Viemos de uma cultura em que o papel, o documento físico, sempre foi muito importante. Por consequência, tudo que é contrário a isso tende a nos parecer estranho, como se não tivesse validade. Por isso os documentos digitais estão sendo debatidos fortemente: queremos ter certeza de que eles possuem a mesma validade que o nosso bom e velho documento físico.
Muitos acreditam que toda essa transformação veio com a pandemia do COVID-19, entretanto a verdade é que este momento histórico apenas intensificou um movimento que ocorre há tempos.
A Lei nº 12.682, de 9 de Julho de 2012, já autorizava e legitimava o armazenamento de documentos digitais. Então, conceitos que vemos muito atualmente, como certificação digital e, claro, documento digital, já estão em debate há muito tempo.
Com a ampla necessidade da utilização de documentos digitais para evitar o encontro presencial por conta da pandemia do COVID-19, foi criado o Decreto nº 10.278, em 18 de março de 2020.
Este decreto tem por objetivo regulamentar disposições da Lei nº 13.874/2019 e da Lei nº 12.682/2012, estabelecendo a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados. Desta forma, os documentos digitais podem ter o mesmo efeito legal que os documentos originais.
Documentos digitais: tipos de assinaturas
Primeiramente é importante diferenciar a assinatura eletrônica da assinatura digital.
A assinatura eletrônica é um grande grupo de tipos de assinaturas que visam acessar, compartilhar e aprovar informações no meio digital. Ou seja, há como assinar documentos pela identidade visual do indivíduo, pela biometria, por uma fotografia, por login, pela assinatura digital, entre várias outras.
A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que valida juridicamente documentos digitais. E ela pode ser simples, avançada ou qualificada. Vamos entender melhor:
– Assinatura digital simples: aquela que utiliza de outros dados eletrônicos para identificar o signatário, não sendo necessário ter um certificado digital. Nome, número de RG e CPF podem ser solicitados para comprovação de identidade e a confirmação da assinatura pode ser enviada por SMS ou e-mail. A coleta do número do IP e da geolocalização complementam a assinatura.
– Assinatura digital avançada: assinatura com certificado digital que não é expedido pelas autoridades certificadoras. Entretanto, este documento possui mais garantia em relação às assinaturas dos documentos digitais, pois geram um arquivo eletrônico, protegido por chaves criptografadas, que também possuem dados verificados como CPF, RG, nome, IP e geolocalização.
– Assinatura digital qualificada: forma mais robusta de se assinar os documentos digitais, pois faz uso de um certificado digital validado pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
É importante ressaltar que todas as assinaturas possuem validade jurídica. Entretanto, para as assinaturas simples e avançadas, é importante que ambas as partes que irão assinar o contrato concordem com a forma escolhida para a realização desta assinatura. Este acordo é o que vai trazer validade jurídica para essas formas.
CTPS Digital
Além das assinaturas, a CTPS como documento digital ainda traz algumas dúvidas para os trabalhadores. Acostumados com a necessidade – e obrigatoriedade – das anotações à mão na carteira, alguns colaboradores ainda precisam de auxílio para compreender as novas regras.
Aqui entra a parte do RH com ponto de apoio ao trabalhador para que ele possa começar a compreender mais os documentos digitais, pois este documento digital possui validade jurídica, inclusive traz um maior empoderamento para o trabalhador, pois este consegue acompanhar de forma online as atualizações feitas na CTPS.
Debatendo sobre o assunto
Em nosso webinar “Aprenda a fazer documentos e contratos digitais com validade jurídica”, trouxemos três especialistas no assunto para conversar e orientar sobre a validade jurídica dos documentos digitais dentro do RH. Vale a pena conferir o material para se aprofundar no assunto!
