Fazer admissão de funcionários, apesar de ser um processo muito burocrático nas empresas, é também um dos mais importantes a serem feitos.
Por ser um processo tão essencial, pode gerar uma grande dor de cabeça se a admissão não for feita corretamente. Então, para evitar qualquer tipo de problema como processos trabalhistas por exemplo, você deve se atentar a todas as etapas desde a seleção até a análise de documentações e dos exames admissionais, conforme propõe a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho).
Sabendo disso, preparamos esse artigo com um passo a passo completo para você nunca mais errar na hora de fazer a admissão dos funcionários!
A importância da admissão de funcionários feito corretamente
A admissão é o primeiro contato do novo colaborador com a empresa. Assim, é fundamental que esse processo cause boas impressões, pois isso ajuda no engajamento e satisfação dos novos profissionais. Dessa forma, reduz o turnover e aumenta a retenção de talento.
Além disso, fazendo todos os processos corretamente evita problemas com leis trabalhistas, multas e custos adicionais por erros de registro.
Recrutamento e seleção de funcionários
Tão importante quanto acertar no processo de admissão, é acertar no processo de recrutamento e seleção. Acertando aqui, você garante que a pessoa que você está admitindo realmente faz parte do perfil que a empresa busca, e evita turnovers desnecessários na empresa.
O primeiro passo é fazer uma descrição de vaga certeira, adicionando todas as características profissionais e de personalidade necessárias para a vaga. Depois disso escolha bem os canais de divulgação. Tais canais podem depender do tipo do cargo e do nível de proficiência requerido para a vaga.
Na hora da seleção se atente bem à triagem dos currículos, à escolha das perguntas que vão para a entrevista e aos testes de competência que você pode querer vir a aplicar.
Existem plataformas que contam com os maiores bancos de talentos e currículos para facilitar esse processo nas empresas.
Planejamento dos Benefícios ofertados
Antes de iniciarmos a admissão de funcionários é importante definir quais os benefícios serão ofertados. Assim, esse procedimento irá definir alguns documentos a mais que terão de ser preenchidos.
Dessa forma, defina se a empresa tem condições para ofertar benefícios, como:
- Plano de saúde e odontológico;
- Parceria com academias;
- Vale-alimentação (caso a empresa não tenha alimentação no escritório);
- Programa de incentivo ao conhecimento e desenvolvimento;
- Flexibilidade de horários; etc.
Quanto ao vale-transporte será necessário questionar o funcionário fará uso. Assim, ainda na admissão a empresa já saiba a rota completa e o gasto diário de cada funcionário para calcular os crédito no cartão.
Também é o momento de fazer o orçamento, buscando negociar preços e escolher os planos que serão contratados. Tudo isso precisa ser analisado conforme necessidade e orçamento disponível da empresa.
Passo a Passo da admissão de funcionários
Depois de selecionar o funcionário perfeito para sua vaga, é hora de começar o processo de admissão. Como prometido vamos passar os detalhes de cada etapa para você nunca mais errar:
Exame admissional
Escolhido o candidato será necessário pedir o exame médico admissional. Esse processo serve para garantir a saúde do profissional, certificando que está apto para o trabalho.
Ademais, esse exame é pago pela própria empresa e deve ser feito sempre que um novo colaborador for contratado. Em casos de motoristas, exame toxicológico também deverá ser realizado.
O exame admissional é obrigatório, conforme determina o artigo 168 da CLT. Empresas que não cumprem com esse requisitos podem ser penalizadas. Além da obrigação, o exame médico protege a empresa de:
- Contratar funcionário que não consiga desempenhar sua função por questões de saúde;
- Processos trabalhistas que sejam sobre saúde ocupacional. Por exemplo, o exame poderá comprovar que a complicação existia antes do desempenho da função.
Análise de documentação
É aqui que começa a parte mais burocrática do processo: é hora de formalizar a admissão do colaborador.
