas corporações migraram de vez para o home office em 2021 e viram a produtividade dos seus colaboradores aumentar com a prática, além de diminuírem os custos do escritório. 

No entanto, diante desse cenário, fazer home office se tornou alvo de hackers, o que consequentemente prejudica as empresas e funcionários. Para esclarecer esse assunto vamos explicar como a LGPD no home office pode facilitar o seu dia a dia e trazer segurança para sua empresa. Leia a seguir!

O que é LGPD?

Em primeiro lugar você precisa entender que LGPD é a sigla para Lei Geral de Proteção de Dados do Brasil e foi sancionada em agosto de 2018 com objetivo de estabelecer regras sobre coleta, armazenamento, tratamento e compartilhamento de dados pessoais. Ou seja, a lei oferece mais proteção e penalidades para o não comprimento. 

Além disso, a LGPD no home office e dentro do ambiente de trabalho é a garantia de que os dados da empresa estarão seguros, pois, a lei entrou em vigência integral em 2021 e impõe um padrão mais elevado de proteção e penalidades para o não cumprimento da norma. Para esclarecer, entende-se por “dados pessoais” toda informação relacionada à pessoa identificada ou identificável e por “tratamento de dados” toda ação que envolve dados pessoais, como: coleta, utilização, acesso, classificação, reprodução, armazenamento, controle de informação, processamento e outros. 

LGPD no home office: seguro e eficiente 

Posteriormente, podemos destacar umas das maiores preocupações das empresas: a conexão do computador com a internet. Certamente o meio veio para facilitar o nosso dia a dia, no entanto, também nos expõe a ameaças do mundo todo. Por outro lado, algumas ações podem ser tomadas referente ao roteador e rede que usamos.

1- Criptografar a rede usando uma VPN brasileira, que irá proteger e impedir ataques à rede. 

2- Proteger o roteador com configurações avançadas adotando medidas de segurança, como:

– Definir uma senha forte para a rede Wi-Fi. Escolhida sua senha, ela contará com a criptografia WPA2-AES.

– Evitar desabilitar o WPS. Essa função permite que haja conexões sem o uso de senhas, consequentemente aumenta a vulnerabilidade da rede e a deixa exposta a ataques. 

– Substituir o DNS padrão por um DNS seguro, como Cloudflare ou Google, aumenta a segurança.

– Usar um bom anti-vírus. 

– Utilizar uma ferramenta que faça uma varredura no computador que busque identificar arquivos com dados sensíveis e fácil de rastrear. 

Agora que você já sabe o que é LGPD e conhece algumas ações, seus colaboradores também podem participar dessas medidas com noções básicas de segurança LGPD no home office.

LGPD no home office: como seus colaboradores podem se proteger

Além de todas as dicas acima, é importante que você explique para sua equipe a relevância da LGPD no home office sugerindo passos simples, como: 

• Bloqueio de tela sempre que não estiver mais usando o computador.
• Evitar usar as mesmas senhas em todos os serviços.
• Não salvar informações confidenciais no disco local do computador. 

Com todas essas medidas, trabalhar longe do escritório ou empresa pode gerar experiências enriquecedoras, além do mais a LGPD no home office, se bem aplicada, traz segurança para todos.

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Até o próximo artigo!   

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Para adaptar os processos e rotinas de trabalho à LGPD é preciso entender o que precisa ser mudado. Quer saber como fazer? Então confira esse post!

Quais são as rotinas trabalhistas afetadas pela LGPD?

Como você já deve saber, a LGPD é a Lei que dispõe sobre o tratamento de dados pessoais de pessoas naturais, o que inclui os dados pessoais de colaboradores de empresas.

Quando falamos de LGPD rotinas trabalhistas, sabe-se também, que o fluxo de tratamento de dados pessoais é gigantesco. Temos dados no recrutamento e seleção, dados no contrato de trabalho, dados para acessos nas plataformas da organização, dados na rescisão de contrato…

Enfim, informações são coletadas, armazenadas e compartilhadas com uma frequência gigantesca e, por isso, é tão grande a influência da LGPD nas rotinas trabalhistas. E o quais, exatamente, são as rotinas afetadas? Quais dados são tratados em cada uma delas? Nós respondemos:

• Recrutamento e seleção: informações sobre o candidato, currículo, histórico, gênero, religião em alguns casos etc.
• Celebração do contrato de trabalho: dados cadastrais, filiação a sindicado, endereço, nomes dos genitores, escolaridade, situação familiar, nomes dos filhos, idade, tipo sanguíneo, etc.
• Execução do contrato de trabalho: jornada de trabalho, valor do salário, descontos, faltas, motivos das faltas, doenças, acidentes, pagamento de pensão ou não, inclusão de um dependente no plano de saúde, etc.
• Término do contrato de trabalho: motivo do desligamento, valor das verbas rescisórias, etc.
• Compartilhamento de dados para terceiros: para o Governo, sistemas de gestão de pessoas, sistemas de gestão de ponto, sistemas de admissão, etc.

