Onboarding de novos colaboradores: como planejar e aplicar?

Contratar colaboradores novos e que correspondam totalmente à cultura da empresa, às demandas de trabalho e o engajamento com a equipe é o sonho de qualquer recrutador e de qualquer chefe. Porém, já sabemos que não é apenas abrir a vaga e começar a separar currículos que vai trazer o melhor candidato para a cadeira vazia. Além de todo um Recrutamento e Seleção bem planejado e bem aplicado, é essencial botar em ação um plano de Onboarding.

Então, se você trabalha em área de RH, é um recrutador ou um empreendedor que precisa contratar e inserir um novo colaborador na empresa de forma correta e que trará benefícios tanto ao contratado quanto para a empresa contratante, o conteúdo a seguir vai te ajudar muito!

Descubra o que é Onboarding, quais os benefícios para todos os envolvidos, os pontos positivos para a integração e o engajamento da equipe, como o Onboarding trará resultados mais rápidos, visão positiva da empresa e mais interesse dos colaboradores com seus cargos. Preparado? Então vamos lá!

Ah, se quiser baixar esse conteúdo para ler depois, é só clicar:

O que é Onboarding?

Um estudo da Abeerteen Group apontou que:

Enquanto que outro estudo, da Society for Human Resource Management – SHRM, nos mostra que:

Então, o onboarding é um processo bem estruturado e que pode se alinhar e se modificar de acordo com a cultura da sua empresa. Ele serve para recepcionar o novo colaborador, fazendo com que ele entenda as normas da empresa, como as coisas funcionam, com quem ele deve falar para tirar certas dúvidas, com que grupo ele vai trabalhar, o que pode e não pode fazer, entre vários outros processos iniciais para integrar a pessoa.

Se um um novo colaborador é bem recepcionado, tem tudo explicado como deve proceder e é muito bem-vindo, ele vai para casa se sentindo bem, falando positivamente da empresa, tendo em mente que está começando a trabalhar numa marca organizada. Isso demonstra profissionalismo.

Enquanto que uma pessoa que é contratada às pressas e deixada em sua mesa de trabalho sem saber por onde começar ou a quem pedir ajuda, vai para casa no primeiro dia com uma sensação ruim, de lugar desorganizado, em dúvida se deve permanecer ou não na empresa.

Como vimos, o onboarding realmente constrói uma base sólida para as novas contratações, trazendo benefícios para o colaborador e também para a empresa. Vamos seguir para os próximos tópicos para descobrir mais sobre esse processo e como adicioná-lo no dia a dia do seu negócio nos próximos tópicos.

Qual a importância do Onboarding para a sua empresa?

Esta imersão serve para que o novo colaborador chegue sabendo onde está pisando, seja bem inserido para iniciar seu trabalho com toda potência e sinta-se à vontade com o restante do pessoal. A importância desse quesito também é que o novo funcionário faça boa propaganda da empresa.

A primeira impressão é a que fica

Não ouvimos esse ditado popular quase sempre? Em muitas situações ele é bastante necessário.

Nas primeiras semanas de trabalho é quando o novo contratado fala mais sobre seu emprego. Os familiares, amigos e conhecidos perguntam “e aí, como está o trabalho novo?”. Se você aplicar o processo de Onboarding corretamente, certamente ele se sentirá confortável para responder que o ambiente é organizado, os contratantes são profissionais sérios, a empresa é boa e cuida bem de quem trabalha lá.

Esse é o tipo de propaganda “boca a boca” que toda empresa precisa, tanto para que clientes confiem nela, como para novos candidatos se inscreverem em novas vagas.

Os 4 C’s

Os 4 C’s são os 4 pilares da importância do onboarding para a sua empresa. É a partir deles que se desenvolve o planejamento da imersão e de cada tarefa que será realizada no onboarding. São eles:

• Conformidade

Referente às regras, regulamentos legais e políticas básicas da empresa;

• Clareza

Que gira em torno do novo funcionário ter entendimento de tudo que o cargo pede e de todas as expectativas relacionadas ao seu trabalho, como resultados;

• Cultura

Sobre as normas formais e informais da empresa e da convivência;

• Conexão

Que está ligada ao entendimento de convívio entre os colaboradores.

Através deles sabemos qual a base de importância do onboarding e a partir daí é que cada empresa desenvolve seus próprios requisitos para aplicar corretamente o processo. Comece seu planejamento pelos 4 C’s e obtenha sucesso no seu processo de imersão.

Os resultados

É comum que no primeiro dia, e até na primeira semana de trabalho, o colaborador se sinta ansioso, nervoso com o novo ambiente, com as novas pessoas, enfim, toda a expectativa que envolve ter um novo emprego. Com os novos desafios e as novas responsabilidades, a pessoa pode sentir-se ameaçada e é exatamente para que isso não aconteça que uma empresa deve receber bem os novos colaboradores com o onboarding para, então, obter melhores resultados.

