Transformação digital passou a ser necessidade para empresas que querem se destacar no mercado de trabalho. Neste artigo falaremos sobre o Gerenciamento Eletrônico de Documentos e como essa funcionalidade tende a otimizar os processos da sua empresa.
Continue a leitura se quiser entender o conceito e como funciona o Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
O que é Gerenciamento Eletrônico de Documentos? (GED)
Primeiramente, entenda que o Gerenciamento Eletrônico de Documentos significa um conjunto de sistemas tecnológicos que permite capturar, indexar, processar, compartilhar e fazer backup de documentos e informações de uma empresa. O sistema permite o acesso desses dados de forma segura e ágil, de qualquer lugar.
Ou seja, o GED concentra em um sistema todas as informações do seu negócio, seja os documentos impressos ou digitalizados e tem como maior vantagem a otimização do trabalho diário, aumentando assim a produtividade e eficiência do seu RH.
Qual a importância do Gerenciamento Eletrônicos de Documentos?
Digamos que para entender o seu negócio, você precisa aprender a fazer a gestão de documentos, pois, com dados reunidos e organizados, é possível orientar e executar com eficiência os processos, mensurar resultados e aplicar melhorias.
Em outras palavras, o GED auxilia na tomada de decisões da gestão, pois mantém suas informações organizadas no mesmo lugar.
Confira mais benefícios:
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Redução de gastos:
O GED agiliza os seus trabalhos por meio da economia de tempo, custos com cópias e recursos humanos. Chega de ir atrás de processos, formas de pagamento de cada cliente, contratos e outros. Otimização é palavra de ordem para as empresas.
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Reduz espaços:
Já falamos aqui no blog sobre como é vantajoso para as empresas armazenar documentos na nuvem. Além de economizar espaço, é uma alternativa para a redução de papéis e uma boa maneira de ajudar o meio ambiente.
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Segurança dos documentos:
Com o GED os documentos ficarão armazenados de forma online, longe do manuseio incorreto e danos causados pelo tempo. Além da segurança por manter os dados salvos online, é possível controlar as edições e pessoas com acesso às informações.
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Gestão eficiente:
Outra vantagem é que com o Gerenciador de Documentos Eletrônicos é possível manter a transparência das informações para todos da empresa, já que os documentos ficam na rede.
Além disso, é possível acompanhar os dados e métricas aplicadas sobre os processos. Outra vantagem é ter as informações dos clientes de forma muito mais rápida, basta procurar por palavras-chave que o sistema mostra os documentos relacionados à busca.
Como funciona o GED?
Como citado, o GED é um conjunto de tecnologias que permite a gestão completa dos documentos. Esse sistema é composto por diversas ferramentas, como, por exemplo:
- OCR: Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR), o sistema de GED consegue digitalizar os documentos e reconhece as palavras mesmo sendo arquivos em imagens. Por isso, a busca por palavras-chave facilita encontrar algum documento. Outra vantagem é poder recortar parte de um documento e utilizar em outro.
- ICR e IHR: O Reconhecimento Inteligente de Letra de Fôrma (ICR) e o Reconhecimento de Letra Cursiva (IHR) diferem o caracteres de documentos escritos à mão.
- DI: Processamento de Imagem para Documentos (DI), consegue identificar, armazenar e visualizar as imagens de um documento e transformá-lo em digital através de um mapa de bits.
- RM: essa ferramenta permite o Gerenciamento de Registros ou Gerenciamento de Documentos, fazendo a gestão ao longo prazo dos documentos físicos e digitais. Sua função é controlar o ciclo de vida de cada um, desde a criação até a exclusão do documento.
- ERM: Com o Enterprise Report Management fica mais fácil fazer a formatação, indexação e compactação de relatórios, faturas e outros conteúdos. A ferramenta auxilia na liberação de espaço e facilita a busca por informações.
O GED é um bom negócio?
Como mencionado ao longo do artigo, todas as funcionalidades unidas fazem do GED uma ótima opção para a gestão do seu negócio. Organizando, digitalizando dados e tornando processos muito mais práticos. Pois, a tecnologia permite o acesso aos documentos mesmo de forma offline, sem a necessidade de download.
Implantar um software de gestão de Gerenciamento Eletrônico de Documentos é um grande diferencial para sua empresa, pois ele agrega valor às demandas do dia a dia tornando a qualidade dos serviços muito superior às feitas manualmente.
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Até o próximo artigo! 💙
