Existem várias formas de realizar o processo admissional dentro de empresas. Da simples indicação ao uso de plataformas de admissão digital, todos já tiveram experiências – positivas e negativas – de realização de processos seletivos. Mas, na prática, o que é admissão? Ou melhor: qual o melhor processo de admissão? É justamente a resposta a essas perguntas que daremos agora.

O que é admissão do ponto de vista da empresa

Existem diferenças entre o processo de admissão para a empresa e para funcionários. Começando pelas empresas, tudo se inicia pela área em que há demanda de um novo colaborador. Em fábricas e linhas de produção, já existem muitos cursos profissionalizantes que indicam diretamente os alunos para organizações com as quais eles têm parcerias.

Também existem bancos de empregos e plataformas de admissão digital especialistas em conectar candidatos às vagas que surgem, e por isso, assim que essas vagas aparecem, elas são rapidamente preenchidas.

Quando falamos de processos de admissão que envolvem vagas que exigem curso superior, normalmente é necessário que uma empresa ou um profissional de RH faça uma análise mais profunda dos candidatos, além de triagem, entrevistas e assim por diante. Para esses casos, o processo seletivo pode ser longo, durando até alguns meses.

A diferença entre processo seletivo e admissão.

Parece simples, mas não é: existe diferença entre o processo seletivo e a admissão propriamente dita. No processo seletivo, vários candidatos são entrevistados até que seja escolhido o melhor entre eles para a vaga proposta. Neste decorrer, podem ocorrer diversas etapas, de acordo com as políticas internas da empresa.

Quanto tempo demora o processo de admissão?

Já na admissão, o profissional já foi escolhido, e agora é preciso que os protocolos de documentação sejam cumpridos. Esses protocolos podem ser feitos de forma pessoal, o que exige a impressão de vários documentos, autenticações, assinatura de contratos e assim por diante. Já a admissão digital pode ser feita de uma forma menos burocrática e muito mais rápida.

Apenas a título de comparação, o processo de admissão analógico, ou tradicional, leva normalmente uma semana para ser totalmente executado. Isso porque esse processo exige o completo preenchimento de uma ficha de admissão (inclusive já falamos sobre ela aqui). Já quando você utiliza um software de admissão digital, esse processo todo pode ser realizado em apenas 30 minutos.

Quais os principais passos de um processo de admissão?

A admissão digital tende a ser mais prática. Isso porque nela, todos os passos estão estabelecidos e, para chegar na próxima etapa, é preciso que a etapa atual esteja totalmente preenchida. De certa forma, estes softwares realizam um tipo de gamificação, onde uma etapa permite o avanço para a outra, deixando tudo mais simples e dinâmico. O LugaRh, que tem um software exclusivo de admissão digital, tem passos muito práticos para que a contratação seja feita de forma rápida e sem burocracia:

01 – Pedido de documento

Através de um checklist 100% online, o colaborador já saberá desde o começo tudo que será exigido e que precisará apresentar em sua contratação.

02 – Recebimento de documentos

A partir do momento que o profissional realizou a entrega de todos os documentos, o responsável pelo RH receberá um alerta de que eles já estarão totalmente digitalizados e integrados à folha e com os dados qualificados no eSocial.

03 – Contratação

Com documentos entregues e validados, basta realizar a assinatura digital e pronto, a contratação já está legalmente realizada.

Como as etapas são autoexplicativas, cada etapa dentro do software fica mais dinâmica, deixando o trabalho do RH mais leve. E mais, com o uso de tecnologia, torna-se praticamente impossível que alguma etapa do processo de contratação não seja executado.

Os documentos para admissão: os deveres do colaborador

Mas não é apenas a empresa que tem deveres no processo de contratação. Agora, vamos falar do que é esperado do colaborador durante todo o trâmite até o início das suas atividades propriamente ditas. Para facilitar esse entendimento, o Guia Trabalhista já preparou uma lista com tudo que é necessário para o colaborador cumprir sua parte para além do seu trabalho. Entre as responsabilidades do contratado, estão:

• Apresentação da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)

Em até 48 horas, a Carteira de Trabalho precisa ser entregue pelo colaborador. Com ela em mãos, o empregador anotará a identificação do empregador, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais quando elas existirem.

• Exame médico

O já conhecido exame admissional pode parecer desnecessário em algumas funções, mas é obrigatório em contratações no regime CLT. E em casos especiais, esse exame pode exigir características específicas como condição de equilíbrio, exames toxicológicos, testes lógicos e assim por diante. Independente da complexidade, é uma exigência legislativa, agendada pelo empregador e cumprida pelo contratado.

• Contrato de experiência

Por padrão, as empresas realizam contratos de experiência por 45 dias automaticamente renovados por mais 45. Ou seja, os primeiros 90 dias são de experiência para empresa e colaborador se conhecerem. E sim, o colaborador também tem todo o direito de avaliar a empresa em que está entrando neste período, vendo se se encaixa nela ou não.

O Guia Trabalhista também descreve outras obrigações do colaborador, mas as principais são essas que descreveremos.

Analógica ou digital: qual o melhor tipo de admissão?

Embora a admissão digital seja vista como a melhor opção, inclusive em grandes setores como o varejista, que depende de respostas rápidas e seguras devido seu grande fluxo de contratações, é inegável que a admissão analógica ainda é a mais praticada em empresas. Mas isso pouco tem a ver com praticidade e muito mais a ver com costume.

Profissionais de RH “da velha guarda” normalmente estão acostumados com seus processos de admissão, que tendem a serem aprendidos em um período em que a tecnologia não era tão popular quanto vivemos hoje, justamente por isso, mais engessados.

