Toda empresa que quer ter sucesso precisa ter o mínimo de organização em seus processos. Afinal de contas, quando um workflow é “bagunçado”, qualquer erro em um departamento específico pode causar uma série de problemas para a empresa inteira.
Se aí na sua empresa, o workflow não é bem estruturado, já passou da hora de entender a importância de aplicar essa ferramenta de forma efetiva de uma vez por todas, para melhorar os resultados da empresa e manter todas as áreas trabalhando em sintonia!
O que é Workflow?
Workflow é a palavra em inglês para fluxo de trabalho. Ao usar essa ferramenta na empresa, é possível manter todos os processos da organização conectados e, de certa forma, acontecendo de uma maneira automatizada. Na realidade, ele funciona como um roteiro.
Esse “roteiro” tem por finalidade mapear todas as informações necessárias para que os colaboradores possam agir com fluidez em relação ao trabalho. Ou seja, são mapeadas as informações do trabalho, quais documentos ou materiais serão utilizados, quais são os prazos, quem deve fazer o que etc.
Isso quer dizer que o workflow representa o fluxo de trabalho que deve acontecer na empresa, evitando erros nos processos, atrasos nas entregas e falhas de comunicação dentro da empresa. Quanto mais funcionários trabalharem na empresa, maior é a importância de manter um workflow alinhado.
Para auxiliar na aplicação do Workflow na empresa, existem alguns softwares específicos que são chamados de sistemas de gestão de fluxo de trabalho ou, em inglês, Workflow Management Systems. Com eles, fica muito mais fácil colocar em prática a automatização dos processos.
Quais são as vantagens do fluxo?
Manter o fluxo de trabalho bem organizado é o sinônimo de ter sucesso na empresa, isso quer dizer que o workflow só pode ser muito vantajoso. E ele realmente é! Veja a seguir alguns dos benefícios que manter o workflow estruturado e funcionando bem, pode trazer.
O primeiro benefício que não poderíamos deixar de citar, é que ele faz com que o andamento das tarefas ocorra com maior fluidez. Ou seja, tudo ocorre com mais naturalidade, já que cada colaborador sabe exatamente o que fazer e também, quando fazer.
Além disso, quando falamos de workflow dentro da empresa, os benefícios se estendem para além dela, atingindo os clientes. Por conta do andamento das tarefas ser fluido, as entregas dos produtos ou serviços, dependendo do que a empresa oferece, também acontece de forma eficaz.
Além disso, a comunicação interna é facilitada, já que o processo fica claro para todos. Assim, mal entendidos são evitados e nenhuma informação importante é deixada para trás, o que poderia acarretar em uma série de problemas para a organização.
Outro ponto importante é que uma grande quantidade de erros é poupada por conta do workflow. Isso porque os processos são mapeados e muitas etapas desnecessárias podem ser eliminadas e os gargalos podem ser facilmente identificados.
Por fim,como consequência de tudo isso, há uma redução significante de custos e de gastos que são evitados com entregas dentro do prazo e eliminação de erros.
