Admissão digital e a desburocratização do RH

Admissão digital e a desburocratização do RH

Você já ouviu falar em admissão digital auxiliando na desburocratização do RH? Com a constante evolução da tecnologia, todos os dias surgem novas soluções, não só para as pessoas físicas, mas para as empresas também.

Inclusive, como bem sabemos, o setor de Recursos Humanos possui diversas funções operacionais que podem acabar tomando muito tempo do departamento e é justamente por isso que todo recurso tecnológico que facilite o dia a dia do setor é super bem vindo em qualquer empresa!

Seguindo esse pensamento, surgiu a admissão digital, poupando um bom tempo de trabalho operacional para que o setor de Recursos Humanos possa focar na parte mais estratégica e cuidar do que realmente importa: as pessoas que trabalham na organização.

O processo de admissão digital

O processo de admissão digital é mais uma das invenções que foram criadas para otimizar o tempo e economizar dinheiro nas empresas. Voltada para o setor de Recursos Humanos, essa solução inovadora substitui todo o processo burocratizado de admissão que estamos acostumados a lidar.

Antes da chegada da tecnologia, o que víamos no RH eram pilhas e mais pilhas de papéis e documentos, os novos colaboradores visitando a empresa para levar as documentações, o setor de RH digitalizando e arquivando cada uma delas e depois, precisando conferir. Ah, e caso faltasse algo, era preciso solicitar para o contratado novamente, esperar que ele fosse até a empresa de novo e assim por diante.

Depois disso tudo, ainda era preciso passar em detalhes o que foi feito, os dados e quais eram os próximos passos para o setor responsável. Tudo isso realmente pode tomar muito tempo, não é mesmo? Além do tempo, ao manter esse processo antigo, tudo fica muito passível de erros, o armazenamento de tantos papéis fica difícil e até a experiência do novo colaborador é impactada.

Felizmente, com a admissão digital, nada disso é necessário. O processo de admissão se torna funcional, rápido e organizado, já que tudo acontece em um só sistema que pode ser usado na palma da sua mão e o mais importante: ajuda a empresa a cumprir a lei!

Mais a frente iremos explicar como é que esse novo processo funciona na prática, mas antes entenda os benefícios de implementá-lo.

Por que implementar a admissão digital?

O processo de admissão nas empresas é um dos mais importantes e também, um dos mais recorrentes no setor de Recursos Humanos. Só por conta disso, é evidente o quanto ele merece uma atenção especial.

Sendo assim, nada mais justo do que otimizar o processo com a admissão digital. Afinal, com o avanço da tecnologia, a tendência é que cada vez mais as empresas avancem junto com ela. Além disso, ao implementar o conceito de RH online, alguns benefícios são observados. Veja a seguir:

  • Diminui a quantidade de papéis que seriam organizados um a um para depois serem arquivados;
  • Economiza tempo de trabalho operacional do setor de Recursos Humanos;
  • Permite que o RH seja mais analítico e estratégico em vez de operacional;
  • Economiza tempo e consequentemente, dinheiro da empresa;
  • Melhora a imagem da empresa tanto interna quanto externamente;
  • Melhora a experiência dos novos colaboradores que passam pelo processo de admissão;
  • Contribui para a cultura da empresa e para o clima organizacional;
  • Melhora o relacionamento entre empresa e funcionários.

Resumindo: a admissão digital influencia não só no processo de admissão em si, mas gera impacto em toda a empresa, principalmente por permitir que o setor de Recursos Humanos tenha tempo e disposição para cuidar do bem estar do ambiente organizacional, melhorando a qualidade de vida dos colaboradores e aumentando a produtividade.

Como funciona na prática?

O processo de admissão digital na prática, funciona de maneira muito simples. Antes de mais nada é preciso que a empresa pesquise entre as soluções, qual é o melhor software de admissão do mercado. Para chegar à essa conclusão, basta identificar qual atende, de maneira completa, as necessidades da empresa.

Embora existam diversos softwares de admissão digital, a proposta de todos eles é facilitar o processo de admissão de funcionários. Portanto, o que a maioria deles fazem na prática é a solicitação recebimento e armazenamento de documentos admissionais por meio de aplicativo ou web.

Então, basicamente um software de admissão digital, na prática, permite que cada etapa do processo de admissão seja feita de forma simplificada e econômica. Isso porque o colaborador que está sendo contratado tem acesso ao software, sendo esse o meio de comunicação entre o RH e o novo funcionário.

