Tudo sobre folha de pagamento
A folha de pagamento é um documento obrigatório para todas as empresas que possuem funcionários registrados pelas normas da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). Por conta disso e de alguns outros motivos que vamos comentar mais a frente, é essencial não deixar nada para trás na hora de fazer esse documento.
Então, para que você não tenha problemas com isso, preparamos esse artigo com tudo o que você precisa saber na hora de fazer a folha de pagamento
O que é folha de pagamento?
A folha de pagamento nada mais é do que uma lista de remunerações paga aos colaboradores de uma empresa com função contábil e fiscal. Ou seja, é o documento que fornece em detalhes o pagamento bruto (valor total do salário) e líquido (valor do salário com descontos) de cada funcionário.
Além de folha de pagamento, essa lista de remunerações é conhecida também pelo nome de holerite e tem grande importância tanto para a empresa quanto para os colaboradores. Os dados obrigatórios no holerite são os dados do empregador e do empregado, o salário, as horas suplementares, a quantidade de dias trabalhados, os adicionais e os descontos.
Por que a folha de pagamento é importante para a empresa?
Para a empresa, a folha de pagamento tem grande importância quando se trata do controle financeiro. Com toda certeza o holerite é uma ótima ferramenta quando para manter o fluxo de caixa controlado. Além disso, o documento serve para comprovar recolhimento de impostos, do INSS e pagamento de salários, benefícios e reembolsos. Tudo isso é fundamental para evitar que a empresa sofra processos trabalhistas ou multas que possam acabar prejudicando o faturamento da organização.
Já para o colaborador, a folha de pagamento é essencial para comprovação de renda do cidadão em financiamentos de imóveis, carros, além da abertura de créditos em lojas. Além disso, é um importante registro no pedido de aposentadoria, servindo também de comprovante de pagamento do INSS.
Como fazer folha de pagamento?
Agora que você já sabe o que é folha de pagamento e qual é sua importância, entenda como fazer na hora de calcular:
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Verificar categoria do colaborador
Primeiramente, para fazer folha de pagamento é preciso saber em qual categoria o colaborador está classificado. Isso porque o cálculo da folha é feito considerando as normas base de cada categoria.
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Analisar horas trabalhadas
Depois disso, deve-se analisar as horas trabalhadas, assim como se houve faltas (se a falta for justificada poderá ser abonada. Caso contrário, é necessário descontar do pagamento do salário), horas extras, adicionais, descansos remunerados, etc. Para que você não esqueça nenhum detalhe, verifique na folha ponto.
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Descontar encargos sociais e impostos
O terceiro passo na hora de fazer a folha de pagamento é descontar os impostos e encargos como o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS ) e o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).
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Descontar benefícios
Para finalizar é só descontar os benefícios do valor bruto do salário. Por exemplo, o vale-refeição, plano de saúde, Vale-transporte, entre outros benefícios que variam de empresa para empresa.
Quais itens deve ser incluídos na folha de pagamento?
Há itens importantes que devem ser incluídos no holerite. Listamos abaixo, um resumo deles para que você não esqueça nenhum. Confira!
- Classificação dos colaboradores;
- Avaliação das horas trabalhadas;
- Registros dos encargos e impostos;
- Base de cálculos do FGTS;
- Demais descontos legais;
- Benefícios corporativos;
- Salário;
- Remuneração variável;
- Hora extra;
- Adicional de insalubridade e periculosidade, além do noturno;
- INSS;
- Contribuição Sindical;
- Adiantamentos;
- Faltas e atrasos
- Vale-transporte;
- IRRF e FGTS.
O que a lei diz sobre?
Como mencionei no começo desse artigo, fazer folha de pagamento é obrigatório nas empresas, e esse procedimento é regulamentado por lei.
O artigo 225 do Decreto 3048/1999 é o que regulamenta a obrigatoriedade do holerite, bem como define como o processo deve ser feito:
Art. 225. A empresa é também obrigada a:
I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;
II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;
Apesar de não ser um processo tão complicado quanto parece, fazer a folha de pagamento exige muita atenção aos detalhes. Então sempre que precisar consulte este passo a passo para garantir que está tudo certo!
Esperamos que o texto tenha te ajudado a elaborar a folha de pagamento dos seus funcionários. Navegue pelo blog e descubra mais assuntos sobre RH que poderão te auxiliar no seu dia a dia.
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