Fazer o armazenamento de documentos dos colaboradores é algo fundamental para as empresas. Além de obrigatório, é vantajoso para a empresa e para os colaboradores.
Mas como é a forma correta de armazenar esses documentos de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados? É exatamente isso que vamos responder neste artigo. Confira!
O que é LGPD?
A Lei Geral de Proteção de Dados pessoais ou LGPD estabelece regras sobre coleta, armazenamento, tratamento e compartilhamento de dados pessoais, impondo mais proteção e penalidades para seu não cumprimento.
Ou seja, é uma lei criada com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural.
Art. 3º Esta Lei aplica-se a qualquer operação de tratamento realizada por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, independentemente do meio, do país de sua sede ou do país onde estejam localizados os dados, desde que:
I – a operação de tratamento seja realizada no território nacional;
II – a atividade de tratamento tenha por objetivo a oferta ou o fornecimento de bens ou serviços ou o tratamento de dados de indivíduos localizados no território nacional; ou
III – os dados pessoais objeto do tratamento tenham sido coletados no território nacional.
Como podemos observar ao ler o artigo 3º da LGPD, ela se aplica ao tratamento de dados realizados por pessoa natural ou jurídica de direito público ou privado que acontece em território brasileiro.
Isso significa que ao armazenar documentos de colaboradores, a empresa precisa se adequar à nova lei.
Como adaptar o armazenamento de documentos dos colaboradores?
O primeiro passo para adaptar o armazenamento correto dos documentos os colaboradores de uma empresa é mapear detalhadamente quais são os dados tratados pela empresa, qual o ciclo de vida de cada um deles, o motivo pelo qual os dados são tratados etc.
Em resumo, é preciso entender:
- Quais são os dados e documentos armazenados atualmente na empresa;
- Entre eles, quais devem ser legalmente mantidos para atendimento do eSocial, por exemplo;
- Quais são os dados essenciais para o desenvolvimento da atividade laboral;
- Por quanto tempo será necessário manter esses dados armazenados;
- Como os dados e documentos são armazenados;
- Quais dados e quais documentos podem ser descartados e quando;
- Quais são os documentos e dados dependem de autorização do colaborador titular para armazenamento e tratamento.
Depois de mapear tudo sobre o armazenamento de documentos, é hora de começar a adaptar à Lei. Para isso, é imprescindível conhecer a lei e entender como fazer a gestão de documentos. Você pode saber mais conferindo nosso post:
