A automação de processo nas empresas serve para que os processos manuais e, geralmente operacionais, sejam otimizados. Sendo assim, todas as etapas que antes eram feitas manualmente, contam com uma grande ajuda da tecnologia.
Isso quer dizer que automatizar processos torna o trabalho mais eficiente, poupando tempo dos profissionais em trabalhos operacionais. Mas como implementar essa automação nas empresas? É isso que vamos responder nesse post!
Por que automatizar processos na empresa?
A automação de processos revela uma série de vantagens para a empresa que a implementa em sua rotina. Por isso, antes de falarmos sobre como fazer essa implementação, precisamos mencionar alguns dos benefícios.
Para começar, automatizar os processos da empresa promove uma maior facilidade de acesso às informações e os dados. Isso porque, geralmente, as tecnologias que fazem isso costumam guardar os dados em nuvem ou em algum banco de dados que facilita a análise.
Consequentemente, com o acesso facilitado, as chances de erros e falhas na comunicação são diminuídas e os custos são reduzidos. Tais custos são reduzidos não só por conta dos erros menos frequentes, mas também porque a automação de processos aumenta a eficiência e produtividade do trabalho.
Além disso, ao automatizar processos, é possível manter uma padronização na execução de tarefas, eliminando as incoerências e discrepância entre os projetos e entre os setores. Tudo isso facilita a gestão, tornando-a mais segura e eficaz!
Em resumo, podemos dizer com isso, que as principais vantagens na automação de processos são:
- Facilidade no acesso aos dados e informações;
- redução de custos desnecessários;
- possibilidade de uma gestão mais eficaz;
- otimização do tempo de trabalho;
- aumento significante na produtividade;
- padronização eficiente das tarefas;
- redução de chances de erros e falhas.
Enfim, ao analisarmos os resultados que automatizar os processos trazem, é possível afirmar que vale a pena e que é imprescindível que a automação de processos aconteça nas empresas para que elas se destaquem no mercado!
Como aplicar a automação de processos?
Para aplicar a automação de processos na empresa é preciso ter um bom planejamento e também, é necessário fazer uma boa análise antes de começar. Para te ajudar com isso, preparamos um passo a passo:
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Mapeie os processos existentes na empresa
Toda empresa é cheia de processos. Sendo assim, antes de começar a automação de processos, é preciso entender tudo o que acontece na empresa. Somente assim é possível saber o que pode ser automatizado e o que não pode.
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Identifique as atividades mais “problemáticas”
Identifique quais as atividades geralmente ficam paradas por conta de falta de mão de obra, ou então, quais são as que mais geram erros e falhas. Enfim, identifique quais processos geralmente causam mais problemas na empresa.
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Entenda as necessidades que cada um dos processos exige
Depois de mapear os processos e identificar quais são os mais problemáticos, entenda exatamente como funciona cada um deles e quais são suas necessidades. Ao fazer isso você terá uma ideia mais clara de como eles podem melhorar para então, começar a automação de processos.
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Faça um planejamento financeiro
Antes de implementar um automação de processos é preciso analisar o budget da organização para entender quais custos serão necessários e quanto a empresá economizará com isso.
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Pesquise as melhores ferramentas do mercado
Faça uma boa pesquisa de mercado comparando custo e qualidade das tecnologias. Nem sempre o produto mais caro é o melhor e vice-versa. Então pesquise bem e escolha o que melhore atende às necessidades da empresa.
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Prepare a equipe que será afetada pela mudança
Preparar a equipe é fundamental para que todos se adaptem às mudanças. Portanto, explique o motivo de tais mudanças e ofereça treinamentos aos profissionais que serão positivamente afetados.
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Documente as mudanças e os resultados
Para saber se a automação de processos foi positiva, não se esqueça de documentar cada decisão tomada e de mensurar os resultados. Depois disso, não deixe de acompanhar os KPI’s relacionados às mudanças realizadas.
