Se tem algo que assombra todo Rh são as pilhas de documentos que ocupam o maior espaço das gavetas e mesas das empresas. Pensando nisso, trouxemos uma solução para você: a admissão digital e a guarda de documentos!
Isso mesmo, além de tecnológico a opção está super em alta nos Rh’s das empresas e você não pode ficar de fora. Por isso, se quiser saber mais sobre o tema, continue a leitura deste artigo.
O que é admissão digital e guarda de documentos?
Você já deve saber que admissão digital é coletar os documentos do colaborador totalmente de forma digital, feita com o auxílio de um software de admissão digital, certo? Em outras palavras, é dar adeus às cópias físicas e xerox.
Já a guarda de documentos é um serviço seguro e confiável que utiliza da tecnologia de ponta para digitalizar os documentos físicos da sua empresa, proporcionando organização e aumento de produtividade do seu Rh.
Ou seja, a guarda de documentos possibilita dar um basta nas pilhas de documentos encostadas por anos na empresa, pois o avanço tecnológico torna possível a armazenagem digital. Sendo muito mais prático, pois libera espaço físico nas corporações.
Como resultado, a guarda de documentos digital permite o acesso deste material em qualquer lugar – sempre que houver conexão com a internet e um aparelho que suporta os arquivos – com total controle sobre quem acessa os documentos, garantindo a segurança das informações.
Qual o prazo para a guarda de documentos ?
Nós sabemos que uma das maiores causas do acúmulo dos documentos físicos nas empresas se dá pela fiscalização e a obrigatoriedade de ter que apresentar os mesmos, mas você sabe o prazo de guarda desses arquivos?
Separamos alguns exemplos:
Tributário
(prazo: 5 anos)
– Imposto de Renda (IR);
– Contribuição Social sobre Lucro Líquido; (CSLL)
– Programa de Integração Social; (PIS)
– Contribuição para Financiamento da Seguridade Social; (Cofins)
– Simples Nacional;
– Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos;
– Livros fiscais e contábeis;
– Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil;
– Declarações: DIPJ, DCTF, Dirf;
– Declaração de Ajuste Anual – declaração e comprovantes de lançamentos; (DASN)
Trabalhista e Previdenciário
(prazo: 30 anos)
– Fundo de Garantia do Tempo de Serviço; (FGTS)
– Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social; (GFIP)
– Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social; (GRFC)
Documentos de folha de pagamentos e sistemas (Prazo: 10 anos)
– Folha de pagamento;
– Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários;
Outros pagamentos (Prazo: 5 anos)
– Contribuição previdenciária; (GPS)
– Contribuição sindical; (GRSCU)
– Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário e controle de ponto;
– Cadastro Geral de Empregados e Desempregados; (CAGED)
– Relação Anual de Informações Sociais; (RAIS)
Documentos de afastamento (Prazo: 2 anos)
– Termo de rescisão do contrato de trabalho;
– Pedido de demissão;
– Aviso-prévio;
Documentos de contratação (prazo: Indeterminado)
– Contrato de Trabalho;
– Livro ou ficha de registro de empregado;
O tempo pode ser prejudicial aos documentos?
Como citado acima, existem documentos com prazos de 2,5,10 anos e até com tempo indeterminado, e não dá para perder espaço na empresa com tanto documento assim, não é mesmo? Além disso, nós sabemos que se guardados de forma inadequada esses papéis podem ser danificados com o tempo, umidade, manuseio e até perdas.
Sendo assim, a melhor alternativa para esses casos é a digitalização desses documentos. Além de garantir a conservação, traz mais produtividade aos processos internos do Rh, pois otimiza o tempo de busca dos arquivos.
Outros documentos que podem ser digitalizados e trazer benefícios para o armazenamento são, por exemplo: o ponto eletrônico, holerites e aviso de férias.
Guarda e digitaliza documentos
Ao longo desse artigo trouxemos vários benefícios que sua empresa ganharia com a digitalização de documentos, e um sistema que indicamos é a: eBox. Uma empresa especializada em guardar e digitalizar documentos. Vale a pena conferir o trabalho desse time.
Debatendo sobre o assunto
Em resumo, o Lugarh desenvolveu um e-book que contempla várias informações relevantes sobre o assunto. Acesse o link para download:
Mas não para por aqui. Além desse material, tivemos o prazer de elaborar um webinar sobre Admissão digital e como regularizar a guarda de documentação física, onde dois profissionais incríveis do mercado tiraram dúvidas e deram dicas valiosas sobre o tema. Se você quer conferir, acesse o link abaixo.
Por hoje é só, mas se você gostou desse conteúdo e quer mais informações sobre admissão digital e tendências de RH, assine a nossa newsletter e entre no nosso canal do Telegram: Eu Amo RH!
Até o próximo artigo! 💙
