Uma reunião produtiva é sempre bem-vinda quando ajuda a resolver assuntos pendentes na empresa. Apesar de serem fundamentais em alguns momentos, muitas reuniões acabam se estendendo mais que o necessário, ou são marcadas sem necessidade alguma. Essas são as famosas reuniões que poderiam ser substituídas por uma e-mail.
Pensando nisso, hoje vamos mostrar nesse post como conduzir uma reunião que seja produtiva de verdade. Continue lendo!
Como conduzir uma reunião produtiva?
Para fazer uma reunião produtiva é preciso se atentar a alguns pontos, mas não é algo difícil e muito menos impossível de se conseguir. Então, se a sua intenção é não perder mais tempo do que o necessário em reuniões que não levam a nada, veja as dicas que trouxemos a seguir.
Defina um objetivo
Entenda qual é o objetivo da reunião para ter certeza de que ela é realmente necessária. Por exemplo, caso a intenção seja reunir colaboradores para levantar ideias sobre determinado projeto, pode ser uma boa fazer a reunião. Por outro lado, se o objetivo é apenas colocar a estratégia no papel, não há motivos para fazer.
Estabeleça a pauta da reunião
Seja muito seletivo(a) e defina exatamente a pauta da reunião. Ou seja, tenha definido qual o assunto será tratado, o objetivo de falar sobre esse assunto, quais são as prioridades da reunião, o que pode ser postergado ou não e assim por diante. Uma reunião sem pauta, com certeza não será uma reunião produtiva.
Se certifique que os participantes estarão preparados
Se certifique de que todos estarão preparados para a reunião. Para isso, é válido enviar a pauta e os materiais que serão discutidos previamente. Dessa forma todos participarão já sabendo seus pontos de vistas e com algumas ideias e, por consequência, o tempo da reunião será mais curto. E, em se tratando de videoconferência, é importante que todos sejam familiarizados com a ferramenta utilizada.
Seja sempre pontual
Nunca atrase a reunião, afinal cada minuto de atraso para começar é um minuto a menos do tempo reservado na agenda. Além disso, busque fazer reuniões curtas e objetivas sem se estender muito nos assuntos para ter certeza de que será uma reunião produtiva.
Restrinja o número de participantes
Restrinja o número de participantes na reunião incluindo somente quem é realmente necessário. Ao adicionar muitas pessoas que não farão diferença, as chances de não conseguir fazer um reunião produtiva se torna muito alta, assim como a chance de não tomar decisões efetivas também.
Escolha a ferramenta correta
Escolha a ferramenta de videoconferência ideal a ser utilizada para que seja uma reunião produtiva. Existem diversas plataformas que permitem fazer reuniões por vídeo. A você, cabe pesquisar cada uma delas e entender qual será a melhor opção. Para isso avalie as necessidades.
Por exemplo, será preciso compartilhar e tela para mostrar algo? Quantas pessoas podem participar da reunião na ferramenta em questão? É preciso que todos os participantes criem uma conta? Enfim, listamos algumas opções para facilitar a sua pesquisa:
- Zoom Meetings
- Skype
- ezTalks
- Google Hangouts
- Microsoft Teams
- Join.me
- Teleport.video
- GoToMeeting
Cada uma delas possui suas vantagens e desvantagens que merecem ser analisadas para que então, a melhor escolha seja feita e a reunião produtiva aconteça.
