folha de pagamento

Como fazer a folha de pagamento dos colaboradores?

A folha de pagamento é um documento obrigatório para todas as empresas que possuem funcionários registrados pelas normas da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). Por conta disso e de alguns outros motivos que vamos comentar mais a frente, é essencial não deixar nada pra trás na hora de fazer.

Então, para que você não tenha problemas com isso, preparamos esse artigo com tudo o que você precisa saber na hora de fazer a folha de pagamento

O que é folha de pagamento?

A folha de pagamento nada mais é do que uma lista de remunerações pagas aos colaboradores de uma empresa e tem função contábil e fiscal. Ou seja, é o documento que discrimina em detalhes o pagamento bruto (valor total do salário) e líquido (valor do salário com descontos) de cada funcionário.

Além de folha de pagamento, essa lista de remunerações é conhecida também pelo nome de holerite e tem grande importância tanto para a empresa quanto para os colaboradores.

Os dados obrigatórios no holerite são os dados do empregador e do empregado, o salário, as horas suplementares, a quantidade de dias trabalhados, os adicionais e os descontos.

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Por que é importante para a empresa?

Para a empresa, a folha de pagamento tem grande importância quando se trata controle financeiro. Com toda certeza o holerite é uma ótima ferramenta quando se trata de manter o fluxo de caixa controlado.

Mas além disso, o documento serve para comprovar recolhimento de impostos, do INSS e pagamento de salários, benefícios e reembolsos. Tudo isso é fundamental para evitar que a empresa sofra processos trabalhistas ou multas que podem acabar prejudicando o faturamento da organização.

Por que é importante para o colaborador?

Já para o colaborador, a folha de pagamento tem grande relevância para comprovar os pagamentos do INSS, o que garante sua aposentadoria quando chegar o momento. Além de que o holerite serve como comprovante de renda para as mais diversas situações.

Como fazer folha de pagamento?

Agora que você já sabe o que é folha de pagamento e qual é sua importância, entenda como fazer na hora de calcular:

  1. Verificar categoria do colaborador

    Primeiramente, para fazer folha de pagamento é preciso saber em qual categoria o colaborador está classificado. Isso porque o cálculo da folha é feito levando em consideração as normas base de cada categoria.

  2. Analisar horas trabalhadas

    Depois disso, deve-se analisar as horas trabalhadas, assim como se houve faltas (se a falta for justificada poderá ser abonada. Caso contrário, é necessário descontar do pagamento do salário), horas extras, adicionais, descansos remunerados, etc. Para que você não esqueça nenhum detalhe, verifique na folha ponto.

  3. Descontar encargos sociais e impostos

    O terceiro passo na hora de fazer a folha de pagamento é descontar os impostos e encargos como o INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) e o FGTS ( Fundo de Garantia do Tempo de Serviço).

  4. Descontar benefícios

    Para finalizar é só descontar do valor bruto do salário, os benefícios. Por exemplo o vale-refeição, plano de saúde, Vale-transporte, entre outros benefícios que variam de empresa para empresa.

O que a lei diz sobre?

Como mencionei no começo desse artigo, fazer folha de pagamento é obrigatório nas empresas, e esse procedimento é regulamentado por lei.

O artigo 225 do Decreto 3048/1999 é o que regulamenta a obrigatoriedade do holerite, bem como define como o processo deve ser feito:

Art. 225. A empresa é também obrigada a:
I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;
II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;

Apesar de não ser um processo tão complicado quanto parece, fazer a folha de pagamento exige muita atenção aos detalhes. Então sempre que precisar consulte este passo a passo para garantir que está tudo certo!

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