Como fazer uma boa gestão de documentos digitalmente?

A gestão de documentos é e sempre foi fundamental em todas as empresas, até mesmo antes de chegarmos na era digital. A diferença é que antes, tudo era feito manualmente, sendo que os documentos se tornavam pilhas e mais pilhas de papeis, separados em muitas pastas dentro de gavetas.

Felizmente, a tecnologia se desenvolveu e tudo se tornou muito mais fácil! Hoje em dia é possível armazenar e gerir cada dado ou documento de contrato de trabalho, do setor financeiro, de vendas ou qualquer outra área sem a menor complexidade e ainda, evitando quaisquer chances de erro.

Quer saber mais sobre o que é a gestão de documentos e como colocá-la em prática de forma digital? Nesse artigo você vai descobrir!

O que é gestão de documentos?

É imprescindível que as organizações tenham total domínio e conhecimento sobre seus dados, registros e informações. Para isso, elas devem guardar todas as informações da forma mais segura e organizada possível. É aí que entra a gestão de documentos.

Podemos dizer que a gestão de documentos se traduz nas ações que são tomadas para que aconteça a produção, o uso e, é claro, o armazenamento de todos esses dados, registros e informações do empreendimento. Somente assim, é possível manter tudo organizado como deve ser.

Para fazer isso da melhor maneira, não basta apenas arquivar todos os documentos que surgirem. Pelo contrário, é preciso criar um padrão de armazenamento de acordo com a área, o valor dos dados, a frequência de acesso ao documento e assim por diante. Isso se chama gestão estratégica de documentos.

Por exemplo, um documento da área de Recursos Humanos que é acessado diariamente, precisa estar mais acessível à essa área em questão. Ou seja, não adiantaria de nada deixá-lo acessível para o time de vendas, já que para eles não tem o menor valor. Assim como não faria sentido dificultar o acesso do RH ao documento, pois eles precisam acessar todos os dias. Deu para entender?

Enfim, é necessário criar todo o planejamento e todas as regras de como e onde serão feitos a produção, o uso e o armazenamento dos dados e registros da organização.

Por que fazer a gestão de forma digital?

A gestão de documentos afeta diretamente a administração da empresa como um todo, já que basicamente tudo é feito à base de dados. Sendo assim, é evidente que diversas vantagens aparecem ao fazer uma boa gestão, ainda mais digitalmente. A seguir separamos alguns motivos que explicam o por quê de fazer essa gestão de forma digital.

Gera mais organização

Ao categorizar todos os dados e documentos da maneira que for mais conveniente para a organização, certamente tudo fica muito mais organizado, reduzindo a probabilidade de perda de dados e facilitando o acesso a esses documentos. Inclusive, toda essa organização afeta na produtividade dos colaboradores e também na fluidez dos processos.

Otimiza o espaço físico

Documentos não digitais, como mencionamos antes, ocupam muito espaço físico. Isso porque para armazená-los é preciso pastas, gavetões ou armários. Por isso, a gestão de documentos digitais otimiza o espaço físico: todos os documentos ficam na nuvem ou armazenados em pastas no computador!

Aumenta a economia

A economia acontece por conta da facilidade no armazenamento e na gestão dos documentos. Afinal, o espaço é poupado, podendo ser usado para outros fins e, além disso, não é necessária a contratação de tantas pessoas para organizarem e ficarem responsáveis exclusivamente pelos arquivos.

Padroniza os processos

Na maioria dos meios digitais é possível gerenciar os direitos de acesso aos documentos. Portanto, na gestão de documentos digitais, basta autorizar os acessos somente às pessoas as quais precisarão utilizá-los por algum motivo. Assim, todo o fluxo de informações e processos são mais facilmente padronizados e agilizados.

Aumenta a segurança

Além de manter as informações seguras ao restringir os acessos, a segurança legal também é protegida, já que erros são evitados e também, fica mais fácil garantir a comprovação de regularidade jurídica da empresa.

Como fazer a gestão de documentos?

Fazer uma gestão digital é mais fácil do que pode parecer e, com certeza, é mais fácil do que fazer a gestão de documentos manualmente. Separamos abaixo os passos que você precisa seguir para usar a tecnologia a favor da gestão de dados da empresa.

 

  1. Crie um protocolo que padronize como o armazenamento de dados deve acontecer.

     

  2. Nunca se esqueça de salvar todos os documentos digitais e, se possível, na mesma pasta.

     

  3. Use nomes que sejam claros e de fácil entendimento para todos que tiverem acesso aos documentos.

     

  4. Os nomes dos arquivos também devem ser curtos e objetivos.

     

  5. Crie subpastas sempre que necessário para dividir as informações conforme a necessidade.

     

  6. Separe as informações por data, principalmente por ano de criação do arquivo.

     

  7. Nunca exclua os documentos, afinal, você pode precisar deles no futuro.

     

  8. Estabeleça uma frequência (diária, semanal, quinzenal ou mensal) para realizar os backups.

     

  9. Use ferramentas que facilitem o armazenamento e o uso de dados e documentos.

     

Gestão de documentos admissionais

Conforme citamos no tópico anterior, existem ferramentas que facilitam o armazenamento e o uso dos dados e dos documentos. No setor de Recursos Humanos, por exemplo, os documentos admissionais são sempre muito burocráticos para armazenar e também, para fazer a gestão.

Embora exista toda essa burocracia, plataformas como o Lugarh facilitam todo o processo. Por meio do sistema é possível realizar todo o processo de admissão do novo colaborador, solicitar, receber e armazenar os documentos do contratado e claro, fazer a gestão de documentos dentro da plataforma.

Depois de receber os documentos, eles ficam salvos na nuvem. Dessa forma fica impossível perder os dados que são tão importantes para a empresa. Além disso, a base de dados do sistema auxilia o RH na hora de promover colaboradores e entender o perfil dos profissionais da organização.

Agora que você já sabe tudo sobre a gestão de documentos, aproveite para entender tudo sobre a admissão digital e sobre como ela pode ajudar a desburocratizar o setor de Recursos Humanos no post que preparamos! É só clicar no link a seguir:

https://blog.lugarh.com.br/admissao-digital-e-a-desburocratizacao-do-rh/

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