Com a obrigatoriedade do isolamento social, sabemos que muitas empresas foram pegas de surpresa e tiveram que adaptar – às pressas – os seus processos para o trabalho remoto.
Aderir esse formato não é um movimento fácil e pode gerar dúvidas e incertezas em contratantes e funcionários. Como garantir a produtividade da equipe? Como dar acesso remoto e garantir a segurança de dados sensíveis? Como se mostrar relevante estando distante da equipe?
A mudança chegou e teve que ser feita, mas se os seus processos ainda não estão tão bem organizados como gostaria, fique tranquilo: temos algumas dicas para você!
Cuide da segurança de seus dados sensíveis
Os seus usuários estão acessando externamente o servidor, realizando troca de informações e, muitas vezes, de dados sensíveis; por isso algumas medidas podem ajudar a garantir a segurança: atualize frequentemente as suas senhas de acesso; mantenha sistemas antivírus atualizados; tenha acesso remoto aos seus dispositivos; oriente seus usuários a não acessar mensagens de fontes desconhecidas e; use a autenticação em dois fatores para evitar acessos indevidos.
Todos têm acesso e recurso para o trabalho remoto?
Chegou a hora de fazer um pente fino e conferir se todos os seus colaboradores possuem acesso à internet, computador, mouse, teclado e fone para trabalhar. Além desses itens básicos, verifique se o acesso aos sistemas, banco de dados e canais de comunicação estão funcionando. Não adianta cobrar produtividade se não proporcionarmos as ferramentas adequadas, não é mesmo?
Comunicação redobrada no home office
Defina quais serão os canais de comunicação oficiais e mais eficientes para que a sua equipe trabalhe. Isso faz com que as pessoas não se sintam desconfortáveis e saibam que durante o expediente é preciso monitorar aquele canal de comunicação. Por exemplo: se foi definido que o whatsapp é o canal oficial de contato para o seu setor, o profissional concentra todas as suas dúvidas e informações lá, deixando a comunicação mais rápida e produtiva.
Se estiver em dúvida sobre quais canais usar, temos ótimas indicações para você e também vídeos simples e rápidos sobre como usar cada uma delas aqui.
Adote formas de controle online e confiáveis
Com o afastamento social, abuse de ferramentas que permitam o controle online e em tempo real, assim você mantém seu o gerenciamento e preserva a saúde de todos. A legislação permite que você faça o controle da jornada de trabalho de sua equipe em home office, escolha uma ferramenta precisa e segura. Usamos uma ferramenta muito intuitiva para ponto online, você pode conferir mais detalhes aqui.
Para outros problemas que os setores administrativos como o RH e departamento pessoal vão enfrentar, também temos algumas indicações:
Metas e prazos transparentes
Em terra de trabalho remoto, produtividade é rei! Estar longe do ambiente de trabalho e da equipe pode causar insegurança: a chefia que não tem acesso direto ao trabalho executado; e o time pode gastar muito tempo reportando coisas desnecessárias somente para parecer ativo.
Neste caso, a melhor solução é focar na produtividade, reforce e deixe claro as metas e prazos que devem ser executados por seus colaboradores. Assim, todos saberão como ser efetivo em suas atividades.
Rede de apoio
Esse formato de teletrabalho tem vários desafios e pode ter uma adaptação muito difícil. Tenha empatia, eleja alguém que possa ouvir as dúvidas e sugestões da sua equipe nesse período.
As condições em que muitas empresas adotaram o trabalho remoto não foram as ideais; as pessoas não preparam com antecedência seu local de trabalho; os parceiros e filhos estão em casa; o isolamento não permite muitas atividades de lazer; e estamos todos com medo, sem saber quais serão os efeitos da pandemia causada pelo COVID-19.
O mais importante neste momento é não parar de ser produtivo em sua empresa e para a sociedade, vamos nos adaptar a este novo momento e seguir em frente.
