Admissão digital: o que é e como funciona
Tem como otimizar processos de contratação e a burocracia da entrega de documentos? A admissão digital é uma maneira de facilitar e agilizar o processo e ainda ajudar na chegada de novos colaboradores. Por meio dela, é possível reduzir o excesso de papelada que o departamento pessoal ou Recursos Humanos acumula na empresa.
Com a ajuda de softwares é possível deixar o processo de admissão muito mais rápido e efetivo, é possível proporcionar um impacto positivo ao profissional no início da sua jornada na empresa. Isso ajuda a atender novas demandas e tornar o trabalho muito mais prático.
Prepare-se para entender um pouco mais sobre a admissão digital e como ela facilita a contratação dos melhores talentos!
O que é admissão digital?
De acordo com a CLT, a empresa precisa ter o registro de seus funcionários, ou seja, cópias de alguns documentos solicitados na admissão e outros formulários. A admissão digital permite que os funcionários enviem todos esses documentos via internet, eliminando a necessidade de deslocamento até a empresa.
É possível usar software de RH que é utilizado para receber e armazenar as informações em nuvem, organizando todos os dados em um só lugar.
Porém, mesmo com a admissão digital ainda é preciso armazenar alguns documentos fisicamente, como no caso de atestados de saúde ocupacional. Ainda assim, a admissão digital otimiza significativamente todo o processo.
A admissão online facilita a vida do novo colaborador junto à empresa, pois evita retrabalhos em caso de esquecimento de algum documento. A praticidade da admissão deixa o profissional mais engajado e motivado em iniciar sua jornada em uma empresa que preza pela inovação.
Quais são os benefícios da admissão digital?
A admissão digital é um grande diferencial para as empresas no mercado de trabalho, pois ela encurta caminhos e dá mais tempo para que os gestores cuidem do capital humano. Separamos alguns dos principais benefícios que essa tecnologia traz.
Autonomia
Com a admissão digital, o novo colaborador tem papel de protagonista, pois ele mesmo conseguirá se organizar, enviar e preencher todos os formulários necessários. Além disso, se necessário, ele pode verificar alguma informação, pois os documentos ficam disponíveis virtualmente por ele. O setor de RH não precisa parar suas atividades para verificá-los.
Segurança
Graças à MP nº 2200-2/2001 garante segurança às empresas, evitando processos trabalhistas ao optarem pela admissão online. Os funcionários realizam uma assinatura eletrônica para garantir a autenticidade dos documentos.
Os arquivos são digitalizados e armazenados de forma prática e segura na nuvem, permitindo acesso, edição e compartilhamento de qualquer lugar através de senha, além de possibilitar a conferência simultânea pelo governo.
Praticidade e redução de custos
Com a admissão digital, o processo se torna mais ágil e os custos de contratação são reduzidos. Além disso, a quantidade de papel usada diminui significativamente, eliminando a necessidade de espaço físico para armazenamento, facilitando a organização dos dados e impactando positivamente o meio ambiente.
Agilidade
Uma admissão tradicional leva mais tempo, pois envolve ações de coleta de dados até a assinatura de todos os documentos. Ao optar pela admissão digital, o caminho é mais curto, pois a empresa e o colaborador fazem a sua parte com apenas alguns cliques, sem precisar se deslocar ou ir presencialmente à empresa.
Além disso, quando o gestor precisa procurar algum documento ou informação sobre o novo colaborador, ele não perde tempo procurando em pastas físicas as informações, pois todos os dados necessários ficam disponíveis na nuvem de forma online.
Quais as vantagens para os candidatos?
Além das inúmeras vantagens para a empresa, os candidatos também têm benefícios com a admissão digital. O novo colaborador não precisa ocupar seu tempo com papéis e deslocamento para entrega de documentos. O tempo pode ser muito mais aproveitado com ações de integração do profissional com a equipe.
