Para realizar a contratação dos seus colaboradores, o RH precisa fazer a coleta de vários documentos essenciais para a elaboração do contrato. Quanto mais contratações, mais documentos para solicitar e é isso que a admissão digital quer facilitar.

Com a chegada da LGPD, essa coleta e armazenamento também precisou passar por muitas revisões e a admissão digital aqui vem com a proposta de deixar esse processo mais seguro e dentro da LGPD.

A admissão digital é mais uma vertente da área de Recursos Humanos que está se modernizando. Atualmente, o RH está automatizando seus processos burocráticos para que as pessoas que trabalham nesta área possam focar no que realmente importa: as pessoas da organização.

Admissão digital é mais modernidade, segurança, praticidade e liberdade para o RH. Fica com a gente nesse texto para entender melhor essa ferramenta poderosa.

O que é admissão digital?

Sabe todo o trâmite de solicitar documentos, esperar o colaborador tirar xerox do que foi solicitado, ir até a empresa, entregar as cópias, aprovar documentação e armazenar? Admissão digital é tudo isso, só que de forma digital – por meio da internet.

Em resumo, é a coleta de documentos feita de forma totalmente digital, sem cópias físicas e idas ao xerox e à empresa, feita com o auxílio de um software de admissão digital.

As etapas do processo são simples e intuitivas. Vamos usar como exemplo as etapas do software de admissão do Lugarh:

💻 RH envia um link com os documentos solicitados;

📱 Colaborador tira foto dos documentos através do link que recebeu via e-mail ou SMS;

😎 Inteligência artificial valida os documentos enviados;

👍 RH aprova os documentos dentro do software;

🔒 Pronto! Documentos enviados estão armazenados de forma segura em nuvem.

Quais os benefícios?

Recolhimento de documentos dentro da LGPD

Ao aceitar enviar seus documentos através do software de admissão digital, o colaborador assina o termo de uso de seus documentos. Assim, já dá o respaldo legal necessário ao RH para fazer a movimentação dos seus dados.

Outra vantagem é o acompanhamento de atividades realizadas em cada documento armazenado. No Lugarh, por exemplo, temos um espaço que registra quem modificou cada documento, o que fez e até o IP da máquina utilizada.

Diminuição de erros e fraudes

Para deixar este processo ainda mais fácil simples para o RH, o software de admissão digital conta com uma inteligência artificial, que valida os dados enviados e confere com o que está nos documentos, evitando fraudes e erros de digitação.

Otimização do tempo

Com a admissão digital, o tempo de contratação diminui – e muito! Isso porque o novo contratado não precisa sair de casa para tirar cópias de documentos e enviar sua documentação ao RH. Muito menos fazer uma segunda viagem para reenviar o que foi reprovado. Tudo é feito de forma online e muito mais rápida.

Facilidade na cobrança de documentos faltantes

O próprio software envia lembretes para o colaborador não esquecer de enviar um documento faltante, deixando o RH livre para cuidar de outras demandas.

Aqui no Lugarh nós temos a “chatinha”, que é um robô que envia e-mails constantes ao novo contratado para que ele envie sua documentação e finalize o processo de contratação.

Armazenamento seguro na nuvem

O software de admissão digital não faz apenas o recolhimento dos documentos, mas também cuida do armazenamento desses dados.

Aqui no Lugarh, nosso software de admissão organiza e protege os dados e cópias em nuvem. Esse armazenamento é feito com a tecnologia Microsoft, criptografando os dados para maior segurança das informações armazenadas.

Por hoje é só, mas se você gostou desse conteúdo e quer mais informações sobre admissão digital e tendências de RH,  assine a nossa newsletter e entre no nosso canal do Telegram: Eu Amo RH!

Até o próximo artigo! 💙