Para realizar a contratação dos seus colaboradores, o RH precisa fazer a coleta de vários documentos essenciais para a elaboração do contrato. Quanto mais contratações, mais documentos para solicitar e é isso que a admissão digital quer facilitar.
Com a chegada da LGPD, essa coleta e armazenamento também precisou passar por muitas revisões e a admissão digital aqui vem com a proposta de deixar esse processo mais seguro e dentro da LGPD.
A admissão digital é mais uma vertente da área de Recursos Humanos que está se modernizando. Atualmente, o RH está automatizando seus processos burocráticos para que as pessoas que trabalham nesta área possam focar no que realmente importa: as pessoas da organização.
Admissão digital é mais modernidade, segurança, praticidade e liberdade para o RH. Fica com a gente nesse texto para entender melhor essa ferramenta poderosa.
O que é admissão digital?
Sabe todo o trâmite de solicitar documentos, esperar o colaborador tirar xerox do que foi solicitado, ir até a empresa, entregar as cópias, aprovar documentação e armazenar? Admissão digital é tudo isso, só que de forma digital – por meio da internet.
Em resumo, é a coleta de documentos feita de forma totalmente digital, sem cópias físicas e idas ao xerox e à empresa, feita com o auxílio de um software de admissão digital.
As etapas do processo são simples e intuitivas. Vamos usar como exemplo as etapas do software de admissão do Lugarh:
💻 RH envia um link com os documentos solicitados;
📱 Colaborador tira foto dos documentos através do link que recebeu via e-mail ou SMS;
😎 Inteligência artificial valida os documentos enviados;
👍 RH aprova os documentos dentro do software;
🔒 Pronto! Documentos enviados estão armazenados de forma segura em nuvem.
Quais os benefícios da admissão digital?
Recolhimento de documentos dentro da LGPD
Ao aceitar enviar seus documentos através do software de admissão digital, o colaborador assina o termo de uso de seus documentos. Assim, já dá o respaldo legal necessário ao RH para fazer a movimentação dos seus dados.
Outra vantagem é o acompanhamento de atividades realizadas em cada documento armazenado. No Lugarh, por exemplo, temos um espaço que registra quem modificou cada documento, o que fez e até o IP da máquina utilizada.
Diminuição de erros e fraudes
Para deixar este processo ainda mais fácil simples para o RH, o software de admissão digital conta com uma inteligência artificial, que valida os dados enviados e confere com o que está nos documentos, evitando fraudes e erros de digitação.
Otimização do tempo
Com a admissão digital, o tempo de contratação diminui – e muito! Isso porque o novo contratado não precisa sair de casa para tirar cópias de documentos e enviar sua documentação ao RH. Muito menos fazer uma segunda viagem para reenviar o que foi reprovado. Tudo é feito de forma online e muito mais rápida.
Facilidade na cobrança de documentos faltantes
O próprio software envia lembretes para o colaborador não esquecer de enviar um documento faltante, deixando o RH livre para cuidar de outras demandas.
Aqui no Lugarh nós temos a “chatinha”, que é um robô que envia e-mails constantes ao novo contratado para que ele envie sua documentação e finalize o processo de contratação.
Armazenamento seguro na nuvem
O software de admissão digital não faz apenas o recolhimento dos documentos, mas também cuida do armazenamento desses dados.
Aqui no Lugarh, nosso software de admissão organiza e protege os dados e cópias em nuvem. Esse armazenamento é feito com a tecnologia Microsoft, criptografando os dados para maior segurança das informações armazenadas.
Por hoje é só, mas se você gostou desse conteúdo e quer mais informações sobre admissão digital e tendências de RH, assine a nossa newsletter e entre no nosso canal do Telegram: Eu Amo RH!
Até o próximo artigo! 💙
