O fluxograma de processos é uma ferramenta altamente versátil e necessária, que pode ser utilizada por todos os setores e funções. Na área de Recursos Humanos ele assume um papel fundamental para a transparência das atividades, comunicação entre equipes e manutenção do conhecimento dos colaboradores.
Neste artigo, vamos explicar o que é o fluxograma de processos, sua importância, como elaborar uma versão eficiente e muito mais. Como foco principal, abordaremos os usos no setor de RH, além de destacar a importância do fluxograma de processos para toda a estrutura da empresa. Porém, caso você trabalhe em equipes de outro setor, saiba que os passos básicos também servem para a sua área e que essa ferramenta é altamente versátil e relevante para a sua função.
Acompanhe até o final e descubra como tornar o funcionamento da sua empresa ainda melhor!
O que é um fluxograma de processos?
O fluxograma de processos é uma ferramenta visual utilizada para organizar e apresentar todas as etapas de uma atividade. Sua principal função é permitir que qualquer pessoa entenda todo o fluxo de trabalho necessário para a tarefa apenas observando o fluxograma.
Para isso, são utilizados símbolos e cores padronizados, cada um representando uma etapa. É importante que todos conheçam e sigam esse planejamento, fazendo com que todas as informações permaneçam sempre organizadas e armazenadas de forma sistemática e clara.
Quando o fluxograma de processos foi criado
O fluxograma de processos surgiu pela primeira vez no início do século XX, com raízes nas ideias de Frederick W. Taylor, considerado como o pai da administração científica. Em 1921, uma versão mais moderna foi utilizada pelos engenheiros Frank e Lillian Gilbreth, que trouxeram o conceito de “Process Chart” (Gráfico de Processo).
Nessa versão, já eram utilizados símbolos para representar etapas e pontos importantes como inspeções, operações, transporte e armazenamentos. Entre os anos 1930 e 1940 a ferramenta passou por importantes evoluções, sendo padronizada pela American Society of Mechanical Engineers (ASME, ou Sociedade Estadunidense de Engenheiros Mecânicos), que tornou o mecanismo aplicável a processos administrativos, industriais e de engenharia.
Qualquer setor pode usar o fluxograma de processos?
O fluxograma de processos é altamente versátil, e pode ser utilizado para qualquer função e área. Alguns exemplos de setores e atividades nos quais ele funciona como um aliado fundamental são:
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Componentes essenciais para um fluxograma eficiente
O primeiro passo para criar um bom fluxograma de processos é entender que todos devem estar na mesma página. Isso significa que as regras estabelecidas devem ser claras e seguidas por todos que terão acesso à ferramenta, principalmente por quem irá adicionar informações.
Considerando que o fluxograma de processos é uma ferramenta visual é necessário também ter listado quais símbolos e cores serão utilizados. Alguns dos mais comuns são as setas, linhas, círculos, retângulos, losangos e outras figuras próximas.
Como usar os símbolos no fluxograma?
Os principais símbolos em um fluxograma são setas, retângulos, círculos, losangos e paralelogramos, que podem ser utilizados da seguinte forma:
Setas: sinalizam a direção em que as etapas precisam acontecer.
Retângulo: é bastante utilizado para sinalizar quais são as partes mais simples.
Círculo: funciona como um bom conector, especialmente em fluxogramas extensos que envolvem mais de um setor. Pode ser utilizado também para demarcar onde começam e terminam os documentos.
Losango: é colocado para sinalizar o momento onde a continuidade depende da decisão de algum responsável, principalmente em casos de necessidade de aprovação.
Paralelogramos: aparecem para indicar entradas ou saídas (input ou output).
Além desses, existem muitos outros símbolos que podem ser utilizados. O mais importante é lembrar que o papel de cada um deles precisa ser claro para todos dentro da organização, mantendo sempre a consistência.
Você também pode contar com as cores para melhorar a legibilidade do fluxograma. Elas ajudam a sinalizar o grau de prioridade, diferenciar os tipos de atividades, indicar quem ou qual setor está responsável por cada etapa, destacar pontos importantes (como os de tomada de decisão), entre vários outros pontos essenciais para facilitar o fluxo de trabalho.
Importância do fluxograma de processos para o RH
O fluxograma de processos é uma ferramenta importante para dar clareza às atividades e garantir maior eficiência. Com ele, é possível detectar gargalos e problemas, algo de extrema importância para o setor de Recursos Humanos, que serve como base para o sucesso do negócio.
Ao aplicar o fluxograma no RH, é possível otimizar tempo e recursos, reduzir erros e trazer mais transparência aos processos, o que é essencial para encontrar, desenvolver e manter talentos valiosos para a companhia, além de estabelecer ações e estratégias para a gestão de pessoas.
Benefícios dos fluxogramas de RH para a empresa
O uso do fluxograma de processos traz uma série de vantagens a todos os setores que o utilizam, mas neste artigo vamos focar principalmente naqueles aplicados ao RH. Entre os que mais se destacam temos itens como:
Otimização operacional
A transparência nos processos permite economizar um tempo considerável, tanto pela facilidade em realizar as atividades durante a rotina quanto pela integração de novos membros na equipe, que terão um passo a passo claro sobre como executar cada tarefa.
Além de trazer agilidade para os processos, o fluxograma consegue reduzir erros, já que a padronização ajuda a evitar inconsistências e falhas.
