Integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), o eSocial surgiu em dezembro de 2014 como uma solução inovadora promovida pelo governo, voltada para a administração de dados trabalhistas, tributários e previdenciários no Brasil.
Esse sistema reúne as diversas obrigações acessórias em uma única plataforma eletrônica, proporcionando maior eficiência e simplificação para empregadores e órgãos fiscalizadores. Apesar da facilidade, o eSocial ainda tem gerado muitas dúvidas nos empregadores, sejam eles empresas ou pessoas físicas, devido à complexidade das normas, procedimentos e prazos. Por isso, esclarecer essas questões é muito importante para garantir o correto cumprimento das obrigações legais e a clareza das informações transmitidas.
O eSocial estabelece datas específicas para a entrega das informações, por isso é preciso estar atento aos prazos. O cumprimento destes assegura a conformidade legal, evita penalidades e contribui para a efetiva operacionalização do sistema.
Para que os prazos sejam administrados da melhor maneira é preciso ter um entendimento claro das etapas e dos cronogramas definidos pelo eSocial, bem como a adoção de medidas organizacionais para garantir que as informações sejam entregues de maneira precisa e no tempo correto.
A atenção aos prazos não apenas fortalece a relação entre empregadores e órgãos governamentais, mas promove uma cultura de transparência e responsabilidade no ambiente trabalhista.
O que é o eSocial?
Para compreender os prazos e todas as particularidades do eSocial é preciso entender o que esse sistema é.
Antes de mais nada, o eSocial é um projeto do governo brasileiro que busca reunir a prestação de informações relacionadas aos trabalhadores e empregadores em uma plataforma eletrônica. O objetivo desse sistema é simplificar e centralizar o envio de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, reduzindo a burocracia e melhorando a qualidade das informações fornecidas.
O sistema do eSocial une diversas obrigações acessórias que antes eram enviadas de forma separada, como a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) e outras declarações pertinentes à área trabalhista e previdenciária.
Empregadores, sejam pessoas físicas ou jurídicas, devem usar o eSocial para informar detalhes sobre os trabalhadores contratados, folhas de pagamento, contribuições previdenciárias, acidentes de trabalho, aviso prévio, rescisões contratuais, entre outros itens empregatícios.
Principais objetivos do eSocial
- Simplificar o cumprimento de obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas;
- Evitar erros e incoerências nas informações enviadas; ]
- Melhorar a fiscalização e o controle dos órgãos governamentais;
- Facilitar o acesso dos trabalhadores a seus direitos e benefícios;
- Modernizar e informar as rotinas trabalhistas.
Um ponto importante que precisamos ressaltar é que o eSocial está sujeito a atualizações e mudanças regulatórias. Por isso, é necessário estar sempre atualizado com relação às obrigações e prazos estabelecidos pelo sistema
Admissão e qualificação social
Antes de fazer a admissão eSocial é preciso fazer a qualificação do cadastro do trabalhador na Receita Federal. Isto é, certificar que ele possui situação regular.
Esse processo tem como função garantir que o trabalhador tenha uma situação cadastral regular junto à Receita Federal do Brasil. A qualificação é feita por meio de um serviço online, chamado de “Consulta Qualificação Cadastral”. Confira os passos para realizar a qualificação do cadastro do trabalhador:
1. Acesse o site da Receita Federal:
O primeiro passo é acessar o portal da Receita Federal do Brasil e procurar pelo serviço de “Consulta Qualificação Cadastral”. Normalmente, esse serviço está disponível na seção de “Serviços” ou “Empresas”.
2. Informe os dados do trabalhador:
Em seguida, coloque as informações do trabalhador que você deseja qualificar, como nome completo, data de nascimento, Cadastro de Pessoa Física (CPF) e o Número de Identificação Social (NIS).
3. Realize a consulta:
Depois de inserir os dados, inicie a consulta. O sistema vai verificar as informações fornecidas e verificar como está a situação cadastral do trabalhador junto à Receita Federal.
4. Receba o resultado:
A consulta trará um resultado informando se o cadastro do trabalhador está regular ou com alguma pendência. Caso exista alguma inconsistência, será preciso entrar em contato com a Receita Federal para regularizar a situação.
5. Registre o resultado:
Lembre-se de guardar o resultado da consulta, pois ele é um dos documentos exigidos para a admissão do trabalhador no eSocial.
A qualificação do cadastro do trabalhador na Receita Federal é uma etapa importante para garantir a veracidade das informações cadastrais e evitar futuros problemas no processo de admissão e no cumprimento das obrigações.
Por ter muitos detalhes e precisar de muita atenção, o processo pode atrasar o setor de Recursos Humanos. Por isso, sistemas como do Lugarh ajudam sua empresa a ganhar tempo ao fazer esse processo de recebimento de documentação e qualificação de forma automatizada e simplificada. Entre em contato para saber mais!
Qual o prazo da admissão eSocial?
O envio do evento de admissão no eSocial precisa ser feito até 24 horas antes do início das atividades do trabalhador. Esse prazo vale para o evento S-2200, que é o registro de novos colaboradores.
Entretanto, se neste caso você não tiver todos os documentos admissionais em mãos, poderá ser utilizado o evento S-2190, que permite o registro preliminar do trabalhador. Nesta situação, é preciso fazer apenas o envio dos dados de CPF, data de nascimento e data de admissão do novo funcionário.