Como adaptar o Departamento Pessoal à Lei?

Agora que você já entendeu quais pontos são impactados pela LGPD nas rotinas trabalhistas, é hora de saber como adaptar cada um deles. Então vamos lá?

Antes de mais nada, é preciso rever elementos básicos para todos os processos citados:

• Os dados pessoais somente podem ser coletados nos casos em que o titular das informações permita;
• A finalidade do uso dos dados deve ser clara e transparente para o titular dos dados;
• Sempre que houver qualquer tipo de violação nos dados, a empresa que os coletou tem o dever de avisar o titular;
• Caso o titular resolva revogar o consentimento dos dados e informações, ele pode solicitar a qualquer momento e sua solicitação deve ser atendida com urgência, se aplicável.

Seguindo esta premissa, o DP precisa ter em mente que quanto mais dados são coletados, mais trabalho será despendido na hora de fazer a gestão deles. Sendo assim, a quantidade de dados coletados deve ser a menor possível, buscando sempre coletar APENAS os dados essenciais para a execução do trabalho.

No Recrutamento e Seleção, por exemplo, quando a vaga aberta inclui trabalhos aos sábados, em vez de perguntar ao candidato qual é sua religião e se ela permite esse tipo de jornada, pergunte se a pessoa avaliada tem disponibilidade para trabalhar aos finais de semana.

Já no que diz respeito ao contrato de trabalho, uma das medidas a serem tomadas e que não podem, de jeito nenhum, ser deixada de lado, é a inserção do aviso de privacidade. Nós explicamos mais sobre o assunto no post abaixo:

Quanto à influência da LGPD nas rotinas trabalhistas de execução do contrato de trabalho e o término dele, a lógica segue a mesma. Ou seja, é necessário rever a estrutura de tratamento de dados, coletar a menor quantidade de informações pessoais possíveis e sempre obter consentimento do titular dos dados.

Por fim, ao fazer compartilhamento de dados para terceiros, o DP precisa, antes de mais nada, se certificar de que a empresa terceira cumpre todas as regras estabelecidas pela LGPD. Além disso, é preciso se assegurar de que não há históricos de violação de dados por parte da terceira.

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Mas como é a forma correta de armazenar esses documentos de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados? É exatamente isso que vamos responder neste artigo. Confira!

O que é LGPD?

A Lei Geral de Proteção de Dados pessoais ou LGPD estabelece regras sobre coleta, armazenamento, tratamento e compartilhamento de dados pessoais, impondo mais proteção e penalidades para seu não cumprimento.

Ou seja, é uma lei criada com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural.

Art. 3º Esta Lei aplica-se a qualquer operação de tratamento realizada por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, independentemente do meio, do país de sua sede ou do país onde estejam localizados os dados, desde que:
I – a operação de tratamento seja realizada no território nacional;
II – a atividade de tratamento tenha por objetivo a oferta ou o fornecimento de bens ou serviços ou o tratamento de dados de indivíduos localizados no território nacional; ou
III – os dados pessoais objeto do tratamento tenham sido coletados no território nacional.

Como podemos observar ao ler o artigo 3º da LGPD, ela se aplica ao tratamento de dados realizados por pessoa natural ou jurídica de direito público ou privado que acontece em território brasileiro.

Isso significa que ao armazenar documentos de colaboradores, a empresa precisa se adequar à nova lei.

Como adaptar o armazenamento de documentos dos colaboradores?

O primeiro passo para adaptar o armazenamento correto dos documentos os colaboradores de uma empresa é mapear detalhadamente quais são os dados tratados pela empresa, qual o ciclo de vida de cada um deles, o motivo pelo qual os dados são tratados etc.