Os encontros podem ser muito mais produtivos com treinamentos, bate-papos sobre a cultura da empresa, sobre as funções do cargo e outros assuntos relacionados às atividades diárias. Isso fará com que o profissional recém-contratado se sinta muito mais envolvido com a equipe e suas tarefas.
Outro ponto relevante, é que os processos de admissão digital geralmente são projetados para serem mais simples e eficientes. Os candidatos enviam seus currículos e informações pessoais por meio de uma plataforma online, preenchem formulários digitais e respondem a questionários pré-entrevista, o que agiliza todo o processo de candidatura.
O processo digital ainda evita o deslocamento físico e a espera por entrevistas presenciais, a admissão digital economiza o tempo dos candidatos. Fica mais fácil receber mais candidaturas em vagas diferenciadas em um curto período de tempo e acompanhar o progresso de forma mais fácil.
Embora a admissão digital traga muitas vantagens, ela pode não substituir completamente os processos tradicionais de contratação. Algumas empresas ainda optam por realizar entrevistas de forma presencial ou testes práticos para avaliar melhor os candidatos.
Como funciona a admissão digital na prática?
Para implantar a admissão digital, o primeiro passo é escolher um software de gestão de RH que possua esse recurso. Após isso, existem alguns passos que precisam ser seguidos.
Envio de documentos
O setor de RH usa um software de RH para encaminhar o procedimento ao candidato selecionado. O profissional preenche as informações e envia os documentos digitalizados pela plataforma, sem precisar se deslocar.
Análise da documentação
Após o envio da documentação pelo candidato, o software de RH faz a verificação de todas as informações enviadas pelo futuro colaborador, garantindo a conformidade com as obrigações legais.
Controle e armazenamento das informações
O armazenamento em um banco de dados digital é mais compacto e rápido. Com um software de inteligência de dados, é possível localizar facilmente qualquer informação e detalhes sobre o colaborador. Além disso, é possível dar o acesso às informações apenas para pessoas autorizadas.
Templates de admissão
Com um software de RH é possível personalizar o processo de admissão por meio de templates para documentos que precisam de assinaturas. Também dá para criar checklists personalizados para documentos admissionais, conforme o modelo de contratação.
Carta proposta com assinatura digital
Como já mencionamos, a admissão digital elimina a necessidade de documentos físicos, visto que essa assinatura garante a validade jurídica. Isso também inclui as cartas de proposta de emprego, que podem ser enviadas de forma personalizada aos contratados de acordo com seus cargos.
Como a admissão digital transforma a rotina do RH da empresa?
Todos os processos do setor de recursos humanos são muito importantes. Eles podem ser considerados o cartão de visitas da empresa, pois é o primeiro contato que os profissionais externos têm com a companhia.
Por isso, ter uma forma de atuação bem estruturada e usar plataformas modernas que facilitem o dia a dia de todos é um grande diferencial competitivo no mercado de trabalho atual. E aqui entra a admissão digital. Esse processo tem como objetivo otimizar as tarefas do setor, reduzir os custos por contratação e tornar o trabalho mais estratégico. As ferramentas tecnológicas que padronizam o processo e simplificam a análise de documentos são aliados de uma boa gestão.
Os softwares para gestão do setor de recursos humanos, que incluem a admissão online, são cada vez mais essenciais na área. Esse modelo de digitalização pode transformar e impactar positivamente o trabalho de RH.
Modernização no processo de contratação
A admissão digital trouxe para o mercado a modernização do processo de contratação de um novo colaborador para a empresa, transformando a contratação em uma atividade muito mais prática e fácil.
A modalidade oferece muitos benefícios como praticidade, redução de custos, economia para o candidato e ainda auxilia na construção da imagem da empresa. Transforme o seu processo de contratação e modernize o seu setor de RH.
Quer saber mais sobre a admissão digital? Continue atento ao nosso blog e fique por dentro das novidades. Caso tenha alguma dúvida, entre em contato com a gente pelas redes sociais.
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