Já pensou em elevar a produtividade e evitar o desperdício de recursos da sua empresa? Essa é uma pergunta fácil de ser respondida. Ainda mais quando entendemos a importância de registrar os procedimentos necessários das diversas etapas das tarefas da organização. Esse documento se chama Procedimento Operacional Padrão (POP).
Neste artigo iremos explicar como fazer um POP e a importância desse processo para a sua empresa. Continue a leitura do texto,
O que é Procedimento Operacional Padrão?
Primeiramente entenda que o Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento que contempla todas as atividades que devem ser executadas na empresa. Ou seja, é um registro padronizado e detalhado das tarefas e tem como finalidade garantir a qualidade do produto final.
Seu maior objetivo é padronizar e otimizar os processos de rotina de trabalho, bem como minimizar os erros, desvios e não conformidades. Em resumo, o POP serve como um passo a passo das principais ações envolvidas em uma atividade específica, e atua diretamente no resultado da empresa. Seu uso se dá, normalmente, em operações produtivas e administrativas, mas pode ser aplicado a atividades mais específicas, como a higienização de espaços comuns.
Como fazer um Procedimento Operacional Padrão?
Antes de saber como fazer um POP, é importante que você entenda quais pontos não podem faltar no seu documento. São eles:
- Nome do procedimento;
- Responsável pela elaboração;
- Área ou local de aplicação;
- Responsáveis pela tarefa de acordo com cargo/função;
- Lista de materiais para serem utilizados
- Descrição das siglas e documentação de referência;
- Passo a passo do procedimento.
No entanto, cada empresa precisa criar seu próprio procedimento, pois cada uma tem suas particularidades em seus processos. Além disso, há algumas ressalvas, como: o executor do processo precisa fazer parte da elaboração do procedimento, pois ele é o que mais conhece os pontos-chaves das operações, assim como o acompanhamento, para garantir a eficiência da execução. E não esquecer de que o POP precisa ter uma linguagem simples e clara para que todos entendam as instruções.
Qual a finalidade do POP?
O POP é uma ferramenta importante, pois com a padronização dos processos há o aumento da produtividade e eficiência nas atividades. Dessa forma, o planejamento gera vantagens à empresa e aos colaboradores. Conheça os benefícios que o POP pode gerar ao seu negócio.
- Aumento da qualidade dos processos;
- Diminuição de erros;
- Melhora a produtividade.
Com a padronização das atividades, as chances de erros são menores, pois diminui a variação do dia a dia das equipes. Ou seja, mesmo que outro funcionário vá executar o POP, com o passo a passo é difícil haver uma mudança nas tarefas. Além de garantir a qualidade do processo sem a necessidade de treinamentos contínuos.
Como já citamos, a linguagem do POP precisa ser simples e clara, para que qualquer funcionário, independente do nível hierárquico, consiga entender as informações e aplicar o processo seguindo os direcionamentos. De forma geral, é interessante que o Procedimento Operacional Padrão surja para melhorar a organização da empresa, visto que processos desalinhados e desorganizados geram comprometimento na execução das atividades, consequentemente, queda na produtividade.
Em resumo, o objetivo do POP é gerar confiança na execução das tarefas e trazer melhores resultados para a corporação.
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Até o próximo artigo! 💙
