A gestão de documentos é e sempre foi fundamental em todas as empresas, até mesmo antes de chegarmos na era digital. A diferença é que antes, tudo era feito manualmente, sendo que os documentos se tornavam pilhas e mais pilhas de papeis, separados em muitas pastas dentro de gavetas.
Felizmente, a tecnologia se desenvolveu e tudo se tornou muito mais fácil! Hoje em dia é possível armazenar e gerir cada dado ou documento de contrato de trabalho, do setor financeiro, de vendas ou qualquer outra área sem a menor complexidade e ainda, evitando quaisquer chances de erro.
Quer saber mais sobre o que é a gestão de documentos e como colocá-la em prática de forma digital? Nesse artigo você vai descobrir!
O que é gestão de documentos?
É imprescindível que as organizações tenham total domínio e conhecimento sobre seus dados, registros e informações. Para isso, elas devem guardar todas as informações da forma mais segura e organizada possível. É aí que entra a gestão de documentos.
Podemos dizer que a gestão de documentos se traduz nas ações que são tomadas para que aconteça a produção, o uso e, é claro, o armazenamento de todos esses dados, registros e informações do empreendimento. Somente assim, é possível manter tudo organizado como deve ser.
Para fazer isso da melhor maneira, não basta apenas arquivar todos os documentos que surgirem. Pelo contrário, é preciso criar um padrão de armazenamento de acordo com a área, o valor dos dados, a frequência de acesso ao documento e assim por diante. Isso se chama gestão estratégica de documentos.
Por exemplo, um documento da área de Recursos Humanos que é acessado diariamente, precisa estar mais acessível à essa área em questão. Ou seja, não adiantaria de nada deixá-lo acessível para o time de vendas, já que para eles não tem o menor valor. Assim como não faria sentido dificultar o acesso do RH ao documento, pois eles precisam acessar todos os dias. Deu para entender?
Enfim, é necessário criar todo o planejamento e todas as regras de como e onde serão feitos a produção, o uso e o armazenamento dos dados e registros da organização.
Por que fazer a gestão de forma digital?
A gestão de documentos afeta diretamente a administração da empresa como um todo, já que basicamente tudo é feito à base de dados. Sendo assim, é evidente que diversas vantagens aparecem ao fazer uma boa gestão, ainda mais digitalmente. A seguir separamos alguns motivos que explicam o por quê de fazer essa gestão de forma digital.
Gera mais organização
Ao categorizar todos os dados e documentos da maneira que for mais conveniente para a organização, certamente tudo fica muito mais organizado, reduzindo a probabilidade de perda de dados e facilitando o acesso a esses documentos. Inclusive, toda essa organização afeta na produtividade dos colaboradores e também na fluidez dos processos.
Otimiza o espaço físico
Documentos não digitais, como mencionamos antes, ocupam muito espaço físico. Isso porque para armazená-los é preciso pastas, gavetões ou armários. Por isso, a gestão de documentos digitais otimiza o espaço físico: todos os documentos ficam na nuvem ou armazenados em pastas no computador!
Aumenta a economia
A economia acontece por conta da facilidade no armazenamento e na gestão dos documentos. Afinal, o espaço é poupado, podendo ser usado para outros fins e, além disso, não é necessária a contratação de tantas pessoas para organizarem e ficarem responsáveis exclusivamente pelos arquivos.
Padroniza os processos
Na maioria dos meios digitais é possível gerenciar os direitos de acesso aos documentos. Portanto, na gestão de documentos digitais, basta autorizar os acessos somente às pessoas as quais precisarão utilizá-los por algum motivo. Assim, todo o fluxo de informações e processos são mais facilmente padronizados e agilizados.
Aumenta a segurança
Além de manter as informações seguras ao restringir os acessos, a segurança legal também é protegida, já que erros são evitados e também, fica mais fácil garantir a comprovação de regularidade jurídica da empresa.
Como fazer a gestão de documentos?
Fazer uma gestão digital é mais fácil do que pode parecer e, com certeza, é mais fácil do que fazer a gestão de documentos manualmente. Separamos abaixo os passos que você precisa seguir para usar a tecnologia a favor da gestão de dados da empresa.
- Crie um protocolo que padronize como o armazenamento de dados deve acontecer.
- Nunca se esqueça de salvar todos os documentos digitais e, se possível, na mesma pasta.
- Use nomes que sejam claros e de fácil entendimento para todos que tiverem acesso aos documentos.
- Os nomes dos arquivos também devem ser curtos e objetivos.
- Crie subpastas sempre que necessário para dividir as informações conforme a necessidade.
- Separe as informações por data, principalmente por ano de criação do arquivo.
- Nunca exclua os documentos, afinal, você pode precisar deles no futuro.
- Estabeleça uma frequência (diária, semanal, quinzenal ou mensal) para realizar os backups.
- Use ferramentas que facilitem o armazenamento e o uso de dados e documentos.
Gestão de documentos admissionais
Conforme citamos no tópico anterior, existem ferramentas que facilitam o armazenamento e o uso dos dados e dos documentos. No setor de Recursos Humanos, por exemplo, os documentos admissionais são sempre muito burocráticos para armazenar e também, para fazer a gestão.
Embora exista toda essa burocracia, plataformas como o Lugarh facilitam todo o processo. Por meio do sistema é possível realizar todo o processo de admissão do novo colaborador, solicitar, receber e armazenar os documentos do contratado e claro, fazer a gestão de documentos dentro da plataforma.
Depois de receber os documentos, eles ficam salvos na nuvem. Dessa forma fica impossível perder os dados que são tão importantes para a empresa. Além disso, a base de dados do sistema auxilia o RH na hora de promover colaboradores e entender o perfil dos profissionais da organização.
Agora que você já sabe tudo sobre a gestão de documentos, aproveite para entender tudo sobre a admissão digital e sobre como ela pode ajudar a desburocratizar o setor de Recursos Humanos no post que preparamos! É só clicar no link a seguir:
