O registro retroativo de funcionários é um assunto complexo e muito delicado. Afinal, isso pode acontecer por diversos fatores, desde o desconhecimento das obrigações que a empresa tem até mesmo práticas de má-fé.
Neste artigo vamos esclarecer melhor o que é o registro retroativo, como funciona e o que a lei diz sobre ele.
Por ter muitas variáveis envolvidas, uma sugestão é contratar uma consultoria na área do direito trabalhista. Dessa forma, sua empresa estará bem para lidar com o registro retroativo.
O que é o registro retroativo?
O “registro retroativo” está relacionado a ação de inserir ou atualizar informações sobre um funcionário em um sistema em uma data anterior à data em que a ação realmente ocorreu. Ou seja, o registro do funcionário acontece um período depois de sua contratação e início no trabalho.
Isso pode acontecer por diversos motivos, como correções de erros, ajustes de informações salariais, inclusão de benefícios ou atualizações de registros de frequência.
Para garantir a precisão e integridade dos registros, bem como evitar possíveis implicações legais ou desconfianças por parte dos colaboradores, é importante conduzir qualquer tipo de registro retroativo de funcionário com transparência e em estrita conformidade com as normas e diretrizes da empresa, além das leis trabalhistas vigentes.
Mas é possível realizar o registro retroativo de funcionário? É obrigação das empresas fazer a regularização do contrato de trabalho de seus empregados. Isso é feito por meio de registros diversos como o feito na carteira de trabalho (CTPS), livro de funcionários e no e-Social.
Muitas vezes algumas empresas postergam o registro para que o funcionário passe por um período de testes com o funcionário. Em outras situações, o fazem para evitar gastos com as verbas trabalhistas e impostos relacionados ao vínculo de emprego.
O que a CLT diz sobre o registro retroativo?
Confira as previsões da CLT com relação ao registro de empregado e sobre a possibilidade de fazer o registro retroativo. Nós destacamos alguns trechos:
Art. 13 – A Carteira de Trabalho e Previdência Social é obrigatória para o exercício de qualquer emprego, inclusive de natureza rural, ainda que em caráter temporário, e para o exercício por conta própria de atividade profissional remunerada.
(…)
Art. 29. O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia.
- 1º As anotações concernentes à remuneração devem especificar o salário, qualquer que seja sua forma de pagamento, seja ele em dinheiro ou em utilidades, bem como a estimativa da gorjeta.
(…)
- 3º – A falta de cumprimento pelo empregador do disposto neste artigo acarretará a lavratura do auto de infração, pelo Fiscal do Trabalho, que deverá, de ofício, comunicar a falta de anotação ao órgão competente, para o fim de instaurar o processo de anotação.
(…)
- 8º O trabalhador deverá ter acesso às informações da sua CTPS no prazo de até 48 (quarenta e oito) horas a partir de sua anotação.
(…)
Art. 36 – Recusando-se a empresa fazer as anotações a que se refere o art. 29 ou a devolver a Carteira de Trabalho e Previdência Social recebida, poderá o empregado comparecer, pessoalmente ou intermédio de seu sindicato perante a Delegacia Regional ou órgão autorizado, para apresentar reclamação.
Art. 41 – Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.
Parágrafo único – Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.
(…)
Art. 47. O empregador que mantiver empregado não registrado nos termos do art. 41 desta Consolidação ficará sujeito a multa no valor de R$3.000,00 (três mil reais) por empregado não registrado, acrescido de igual valor em cada reincidência.
- 1o Especificamente quanto à infração a que se refere o caput deste artigo, o valor final da multa aplicada será de R$800,00 (oitocentos reais) por empregado não registrado, quando se tratar de microempresa ou empresa de pequeno porte.
- 2o A infração de que trata o caput deste artigo constitui exceção ao critério da dupla visita.
Art. 47-A. Na hipótese de não serem informados os dados a que se refere o parágrafo único do art. 41 desta Consolidação, o empregador ficará sujeito à multa de R$600,00 (seiscentos reais) por empregado prejudicado.
Art. 48 – As multas previstas nesta Seção serão aplicadas pela autoridade de primeira instância no Distrito Federal, e pelas autoridades regionais do Ministério do Trabalho, Indústria e Comércio, nos Estados e no Território do Acre.