Por último, e tão importante quanto, a transparência nos processos garante uma comunicação de melhor qualidade entre todos, tanto para a equipe, que consegue acompanhar facilmente em que etapa das atividades os colegas estão, quanto para os setores, que passam a entender melhor o funcionamento das outras áreas.
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Manutenção do conhecimento
Muitos times, incluindo os de RH, contam com profissionais especialistas em determinado processo ou função. Existem casos onde a equipe é estruturada de forma que apenas uma pessoa fica responsável sobre determinadas atividades. Algo que, quando ela é desligada, pode gerar muitos problemas para a empresa.
Quando um colaborador deixa o negócio, ele leva consigo o conhecimento que possui, inclusive sobre os processos realizados na empresa. Dessa forma, existe uma alta probabilidade de que o time tenha dificuldades em dar continuidade ao trabalho e até mesmo em treinar uma nova pessoa para isso.
Porém, quando o RH emprega um fluxograma de processos bem estruturado, há uma documentação sobre cada atividade e suas etapas. Isso facilita imensamente a transmissão de conhecimento e a adaptação de todos os envolvidos.
Experiência do colaborador
Como citado no tópico anterior, ter um fluxograma de processos é excelente para integrar novos colaboradores, mas não apenas isso.
Essa ferramenta consegue facilitar toda a jornada do profissional, indo desde o recrutamento até o desligamento, pois oferece uma visão clara sobre cada etapa e como será sua rotina profissional.
Tomada de decisões estratégicas
Conhecer os processos e suas etapas é essencial para conseguir identificar gargalos, problemas e oportunidades de melhoria. Com o fluxograma o RH, líderes e outras peças importantes para a tomada de decisões, conseguem identificar pontos críticos no fluxo e agir da melhor forma sobre eles.
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Como criar um fluxograma de processos eficiente para o RH
Sabendo quais itens não podem faltar no seu fluxograma de RH, chegou o momento de saber como montá-lo. Para que tudo funcione como o esperado é fundamental que tenha esses elementos:
Objetivo
O primeiro passo para criar um bom fluxograma de processos é saber o que, exatamente, pretende resolver com ele. É necessário ter um objetivo claro, sabendo o que se espera conseguir com o diagrama, tanto em resultados como em ações.
Importante lembrar de não tentar mapear vários processos em um único fluxograma. O ideal é que ele seja simples e fácil de entender e, por isso, é necessário que abranja apenas uma atividade por vez.
Mapeamento dos processos
Ao saber onde se quer chegar e quais processos deve mapear para isso, é preciso listar todas as etapas necessárias. Como funciona a atividade? Quem são os responsáveis por ela? Existem pontos que exigem aprovação? Onde estão os principais gargalos?
Faça uma análise completa, pontuando cada detalhe para que seja possível identificar problemas, soluções e resultados.
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Responsáveis
É importante ter bem definidos os responsáveis por cada etapa, o que ajuda a garantir que tudo seja executado corretamente e dentro dos prazos. Para isso, é necessário sinalizar e documentar essas informações no fluxograma de processos, o que contribui para melhorar a comunicação entre todas as partes.
Documentação
Uma das vantagens de ter um fluxograma de processos de RH, e também uma das etapas importantes para que ele funcione corretamente, é ter uma documentação bem estruturada e detalhada.
Esse elemento será importante para a clareza das informações, e deve conter itens como: nomes para cada etapa, responsáveis, entrada e saída, regras e execuções. Além de explicações sobre a utilidade de cada cor e símbolo que está sendo utilizado.
Escolha da ferramenta
Atualmente existem alguns softwares que podem ser utilizados para montar um fluxograma de processos. Alguns exemplos são o Miro, Microsoft Visio, Notion, Diagrams, Lucidchart e Bizagi Modeler.
Ao escolher um deles, é preciso pensar em qual se encaixa melhor no funcionamento e nas outras ferramentas já utilizadas pelo RH. Além disso, considere qual garantirá maior clareza e facilidade na comunicação entre todos os colaboradores, além de ser mais fácil de consultar e atualizar.
Padrão textural e visual
Comentamos anteriormente sobre a importância de manter uma consistência nos elementos utilizados para o fluxograma de RH, mas é necessário frisar esse ponto novamente. Tanto na parte visual quanto textual, é essencial que todos sigam as mesmas orientações.
Se necessário, você pode adicionar legendas que sinalizem o significado de cada item, para que até mesmo uma pessoa que não conhece os fluxogramas da empresa possa compreender. Dessa forma, será mais fácil até mesmo para aqueles que ainda estão em processo de onboarding.
Mantenha seu fluxograma de processos sempre atualizado
Lembre-se que o fluxograma de processos não é uma ferramenta imutável. Pelo contrário, ela pode e deve ser sempre atualizada! Principalmente em duas situações: quando houver atualizações ou mudanças nos processos e quando for identificado problemas, gargalos e oportunidades de melhora.
O acompanhamento e revisão do fluxograma de RH é primordial para obter todo o seu potencial. Além disso, ele deve ser enviado a todas as partes, que podem contribuir com feedbacks positivos e negativos, dando sugestões de como melhorar as etapas já existentes.
Para que a empresa continue a crescer e aumentar seus resultados é necessário ter a mente aberta para continuar evoluindo continuamente! Algo que começa no RH e passa por seus fluxogramas de processos.
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E aí, o que achou do artigo? Esperamos ter esclarecido todas as dúvidas sobre o fluxograma de RH e como utilizá-lo na sua empresa. Nos conte nas redes sociais como está sendo esse processo! E aproveite para nos seguir, e ficar sempre bem informado.
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