No sistema Lugarh a admissão digital acontece em apenas três etapas! Veja como funciona:

  1. Pedido de documento: pelo sistema, você faz o pedido dos documentos do novo funcionário de forma fácil, rápida e descomplicada.
  2. Recebimento dos documentos: no Lugarh os documentos são digitalizados diretamente pelo colaborador admitido por meio do aplicativo e o RH recebe em tempo real. Além disso, já é qualificado com o e-social e integrado com a folha de pagamento.
  3. Pronto! Contratação feita: depois de receber os documentos, é só conferir e o processo já está feito do início ao fim! Fácil e rápido.

LGPD: a nova lei de proteção de dados e seu impacto na admissão digital

Todo o processo de contratação dos funcionários envolve grande quantidade de informações, desde CPF a informações mais sensíveis, como os dados dos dependentes menores de idade.

Ao passo que a Lei Geral de Proteção de Dados já está em vigor, o RH precisa tomar mais cuidado com o tratamento dessas informações. Por isso, será necessária uma revisão nos dados pessoais solicitados e como eles são armazenados. Alguns pontos que precisam de revisão:

  • Contratos de trabalho, de fornecedores, clientes e parceiros;
  • Políticas de privacidade e de governança da informação;
  • Regimento Interno e as Políticas de Benefício;
  • Códigos de Éticas e Conduta;
  • Gestão dos documentos;
  • Obtenção do consentimento quando for necessário.

Assim, o processo de contratação online precisará de ter uma boa gestão de documentos digitais para garantir organização, economia, segurança e adequação a legislação.

Ademais, ao contratar um serviço de admissão digital verifique as medidas que a empresa possui para a proteção de dados da sua empresa e colaboradores.

Quer saber mais sobre a LGPD e sua relação com o RH? Então, não deixe de ler nosso artigo Tudo Sobre LGPD: guia completo sobre o tema!

Fortalecendo a imagem empregadora da empresa

Uma das responsabilidades do RH é posicionar o negócio como uma das melhores empresas para se trabalhar. Afinal, é dessa forma que será possível atrair os profissionais mais capacitados do mercado.

Agora imagine dois casos:

O primeiro, para você ser contratado, tem que ir na empresa (perdendo tempo e dinheiro no transporte até o escritório), levar um monte de documentos e declarações e ficar assinando um monte de coisa. Isso se não precisar voltar para casa para pegar um documento que esqueceu. Ou seja, nessa brincadeira um dia inteiro foi jogado fora.

Nada motivador, não é?

Agora, no segundo caso, imagine você está sendo contratado e a empresa diz: “você pode enviar todos os documentos para gente pelo aplicativo! Rapidinho a gente já finaliza sua contratação e te enviamos o kit de boas-vindas”. Muito mais agradável, rápido e você já percebe que a empresa tem um ambiente diferenciado.

Portanto, a admissão digital é um processo fundamental para uma boa experiência do funcionário, ou employee experience. Ao passo que podemos destacar os seguintes benefícios:

  • Fortalecimento dos valores da empresa;
  • Participação ativa no processo de admissão;
  • Demonstra que a empresa valoriza o tempo e esforço do trabalhador;
  • Faz a empresa ser mais desejável pelos melhores profissionais no mercado;
  • Primeira impressão do colaborador será positiva, o que pode impactar na sua motivação.

Além disso, para criar um bom processo de Onboarding é essencial para completar a contratação de novos colaboradores. Para te ajudar nessa etapa, temos um eBook gratuito para você saber tudo sobre o Onboarding. Clique aqui para baixar seu eBook agora!

Conheça o Lugarh!

O Lugarh é um software de admissão digital que otimiza o processo de admissão e tem como objetivo facilitar a vida do departamento de RH para que os profissionais do setor tenham tempo para focar em ações que realmente fazem a diferença na organização.

Além de simplificar todo o processo com a admissão digital, o Lugarh também faz mais pelos Recursos Humanos:

  • Qualificação automática no e-Social, deixando a empresa regularizada com o governo;
  • Time reserva que qualifica os profissionais pelas hard skills para a promoção e substituição de funcionários;
  • Integração com folha de pagamento, contabilidade e sistema de ponto que mantém todas as informações em um só lugar;
  • Armazenamento de dados na nuvem, os mantendo 100% seguros e organizados;
  • Espaço no App MeuLugar para que os colaboradores enviem documentos e mantenham a comunicação com o RH;
  • Benefícios e descontos exclusivos para os colaboradores admitidos pelo Lugarh;
  • Dashboard completo com todos os dados pessoais e profissionais importantes dos funcionários.

Ah, lembra da importância do sistema alinhado com as exigências da LGPD? O sistema Lugarh antes mesmo da legislação já tinha medidas de proteção. Para conhecer mais acesse a página sobre Nosso Compromisso com a LGPD.

Conheça melhor o software de admissão digital Lugarh no site: https://lugarh.com.br

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