Em resumo, é preciso entender:

• Quais são os dados e documentos armazenados atualmente na empresa;
• Entre eles, quais devem ser legalmente mantidos para atendimento do eSocial, por exemplo;
• Quais são os dados essenciais para o desenvolvimento da atividade laboral;
• Por quanto tempo será necessário manter esses dados armazenados;
• Como os dados e documentos são armazenados;
• Quais dados e quais documentos podem ser descartados e quando;
• Quais são os documentos e dados dependem de autorização do colaborador titular para armazenamento e tratamento.

Depois de mapear tudo sobre o armazenamento de documentos, é hora de começar a adaptar à Lei. Para isso, é imprescindível conhecer a lei e entender como fazer a gestão de documentos. Você pode saber mais conferindo nosso post:

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Nesse post vamos falar sobre os impactos da LGPD no ponto eletrônico, o que pode ou não, ser considerado como dados pessoais e também, sobre o ponto biométrico em relação a lei de proteção de dados. Confira!

O que é LGPD?

LGPD ou Lei Geral de Proteção de Dados pessoais é a lei que regulamenta “o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural.”

Em outras palavras, a lei regulamenta sobre como deve acontecer o tratamento (coleta, armazenamento, arquivamento, compartilhamento etc.) de dados pessoais de pessoas naturais. Ela foi baseada na GDPR (General Data Protection Regulation) que é válida na União Europeia e tem como intuito proteger a privacidade das pessoas.

O ponto eletrônico e LGPD: quais são os impactos?

Diariamente, o RH tem que lidar com uma quantidade considerável de dados de colaboradores. Ou seja, o setor de Recursos Humanos, precisa entender todos os impactos da LGPD nos dados pessoais de colaboradores que são tratados.

O controle de ponto eletrônico é um dos sistemas de RH que é afetado pela LGPD. Afinal, além de todos os dados coletados na hora do cadastro do profissional, diariamente também são coletados mais outros quando os colaboradores iniciam e terminam sua jornada de trabalho.

Como fazer o controle de dados dos funcionários é parte do trabalho do profissional de RH, é ele quem deve se certificar de que todas as normas da LGPD estão sendo seguidas. Inclusive, é preciso se certificar de que são seguidas não só internamente, mas externamente também, como nos casos em que sistemas ou serviços terceiros são contratados.

Enfim, como a relação entre ponto eletrônico e LGPD é próxima, é fundamental saber se o sistema contratado está de acordo com a lei de proteção de dados e quais medidas eles utilizam para evitar e controlar violações nos dados.

LGPD e biometria

É comum a dúvida em relação às ferramentas de controle de ponto que utilizam a biometria para identificar os colaboradores. Afinal, informações biométricas são consideradas como dados pessoais? A resposta é SIM, elas são consideradas dados pessoais de acordo com a LGPD.

Informações biométricas são os chamados “dados sensíveis”, conforme a lei:

Art. 5º Para os fins desta Lei, considera-se:
(…)
II – dado pessoal sensível: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural;

De uma forma ou de outra, quando falamos de ponto eletrônico e LGPD, é comum o uso de dados sensíveis. Portanto, é permitido que sejam tratados quando o titular consentir ou quando o titular não consentir, nos seguintes casos:

• Cumprimento de obrigação legal;
• Tratamento compartilhado de dados para efetivação de políticas públicas;
• Realização de pesquisas, com garantia da anonimização;
• Proteção da vida do titular ou de terceiros;
• Tutela da saúde;
• Garantia de proteção contra fraudes ou atentados à segurança do titular

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Quer saber o que é LGPD e como implementar as novas normas na organização? Então confira este artigo!

O que é a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais?

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, mais conhecida como LGPD, é uma Lei que foi promulgada em 2018 e tem como principal objetivo manter a segurança e a privacidade dos dados pessoais fornecidos às empresas.

Dentre esses dados, estão inclusos o nome, a idade, a orientação sexual, o gênero, etnia, entre outros dados que possam identificar uma pessoa.

De acordo com a Lei, sempre que uma empresa for coletar esses dados em questão, ela precisa deixar claro quais dados serão capturados, para qual finalidade e por quanto tempo serão mantidos.

Inclusive, é um direito do titular dos dados saber exatamente cada uma dessas informações para que seus dados possam ser utilizados pela empresa que os coletaram.

Além disso, o titular dos dados pode solicitar a qualquer momento, as informações sobre a privacidade de seus dados, assim como pedir para que as informações sejam excluídas do banco de dados da empresa.