A grande vantagem do processo de admissão analógica é que devido à repetição, dificilmente há erros no processo. Porém, é inegável que o costume pode gerar falhas humanas, e isso pode acarretar em grandes problemas a curto, médio e longo prazo.

Quais as vantagens da admissão digital?

Agora, se estamos falando sobre o processo de admissão, é impossível não falar das vantagens da admissão digital. Entre elas, podemos destacar:

– Processos de admissão mais ágeis

Como já mencionamos no início deste artigo, em cerca de 30 minutos, todo o processo de admissão pode ser realizado através de um software. Ao mesmo tempo, o check-list digital também limita as falhas humanas, garantindo que os passos sejam seguidos à risca pelas partes envolvidas no processo de contratação.

– Gestão de documentos mais organizada

Uma grande dificuldade dentro dos setores de RH é a organização e gestão dos documentos. Por isso, a admissão digital é uma excelente opção, inclusive neste sentido. A partir do momento em que foi enviado com o check-list solicitado no momento de entrada do colaborador, ele já ficará catalogado e armazenado de forma digital, permitindo um acesso rápido a qualquer dado sempre que necessário. Além disso, até o espaço físico necessário para o armazenamento dos conteúdos da empresa ficará menor, permitindo novos usos ou até novas alocações de pessoas nos espaços antes utilizados como catálogos ou arquivos de RH. E a otimização de espaços também é algo muito precioso em tempos onde o metro quadrado comercial fica cada vez mais valorizado.

– Gestão e retenção de talentos mais eficiente

Do processo de admissão digital para o controle de quanto tempo cada novo colaborador está na empresa é um passo. Mantendo lembretes na agenda, é possível a partir dos dados da admissão avaliar periodicamente os profissionais da empresa, observando suas habilidades, o quanto ele tem evoluído e como as expectativas estão ou não sendo cumpridas dentro do quadro organizacional da empresa.

Isso é extremamente importante não apenas para acompanhar e entender como cada profissional se comporta na empresa, mas também para detectar talentos que podem ser desenvolvidos e acompanhados para que eles tragam frutos ainda maiores para a organização. E considerando que a falta de reconhecimento é uma das maiores causas de pedidos de demissão em empresas, estar atento a quem merece ser reconhecido é uma excelente forma de reduzir a rotatividade de profissionais dentro da corporação.

– Processos mais sustentáveis dentro da empresa

Além da evidente sustentabilidade ambiental envolvida na redução de uso de papéis e aumento da eficiência dos espaços da empresa, a implantação de processos de admissão digital favorecem de forma abrangente a sustentabilidade econômica e social.

Do ponto de vista econômico, não precisar se preocupar com aquisição de novos espaços, reduzindo erros humanos que podem gerar multas e penalidades e economia de tempo de trabalho do profissional de RH são apenas alguns dos exemplos de como é mais econômico ter um software de admissão digital.

Já do ponto de vista social, criar um departamento de RH ágil, competente e organizado permite que ele esteja focado em tratar mais das necessidades dos colaboradores e criar melhorias dentro da empresa.

Resumindo: a admissão, o colaborador, a empresa e o departamento de RH

Se você quer ter um processo de admissão ágil, realizado em menos de 30 minutos, livre de erros, protegido e que garantirá uma boa gestão dos documentos dos colaboradores, a melhor opção é a admissão digital.

O colaborador entenderá de forma clara e objetiva todas as suas obrigatoriedades para iniciar na empresa, precisando realizar as entregas de cada etapa para poder continuar com sua admissão. Além disso, ele poderá reunir os documentos de forma mais rápida, não dependendo de ir a cartórios ou outros órgãos públicos para iniciar seus trabalhos.

Já a empresa tem segurança do controle dos dados do novo colaborador, mantendo tudo organizado, registrado e dentro da legalidade, podendo acompanhar a sua evolução dentro da corporação e sabendo de forma mais eficiente que feedbacks ele precisa para continuar realizando o melhor trabalho.

Dentro do departamento de RH, a admissão digital diminuirá o tempo despendido no gerenciamento e armazenamento dos documentos de cada colaborador, permitindo que eles sejam revisitados sempre que necessário. Assim, fica muito mais fácil a identificação e retenção de talentos, mantendo sua motivação e garantindo que ele terá um desenvolvimento sadio dentro de suas funções. Isso também é muito importante para garantir a renovação de lideranças com o DNA da empresa, construindo uma estrutura sólida dentro dos processos organizacionais.

Dica extra: você pode ter muito mais com o software certo

É importante lembrar que um software de admissão digital pode fazer muito mais pelo setor de RH do que apenas uma parte do processo. O Lugarh, por exemplo, oferece muito mais. Apenas com um software, você terá o eSocial qualificado e automático, armazenamento na nuvem, integração total de dados e até o recebimento de currículos.

E se você quiser, ainda poderá ter acesso a recursos que vão muito além da assinatura digital, como:

– Assinatura digital que permite maior agilidade tanto por parte da empresa quanto do colaborador dos contratos de trabalho, garantindo sua validade jurídica de forma instantânea a partir das assinaturas.

– Escaneamento de documentos que permite a coleta de dados em qualquer lugar de forma prática, rápida e segura;

– OCR ou Optical Character Recognition, um sistema de inteligência artificial que permite reconhecer e aproveitar dados extraídos a partir de documentos digitalizados ou imagens.

E além disso, outras ferramentas estão sendo implementadas para facilitar o trabalho dentro do setor de RH de empresas de todos os tamanhos. Assim que tivermos cada uma delas disponíveis, fique tranquilo: você será um dos primeiros a conhecê-las aqui, em nosso portal

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