Assim, ao fazer o registro preliminar a empresa tem até o próximo dia sete ou fechamento da folha de pagamento para efetuar o envio do S-2200. Além disso, caso seja necessário fazer outro tipo de registro do funcionário, como afastamento, será preciso fazer o envio do S-2200 antes de conseguir fazer outros lançamentos.
O que é o S-2200 e o S-2190?
O eSocial é composto por diversos eventos que correspondem às informações que são prestadas ao sistema. Os que mencionamos acima são o “S-2200” e o “S-2190“, que têm maior relevância no contexto das obrigações trabalhistas e previdenciárias no Brasil.
S-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador:
O evento “S-2200” é usado para informar o cadastramento inicial do vínculo empregatício de um trabalhador. Ele registra a admissão de um empregado, detalhando pontos importantes, como data de admissão, cargo, salário, jornada de trabalho, local de trabalho, entre outros dados relacionados à contratação. O evento é enviado antes do início das atividades do funcionário e é muito importante para o correto registro das informações trabalhistas e previdenciárias no eSocial.
S-2190 – Admissão Preliminar:
O evento “S-2190” refere-se à admissão preliminar de trabalhadores. Ele é usado em casos específicos onde a admissão é realizada antes do cadastramento inicial no eSocial. Esse evento é enviado para informar a admissão provisória do trabalhador, quando ainda não há todos os detalhes necessários para o cadastramento completo. A admissão preliminar precisa ser complementada com o evento “S-2200”, que possui os detalhes completos do vínculo empregatício.
Os dois eventos são parte integrante do eSocial e têm como objetivo garantir a correta prestação de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais ao sistema. O cumprimento correto desses eventos é essencial para a conformidade legal e também para evitar penalidades por parte dos empregadores.
O que diz o artigo 29 da CLT?
O art. 29 da CLT diz que o prazo de anotação na CTPS é de cinco dias. Mas, é importante ressaltar que esse prazo vale apenas para as anotações na carteira de trabalho física. Ou seja, há duas formas de registro: CTPS física ou admissão eSocial. Caso a empresa não seja obrigada a aderir ao sistema eletrônico, ela poderá seguir os prazos que o caput do art. 29 da CLT.
Os prazos são:
- Registro na carteira de trabalho: até cinco dias úteis para fazer a anotação;
- Admissão eSocial: prazo de até 24 horas antes do início das atividades do empregado.
Quais as multas do eSocial?
Desde janeiro de 2023, as empresas que não estão em regularidade com o eSocial podem ser multadas pela Receita Federal. As multas são aplicadas conforme as exigências que precisam ser cumpridas, como a falta de informação da admissão do trabalhador, alterações de contrato ou dados cadastrais dos empregados.
No caso da falta de exames médicos obrigatórios, a multa pode chegar até R$4.025,33.
Deixar de notificar imediatamente acidentes de trabalho também pode acarretar multas, as quais variam entre os valores mínimos e máximos do salário de contribuição. Em situações de reincidência, essas penalidades podem ser duplicadas.
Não inclusão de admissões
Segundo a CLT, a admissão de novos funcionários precisa ser obrigatoriamente registrada no sistema do eSocial. E isso precisa acontecer no prazo de até um dia antes do trabalhador iniciar na empresa.
Caso o prazo seja perdido, o valor da multa pode chegar a R$3 mil. Quando a empresa contrata funcionários e os mantém sem registro no eSocial e em suas Carteiras de Trabalho, a multa pode chegar a R$800 por colaborador e até R$6.000 em caso de reincidência.
Não comunicação de mudanças e eventos não-periódicos
Eventos não-periódicos que estão relacionados a mudanças ou acontecimentos imprevisíveis também precisam ser comunicados através do eSocial. Aqui estão incluídos os períodos de férias, alterações de cargos ou acordos contratuais, atualizações de dados do colaborador e acidentes de trabalho que envolvam a ausência ou não do trabalhador.
A Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) deve ser encaminhada até o primeiro dia útil após a constatação do acidente e de maneira imediata em situações de óbito. As penalidades oscilam entre o valor mínimo e máximo do salário de contribuição, e pode até dobrar em situações de reincidência.
No caso da omissão na comunicação das férias, a empresa pode ser sujeita a uma multa de R$170 por colaborador. Por outro lado, a falta de atualização em mudanças contratuais ou cadastrais pode resultar em penalidades que chegam a até R$600 por empregado com registro incorreto.
Falhas no envio de eventos periódicos
Há também obrigações regulares e pré-determinadas que devem ser observadas dentro de alguns prazos específicos. A folha de pagamento, por exemplo, deve ser submetida mensalmente e caso a empresa não cumpra essa exigência, pode receber uma multa de R$1.812,87.
Outro exemplo é o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), que precisa ser fornecido ao eSocial no momento da contratação e término do vínculo do colaborador, de forma periódica e sempre que houver uma demanda particular. O não envio dos comunicados de ASO pode resultar em multas que variam entre R$402,53 e R$4.025,33.
Também é importante reforçar que depois da admissão, a empresa precisa integrar o novo funcionário à equipe e ajudá-lo a se ambientar na empresa. Se você não sabe como fazer esse processo, a gente te ajuda.
Nós temos um Guia Completo sobre Onboarding para te ajudar a colocar esse processo em prática e conhecer quais os benefícios de aplicá-lo na contratação de novos colaboradores.
Você entendeu tudo sobre a admissão eSocial? Caso tenha alguma dúvida sobre o assunto, entre em contato com o nosso time pelas nossas redes sociais.
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