Tais solicitações devem ser tratadas como urgentes na organização e, caso ela não obedeça a alguma das normas, ela ficará sujeita a pagamento de multas e outras penalidades. Com tantas mudanças, é comum que dúvidas sobre como funciona a LGPD na prática e como adequar a empresa à lei.

Pensando nisso, vamos explicar a seguir, como implementar as mudanças para que a organização fique de acordo coma legislação.

Como funciona a LGPD na prática?

Para saber como funciona a LGPD na prática é extremamente importante que a organização saiba quais são suas responsabilidades na coleta e armazenamento de dados. Dessa forma, é possível rever os processos para readequá-los à nova realidade.

Algumas das principais dicas para implementar a Lei Geral de Proteção de Dados são:

• Compreenda o texto da nova lei por completo para entender exatamente quais são os direitos e deveres tanto da empresa quanto dos usuários e clientes;
• Formule uma política de privacidade e crie um texto com todas as informações que os clientes precisam para utilizar seu serviço e produto e confiar seus dados à empresa;
• Sempre mantenha uma comunicação clara e completamente transparente entre a empresa e os clientes;
• Implemente processos e formas para manter a segurança dos dados, como banco de dados seguros, backups frequentes etc;
• Antes de implementar algum software ou sistema, verifique se ele está de acordo com as exigências da Lei de Proteção de Dados;
• Se assegure de que os colaboradores estejam bem treinados para agir sempre se atentando ao que manda a Lei.

Em resumo, para implementar a LGPD na prática é preciso muito estudo e mudanças nos processos internos da empresa. Inclusive, em muitos casos é recomendado que uma consultoria especializada seja contratada para auxiliar a organização.

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O que é a LGPD?

LGPD ou Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais é a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018. Ela dispõe sobre as principais questões relacionadas à proteção de dados no que diz respeito à coleta, armazenamento e compartilhamento de dados e informações pessoais, seja no meio digital ou não.

O principal objetivo da lei em questão é proteger os dados de cidadãos brasileiros trazendo mais segurança tanto para os usuários e clientes, quanto para as empresas, protegendo a captura, o armazenamento e o uso de dados de forma lícita.

Os dados pessoais os quais a lei cita, são todas as informações que ajudam a identificar alguém. Alguns exemplos são o nome, o endereço, a idade, a profissão, a etnia, a orientação sexual, o gênero, entre outros. De acordo com a lei, tais informações devem ser protegidas e só podem ser utilizadas com uma finalidade específica e clara e com o consentimento e autorização do titular dos dados.

Os principais pontos da Lei é que a privacidade é um direito civil, mecanismos de segurança devem ser usados para os bancos de dados, os termos de privacidade em linguagem de fácil compreensão e deve haver um pagamento de multa para o não cumprimento da LGPD.

E quais são os impactos da LGPD no RH? É o que vamos explicar a seguir!

Quais são os principais impactos da LGPD no RH?

Assim como todos os setores da maioria das empresas, o setor de Recursos Humanos tende cada vez mais, a utilizar ferramentas e recursos digitais.

Essa modernização do RH é excelente, pois garante um aumento na produtividade, maior economia para a empresa e possibilita que o setor se torne mais estratégico.

Contudo, quanto mais “online” o setor se torna, mais dados sobre os colaboradores e sobre os processos da empresa ele produz. Consequentemente, mais cuidado por parte do departamento é necessário para que as informações nãos sejam corrompidas ou vazadas, por exemplo. É aí que entra o assunto LGPD no RH.

O setor precisa se adequar às normas estabelecidas na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, com o objetivo de preservar os dados dos colaboradores. Além dos dados e informações dos colaboradores, também é preciso se atentar à preservação dos dados de candidatos à vagas na empresa.

Antes de mais nada, é preciso lembrar que o RH sempre deve ter o consentimento do titular dos dados para que sejam utilizados. Em paralelo a isso, o titular tem o direito de saber exatamente qual é a finalidade da utilização dos dados e por quanto tempo serão armazenados.

Dessa forma, os principais impactos da LGPD no RH serão nos seguintes pontos:

• Banco de talentos e currículos;
• Nos dados que são fornecidos à seguradora do plano de saúde;
• Os que são fornecidos à empresa que fecha a folha de pagamento;
• No envio de dados para o sindicato e órgãos públicos;
• Nos exames admissionais
• Em dados pessoais, tais como nome, endereço etc.

Por fim, o RH também deve se assegurar de que os dados serão coletados única e exclusivamente, quando forem necessários.