Integração

A relação entre o novo contratado e o restante da equipe é de total importância. Pois, já sabemos que um grupo que trabalha em conjunto e com os ideais alinhados trazem juntos um melhor resultado e mais: todo mundo gosta de se sentir confortável no ambiente de trabalho e poder descontrair em alguns momentos.

Retenção de talentos

Quando chegamos a um ambiente desconhecido e alguém nos apresenta para o pessoal e mostra o local, ficamos bem mais à vontade, não é? É exatamente assim que um novo colaborador deve ser recebido para não ficar perdido e nesse tempo buscar novas vagas, imaginando que em outro lugar se sentirá melhor.

O onboarding tem sua importância bem voltada a esse quesito: o colaborador sente-se parte da empresa e sente-se bem recebido. É dessa forma que acontece a retenção de talentos: o funcionário que é valorizado dentro de uma empresa, dificilmente procurará trabalhar em outra.

Redução da rotatividade

O turnover, também conhecido como rotatividade, é quando uma empresa tem grande fluxo de demissões. As demissões atrapalham os processos de trabalho, fazem cair o índice de desempenho e podem atrapalhar alguns projetos e os resultados deles.

Às vezes, entre desligar um candidato e trazer outro, há um tempo natural de procura ou de espera. Além disso, uma empresa conhecida por desligar pessoas, pode trazer uma certa insegurança a bons candidatos que gostariam de se inscrever nas novas vagas.

Os custos também são influenciados entre demissões e admissões. Nesse tópico também está o onboarding como positivo de toda operação. Se o novo colaborador é bem inserido, já conhecendo a empresa e seu cargo, e depois saber definidas as suas expectativas e da empresa, a chance desse candidato desistir da vaga e querer mudar de empresa é bem menor e então os negócios não perdem custos e nem decaem nos resultados dos projetos.

Resultados gerais

É indiscutível e comprovado que se em uma empresa os colaboradores estão todos alinhados entre si, entre seus líderes e chefes, os processos todos vão fluir melhor. O trabalho em equipe, a ajuda entre um setor e outro e as resoluções de dificuldades urgentes. Se todos também estão de acordo com as normas da empresa e por dentro dos objetivos e dos resultados esperados, todos vão trabalhar no dia a dia para cumprir esses objetivos e chegar nos resultados ideais.

Dessa forma, com tudo alinhado e fluindo corretamente, a empresa estará sempre em um caminho positivo, sendo bem vista de fora como empresa profissional, atraindo bons talentos em suas novas vagas, mantendo os bons colaboradores e desenvolvendo bem todos os seus projetos. Ou seja, uma empresa caminhando bem e a passos largos.

Qual a importância do onboarding para o novo colaborador?

Já sabemos que, hoje em dia, o colaborador não trabalha pensando apenas na sua empresa empregadora, mas também na sua carreira e no seu portfólio pessoal. E, como empresa, os recrutadores, líderes e chefes têm que apoiar inteiramente essa necessidade do funcionário. Pois, sabendo que o colaborador está ocupando uma vaga de sua empresa, é fato que ele vê sua marca como um símbolo forte para ter em seu portfólio pessoal e vai se esforçar ao máximo para obter bons resultados. É positivo para ambos lados.

Quando o onboarding é bem aplicado, os novos colaboradores estarão engajados em suas funções e com as necessidades da empresa, portanto, logo estarão trazendo resultados. Visto que, o lado oposto desse processo é o funcionário ser mal inserido e ficar perdido dentre as demandas da empresa.

Por isso o onboarding, além de todos os benefícios para a empresa, traz também os benefícios e resultados para os colaboradores. Acompanhe:

• Integração e Engajamento

O relacionamento entre todos os integrantes da empresa é de extrema importância para o colaborador ter sucesso no andamento dos projetos, está totalmente atrelado aos bons resultados do onboarding e é um ponto super positivo, porque, afinal, todos gostamos de conviver em um ambiente agradável onde possa ter uma boa relação com todo o grupo.

• Rápidos processos e entrega de resultados

Passando por toda essa imersão inicial, o colaborador já fica a par de todas as informações necessárias e processos em andamento. Dessa forma, consegue se inserir com mais facilidade em seus afazeres e começar a entregar resultados o quanto antes. Assim, já sentindo-se parte, com certeza estará mais à vontade no dia a dia, mais feliz com seu novo emprego e mais animado para continuar.

• Visão de empresa organizada e profissional

Como, desde o recrutamento e seleção, depois no início e andamento do onboarding, os recrutadores e líderes demonstraram organização e preocupação com o novo colaborador, é imprescindível que a visão geral da empresa será de organizada e profissional.

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Dessa forma, sendo bem recebido, com horários marcados, sabendo o que pode e não fazer, sendo guiado em toda essa imersão e conhecendo a empresa, o novo funcionário sente-se bem-vindo e passa a acreditar mais no potencial da empresa e perceber que ela realmente preocupa-se com a sua jornada. O resultado desse processo é o colaborador trabalhar com mais vontade, querer realmente fazer parte, falar bem da empresa quando perguntado sobre.

