Admissão digital e a guarda de documentos

Admissão digital e a guarda de documentos

Se tem algo que assombra todo Rh são as pilhas de documentos que ocupam o maior espaço das gavetas e mesas das empresas. Pensando nisso, trouxemos uma solução para você: a admissão digital e a guarda de documentos!

Isso mesmo, além de tecnológico a opção está super em alta nos Rh’s das empresas e você não pode ficar de fora. Por isso, se quiser saber mais sobre o tema, continue a leitura deste artigo. 

O que é admissão digital e guarda de documentos? 

Você já deve saber que admissão digital é coletar os documentos do colaborador totalmente de forma digital, feita com o auxílio de um software de admissão digital, certo? Em outras palavras, é dar adeus às cópias físicas e xerox.

Já a guarda de documentos é um serviço seguro e confiável que utiliza da tecnologia de ponta para digitalizar os documentos físicos da sua empresa, proporcionando organização e aumento de produtividade do seu Rh.

Ou seja, a guarda de documentos possibilita dar um basta nas pilhas de documentos encostadas por anos na empresa, pois o avanço tecnológico torna possível a armazenagem digital. Sendo muito mais prático, pois libera espaço físico nas corporações.

Como resultado, a guarda de documentos digital permite o acesso deste material em qualquer lugar – sempre que houver conexão com a internet e um aparelho que suporta os arquivos – com total controle sobre quem acessa os documentos, garantindo a segurança das informações. 

Qual o prazo para a guarda de documentos ?

Nós sabemos que uma das maiores causas do acúmulo dos documentos físicos nas empresas se dá pela fiscalização e a obrigatoriedade de ter que apresentar os mesmos, mas você sabe o prazo de guarda desses arquivos?

Separamos alguns exemplos:

Tributário 

(prazo: 5 anos)

– Imposto de Renda (IR);

– Contribuição Social sobre Lucro Líquido; (CSLL)

– Programa de Integração Social; (PIS)

– Contribuição para Financiamento da Seguridade Social; (Cofins)

– Simples Nacional;

– Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos;

– Livros fiscais e contábeis;

– Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil;

– Declarações: DIPJ, DCTF, Dirf;

– Declaração de Ajuste Anual – declaração e comprovantes de lançamentos; (DASN)

Trabalhista e Previdenciário

(prazo: 30 anos)

– Fundo de Garantia do Tempo de Serviço; (FGTS)

– Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social; (GFIP)

– Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social; (GRFC)

Documentos de folha de pagamentos e sistemas (Prazo: 10 anos)

– Folha de pagamento;

– Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários;

Outros pagamentos (Prazo: 5 anos)

– Contribuição previdenciária; (GPS)

– Contribuição sindical; (GRSCU)

– Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário e controle de ponto;

– Cadastro Geral de Empregados e Desempregados; (CAGED)

– Relação Anual de Informações Sociais; (RAIS)

Documentos de afastamento (Prazo: 2 anos)

– Termo de rescisão do contrato de trabalho;

– Pedido de demissão; 

– Aviso-prévio;

Documentos de contratação (prazo: Indeterminado)

– Contrato de Trabalho;

– Livro ou ficha de registro de empregado;

O tempo pode ser prejudicial aos documentos?

Como citado acima, existem documentos com prazos de 2,5,10 anos e até com tempo indeterminado, e não dá para perder espaço na empresa com tanto documento assim, não é mesmo? Além disso, nós sabemos que se guardados de forma inadequada esses papéis podem ser danificados com o tempo, umidade, manuseio e até perdas. 

Sendo assim, a melhor alternativa para esses casos é a digitalização desses documentos. Além de garantir a conservação, traz mais produtividade aos processos internos do Rh, pois otimiza o tempo de busca dos arquivos. 

Outros documentos que podem ser digitalizados e trazer benefícios para o armazenamento são, por exemplo: o ponto eletrônico, holerites e aviso de férias.

Guarda e digitaliza documentos 

Ao longo desse artigo trouxemos vários benefícios que sua empresa ganharia com a digitalização de documentos, e um sistema que indicamos é a: eBox. Uma empresa especializada em guardar e digitalizar documentos. Vale a pena conferir o trabalho desse time.

Debatendo sobre o assunto 

Em resumo, o Lugarh desenvolveu um e-book que contempla várias informações relevantes sobre o assunto. Acesse o link para download: 

[Quero meu e-book]

Mas não para por aqui. Além desse material, tivemos o prazer de elaborar um webinar sobre Admissão digital e como regularizar a guarda de documentação física, onde dois profissionais incríveis do mercado tiraram dúvidas e deram dicas valiosas sobre o tema. Se você quer conferir, acesse o link abaixo. 

[Assistir Webinar] 

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Até o próximo artigo! 💙 

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