Compreenda os detalhes da lei
Conforme a lei, é possível fazer o registro retroativo, haja vista que é benéfico para o empregado. O empregador pode usar um período de teste com o colaborador e após isso fazer o registro na carteira de trabalho de com data retroativa. Mas deve haver um acordo registrado entre os dois, caso contrário pode resultar em multas e processos para a empresa.
Porém, apesar de ser uma atitude da empresa de corrigir erros passados, não irá eximi-la de sofrer penalizações e multas administrativas.
Existem outros casos em que o registro retroativo pode ocorrer por força judicial. Ou seja, quando o trabalhador aciona a justiça e prova que ele foi efetivamente contratado, porém a empresa não fez seu registro. Neste caso, a empresa além de penalizações judiciais, teria que arcar com todos os pagamentos retroativos conforme determinação do tribunal.
Ter um funcionário sem registro pode ser financeiramente vantajoso no curto prazo, mas no longo prazo a empresa pode ter diversos prejuízos. Afinal, as penalizações serão aplicadas por colaborador sem registro e isso pode levar o negócio à falência.
Situações comuns de registro retroativo do empregado
As situações que estão relacionadas ao registro retroativo do emprego são a postergação da anotação por motivos diversos ou mesmo a fraude ao contrato de trabalho. Na segunda situação, como comentamos, o trabalhador pode acionar a empresa perante a Justiça do Trabalho.
Se for estabelecida a comprovação do vínculo por diferentes meios, como depoimentos, registros documentais, mensagens eletrônicas e fotografias, a empresa será obrigada a efetuar a inclusão retroativa nas anotações da Carteira de Trabalho. Além disso, a empresa deverá:
- Realizar recolhimento do INSS e FGTS de forma retroativa;
- Anotação no livro de registro de empregados;
- Pagamento de reflexos em verbas trabalhistas;
- Condenação em pagamento de honorários ao advogado do trabalhador.
Apesar de parecer atrativo fazer a anotação depois de passado um tempo da prestação de serviços, ela sempre deve ser evitada. O formato retroativo apenas posterga o pagamento de parcelas e acumula entre elas juros e multas que podem ser muito prejudiciais à organização.
Desvantagens de fazer o registro retroativo
Contratar um funcionário com registro retroativo pode gerar diversas desvantagens e desafios. Fizemos uma lista com os principais itens que devem despertar a sua atenção.
Questões Legais e Regulatórias
A prática de contratar com registro retroativo pode entrar em conflito com as normas trabalhistas e regulamentações de contratação, o que pode acarretar aplicação de multas, penalidades ou desencadear disputas legais.
Desconfiança dos Funcionários
Com esse tipo de registro, os colaboradores podem sentir-se desconfiados e insatisfeitos. O que pode afetar negativamente a moral e a confiança dentro da equipe.
Impacto nas Remunerações e Benefícios
A inclusão de registros retroativos pode ter impacto sobre o cálculo do período de serviço, bônus, incrementos salariais e vantagens que se fundamentam na data real de contratação. Ou seja, o funcionário pode ser lesado nessa situação.
Problemas Contábeis e Financeiros
O registro retroativo ainda pode causar complicações na contabilidade da empresa, principalmente se envolver retrocessos em termos de pagamento de salários, impostos ou contribuições.
Dificuldades de Rastreamento
Pode ser complexo e difícil ter o controle correto dos registros retroativos e de todas as ações associadas. Isso pode levar a possíveis erros ou inconsistências.
Possíveis Precedentes
A realização de contratações retroativas pode estabelecer precedentes que favorecem a adoção de práticas de contratação suspeitas ou que não estejam alinhadas com os padrões da empresa.
Impacto na Cultura Organizacional
A compreensão de ações duvidosas ou não éticas pode danificar a integridade da cultura organizacional e afetar a imagem da empresa.
Conformidade com Auditorias e Inspeções
A contratação retroativa pode ser um grande motivo de preocupação em auditorias internas ou externas.
Exigências Administrativas
Pode ser que haja a necessidade de preencher documentação adicional, fazer ajustes nos sistemas internos e comunicar as mudanças aos órgãos competentes.
É muito importante que as decisões relacionadas à contratação retroativa sejam tomadas com muito cuidado. Além disso, é necessário considerar as implicações legais, éticas e operacionais, além de buscar um aconselhamento jurídico, se necessário.
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