• Interesse por sua empresa

Passando por todo esse processo positivo, sentindo-se bem com toda essa imersão, o candidato vai ter preferência pela sua empresa e construir seu portfólio ali mesmo, onde tem sido bem recebido.

Como aplicar o onboarding na sua empresa?

Antes de mais nada, devemos citar que a importância do Recrutamento e Seleção está totalmente ligada ao bom desempenho e funcionamento do onboarding. Porque é aqui que vai haver um funil de separação dos candidatos que estão aptos para assumir esta nova vaga.

É nessa fase que o candidato fica sabendo das skills necessárias, de informações básicas da empresa, do que está sendo pedido de experiência e diferenciais. É durante o Recrutamento e Seleção que os inscritos vão entender se estão preparados ou não para trabalhar na cadeira que está sendo oferecida pela empresa.

E é a partir deste processo também que o recrutador saberá fazer a seleção de todos os currículos que se encaixam na descrição e candidatos que provavelmente seguirão adiante no processo. Somente fazendo um bom trabalho na fase de recrutamento e seleção é que o onboarding será ainda mais eficaz no trajeto do novo colaborador.

Depois do Recrutamento e Seleção, é imprescindível que ocorra um planejamento para que, então, seja iniciado o processo de onboarding na sua empresa. Primeiro porque ele pode ser adaptável de acordo com o seu negócio ou com a vaga da contratação como.

Em algumas empresas, por exemplo, é necessário mostrar todos os ambientes físicos para o novo colaborador, apresentar cada equipe e explicar o que cada uma faz. Para outras, essa necessidade não é tão grande, sendo mais útil para o novo colaborador conhecer os equipamentos de trabalho, as plataformas que ele terá de usar e assim por diante.

É interessante fazer uma pesquisa para saber como empresas do mesmo ramo que a sua estão aplicando essa imersão. A partir desse levantamento você pode separar os melhores insights de cada referência para aplicar no novo processo de sua marca.

Procure recrutadores experientes, que já aplicam o onboarding há algum tempo e então saibam indicar corretamente o que fazer ou não e dar melhores conselhos a respeito do assunto.

Um planejamento correto para o onboarding, mais focado e bem estudado, ajuda a recepcionar melhor o novo colaborador e, portanto, atingir objetivos mais certeiros.

Planejamento

Um detalhe que ajuda a organizar esse processo é enviar aos novos colaboradores, por e-mail, uma agenda dessa imersão. Um calendário simples que diga o dia e a hora que eles podem chegar, quem vai recebê-los, o que vai acontecer nesse primeiro horário, entre outros detalhes da sua programação.

• Comece apresentando a Visão, Missão e Valores da empresa;
• apresente o espaço físico e a mesa de trabalho do novo colaborador;
• entregue seus materiais de trabalho, assim como senhas e acessos a sistemas e contas a quais ele deve ter acesso;
• apresente o time que ele irá trabalhar, seu líder e as pessoas que ele pode procurar em determinadas situações;
• apresente em palestra, vídeo ou texto as normas da empresa, os horários e as regras;
• informe se é utilizado uniforme ou cor específica de roupas ou se é livre;
• conte, com uma narrativa interessante e rápida, a história do início da empresa, dos fundadores, das dificuldades. Isso faz com que a pessoa se insira mais facilmente no universo da marca e entenda o negócio mais a fundo;
• explique quais os sentidos do negócio, da marca, onde se quer chegar, quais os objetivos;
• se for cabível a esse momento, apresente métricas da empresa, os objetivos esperados dos novos contratados, números e porcentagens de informações que sejam necessárias para as novas pessoas ficarem por dentro do que está acontecendo. Transparência ajuda em todas as situações, principalmente aqui no início dessa jornada.

A continuidade do onboarding pós imersão

Ficou claro que uma imersão bem feita com o onboarding traz resultados para todos os lados, não é? Mas, e agora, o que vem depois?

Para ensinar uma pessoa a navegar, por exemplo, não se pede para ela entrar no bote, dá o remo e a solta no mar. É necessário acompanhar passo a passo. Aqui, além do RH estar por dentro do desenvolvimento dos funcionários, também é necessário o acompanhamento do líder.

A cultura do feedback é de extrema importância, tanto para o empregador quanto para o colaborador. É interessante alinhar as expectativas, saber se tudo está ocorrendo bem. O funcionário pode falar sobre o que ele está achando da empresa, das demandas, da relação dele com o grupo. O líder pode falar do desenvolvimento do colaborador, quais estão sendo os pontos positivos e negativos, onde é que poderia melhorar.

É nesse feedback que empregador e funcionário podem evoluir juntos e não deixar que alguma falha de comunicação, algum ponto positivo desconstrua a boa relação formada no início de todo esse ciclo. As reuniões podem ser mensais no começo e depois trimestrais, dependendo dos interesses da empresa e da necessidade de conversa com o colaborador.

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