Para realizar a contratação de um funcionário, é preciso ter conhecimento de quais documentos não podem ser exigidos na admissão, para evitar constrangimentos e penalidades que a empresa pode sofrer.
Um contrato formal só pode ser efetivado com a apresentação de dados pessoais e a regularidade da empresa – já que, a qualquer momento, o Ministério do Trabalho pode fazer uma auditoria e, para que tudo dê certo, a sua organização precisa se enquadrar 100% na lei. Se quiser saber quais são os documentos necessários para admissão, confira o último post do blog.
Documentos que não podem ser exigidos
A lista a seguir mostra quais documentos não podem ser exigidos na admissão, por ser considerado um ato de constrangimento e preconceito no ambiente de trabalho. Caso a empresa realmente os solicite, pode sofrer uma ação trabalhista com uma grande multa. Confira a lista:
- Registros de dívidas do candidato (Certidão Negativa do SPC ou Serasa, por exemplo);
- Documento comprovando que o candidato nunca entrou em uma ação trabalhista contra uma empresa;
- Dados de antecedentes criminais;
- Exames que comprovem ou não uma gravidez;
- Exame de HIV.
⚠️Lembre-se que agora a implementação do e-social é obrigatória nas empresas, e por isso deve-se ter muita atenção com a digitação e conferência de dados antes do lançamento para a folha de pagamento. É nessa etapa que você precisa ter ciência de quais documentos não podem ser exigidos!
Não sinta que está perdendo tempo, e sim que cada segundo é importante para garantir o envio automático de informações para os órgãos responsáveis, além de evitar retrabalho e finalizar o processo de seleção com eficiência.
Se quiser conferir mais etapas da admissão, acesse o nosso outro artigo sobre documentos admissionais.
É possível otimizar esse processo?
Você já sabe que é imprescindível que a empresa tenha registros para identificar e conhecer um novo funcionário, certo? Mas além disso, há a responsabilidade com a burocracia da admissão.
Muitas vezes, esta é uma etapa questionada como um trabalho excessivo para o departamento de gestão de pessoas, mas é preciso manter em mente que há uma razão para cada um dos itens requisitados. Por isso é tão específico e claro quais documentos não devem ser exigidos na admissão.
Para manter simples e justo, aí vão algumas dicas para a otimização desse processo:
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Incentive a comunicação interna no seu setor
Geralmente, a equipe de recrutamento e seleção não é a responsável por cadastrar o colaborador no sistema, então é necessário promover o diálogo entre etapas do processo para garantir que o cronograma do RH não esteja comprometido, assim como a entrada de um novo funcionário no sistema. Por isso, as novas exigências da LGPD devem estar claras para todo mundo e, consequentemente, quais documentos devem ou não ser exigidos.
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Confira a lista de documentos
Sendo através do método tradicional ou digital, nunca deixe de conferir cada item das documentações para garantir que tudo esteja em ordem e em dia. Com toda certeza, essa etapa faz muita diferença para a parte operacional da admissão, porque assim traz dinamismo e evita retrabalho.
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Faça amizade com a tecnologia
Às vezes é difícil de admitir que um processo poderia ser feito de forma inteiramente digital, mas a realidade é que algumas tarefas conseguem ser até 100% otimizadas com a tecnologia, e isso só beneficia o seu setor em tempo e produtividade.
É por causa disso que, cada vez mais, se fala no RH digital. Com os sistemas digitais, o seu setor elimina a burocratização do processo de admissão.
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Dica de sistema digital
Quer transformar o seu RH em pouquíssimo tempo? Te apresento o Lugarh!
Com o sistema digital do Lugarh, você executa todos os processos admissionais de forma digital, prática e rápida. O seu setor pode solicitar todos os documentos pela plataforma, que recebe tudo digitalizado pelos colaboradores e organiza para o seu setor em tempo real.
O Lugarh é mais uma solução para simplificar seus processos, além de economizar tempo e energia do seu RH, com a distinção de quais documentos não podem ser exigidos na admissão, ou seja, sem erros ou confusões.
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Nos vemos no próximo artigo! ⭐