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Se você é da área de RH e ainda não sabe muito bem como o processo de contratação será afetado pela LGPD, leia este artigo para entender!

A LGPD

LGPD é a sigla para Lei Geral de Proteção de Dados pessoais. A lei Nº 13.709, de 14 de Agosto de 2018 tem o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural.

Para isso, ela traz uma série de medidas a respeito do tratamento de dados pessoais de pessoais naturais, sejam esses dados físicos ou digitais. Ou seja, ela discorre sobre como deve acontecer a coleta, o armazenamento e o compartilhamento de dados pessoais.

O RH é um setor que lida com dados de colaboradores frequentemente. Só no processo de contratação de funcionários, uma quantidade de dados de colaboradores são tratados. Por isso, é preciso dar uma atenção especial para a LGPD na contratação.

Quais são os impactos da LGPD na contratação?

Como mencionamos acima, uma quantidade gigantesca de dados são tratados no decorrer do processo de seleção. Alguns exemplos são os dados dos currículos quando falamos de recrutamento e seleção, e os dados do contrato, no processo de admissão.

Para ilustrar melhor, separamos alguns cuidados que é preciso ter quando o assunto é LGPD na contratação dividindo entre contrato de trabalho e Recrutamento e seleção.

LGPD no recrutamento e seleção

Em primeiro lugar, quando estamos tratando de LGPD na contratação, é preciso garantir que existe um consentimento por parte do titular dos dados desde o momento do envio do currículo na hora do recrutamento e seleção.

Ainda nessa fase, é preciso pensar se existe a intenção de manter um banco de talentos com os currículos recebidos. Afinal, de acordo com a LGPD, além de o titular dos dados precisar consentir a coleta dos dados, ele também precisa ter conhecimento e autorizar as finalidades para as quais os dados serão usados e por quanto tempo serão armazenados.

Dessa forma, se no processo de recrutamento e seleção, o responsável de RH não pedir o consentimento para o armazenamento dos dados dos candidatos, caso eles não sejam aprovados no processo, é preciso apagar todos seus dados pessoais.

Lembrando que o uso de dados dos colaboradores para questões empregatícias não exigem o consentimento deles. Afinal, informações cedidas pelo Ministério do Trabalho, INSS, Caixa Econômica Federal, CAGED, RAIS, eSocial etc, são garantidos e protegidos pela Lei Geral de Proteção de Dados pessoais.

LGPD no contrato de trabalho

A LGPD na contratação abrange também, o contrato de trabalho. Portanto, é muito importante que a coleta de dados seja restrita. Isso quer dizer que é preciso restringir as pessoas que acessam os dados dentro da empresa, qual é a necessidade de se requisitar aquelas informações e qual será o prazo do armazenamento dos dados de acordo com a vigência do contrato de trabalho.

Os efeitos da LGPD aqui, se dão não só na fase pré-contratual, mas na pós-contratual também. Portanto, é necessário ter muita cautela também na fase que procede a rescisão do contrato.

Sendo assim, de modo geral, alguns pontos que precisam ser observados no contrato de trabalho são:

• Sempre que algum contrato for acordado entre colaborador e empresa, é preciso inserir um aviso de privacidade o qual deve ser assinado por ambos;
• Deve-se deixar claro pontos como quais dados vão ser tratados, qual a finalidade do tratamento, por quanto tempo isso acontecerá, entre outros;
• O RH deve cumprir tudo o que for acordado no aviso de privacidade para evitar problemas com a lei;
• Todos os dados tratado no contrato devem ter consentimento do titular dos dados.

Como o Lugarh pode ajudar?

Hoje em dia é difícil encontrar um setor de RH que não seja digital ou que busca por isso. Essa revolução digital mudou completamente as formas de tratamento de dados dos colaboradores da empresa, já que serviços digitais começaram a ser contratados para substituir ou auxiliar em alguns trabalho operacionais.

Sendo assim, ao olharmos para o processo admissão e refletirmos para as influências da LGPD na contratação, fica evidente o quão importante é que o processo seja bem estruturado e que todas as informações coletadas tenham o devido tratamento.

Nesse quesito, o Lugarh tem uma participação mais que especial: além de simplificar o processo de admissão de novos colaboradores, ele segue todas as normas da LGPD e ajuda o RH a se manter de acordo com a lei de proteção de dados. Para saber mais acesse o site: lugarh.com.br

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