Para começar, a empresa deve solicitar os documentos admissionais que são exigidos na Lei Trabalhista. Os documentos são:
- Original e cópia da Carteira de Trabalho e Previdência Social;
- Cópia do RG e do CPF;
- Título de eleitor (para maiores de 18 anos);
- Comprovante de residência
- Inscrição no PIS/ Pasep;
- Cópia do comprovante de escolaridade;
- Registro profissional para as profissões que exigem, como o CRM para médicos ou OAB para advogados;
- Certidão de nascimento para futuros colaboradores solteiros;
- Certidão de casamento para os casos em que o colaborador é casado;
- Certificado de reservista para homens entre 18 e 45 anos;
- Atestado de Saúde Ocupacional (emitido após os exames admissionais);
- Cópia da certidão de nascimento dos filhos até 21 anos (caso tenha);
- Carteira de vacinação dos filhos menores que 7 anos e comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de sete anos (para salário-família);
- Fotos 3×4;
- CNH se for necessário para vaga.
É importante se atentar ao prazo para devolução dos documentos do colaborador que está em processo de admissão. Conforme a Lei nº 5.553, o prazo é de 5 dias. Mas para a carteira de trabalho o prazo é de apenas 48 horas de acordo com o artigo 29 da CLT.
Outro ponto importante de ser destacado é variabilidade dos exames admissionais. Por exemplo, empresas em que os funcionários se expõem muito a determinados níveis de sons, é comum solicitarem exames de audição.
Registro do funcionário
Com a etapa de análise dos documentos no processo de admissão completa, o segundo passo é fazer o registro do novo funcionário. Esse registro é tanto na carteira de trabalho quanto o registro eletrônico, ficha ou livro.
Importante notar que no registro eletrônico do eSocial é preciso fazer a qualificação do funcionário. Além disso, o registro da contratação deve acontecer antes do início da prestação de serviço. Contudo, se a empresa não tiver todas as informações é possível fazer o registro preliminar do funcionário.
Algumas informações que devem estar presentes no registro são: cargo, salário, local e horário de trabalho, entre outras informações referentes ao trabalho em questão.
O mais importante nessa etapa é não se esquecer de registrar nenhuma informação e também, tomar cuidado para não registrar informações erradas. Qualquer deslize pode prejudicar a empresa e o colaborador no futuro.
Para isso, verifique se o novo funcionário já possui o número PIS (Programa de Integração Social). Caso ele não tenha, será necessário criar um para ele e registrar em uma agência da Caixa Econômica Federal. Depois, é só registrar a admissão do funcionário no CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) para garantir a ele todos os direitos trabalhistas.
Contrato trabalhista
Como qualquer outro contrato, o contrato de trabalho no processo de admissão, serve para formalizar todo o processo. É o famoso “preto no branco”, e é exatamente por isso que a empresa não pode deixar passar nada nesse momento.
As cláusulas do contrato devem abranger tudo o que foi combinado com o novo funcionário, como por exemplo os benefícios, o tempo de experiência ou o tempo de trabalho, a quantidade de horas trabalhadas, os termos de confidencialidade, e tudo mais que for importante garantir neste momento.
Os tipos de contratos de trabalho e admissão existentes são os contratos por tempo determinado, os contratos por tempo indeterminado, contratos de trabalho temporário, contratos de trabalho eventual e contratos de estágio.
Nesse sentido, é importante que o tipo de contrato seja corretamente escolhido para não haver complicações e custos maiores. Como em confundir contrato de estágio com o contrato de experiência.
O artigo que define de fato o que é um contrato de trabalho, é o artigo 442 da Consolidação das Leis do Trabalho.
Sistema para admissão funcionários online
Como garantimos que esse passo a passo serviria para que não houvesse mais erros na hora da admissão de funcionários, não podemos deixar de falar sobre os sistemas de Admissão Online!
Existem sistemas como o Lugarh, que eliminam boa parte de toda a burocracia e trabalho operacional extra que o processo de admissão convencional exige.
Ao contratar uma plataforma como essa, a empresa economiza tempo, já que o sistema analisa os dados de todos os documentos que são enviados de forma digital pelo próprio colaborador.
Ou seja, além de ficar responsável pelo “trabalho chato” que o RH costuma fazer em cada admissão, o sistema não deixa esquecer nenhuma etapa. Além de, é claro, evitar problemas com armazenagem dos documentos, já que todos eles ficam registrados na nuvem, dentro da própria plataforma.
Outro ponto que um software de admissão digital garante é a segurança em relação às leis trabalhistas, evitando que a empresa seja surpreendida com processos trabalhistas.
O processo de Onboarding
Por fim, feito todo o processo de admissão de funcionário é hora de integrar os novos membros ao time!
Dessa forma, o Onboarding é o processo de inserir o novo funcionário na cultura, práticas internas e na sua nova rotina. Assim, estamos falando de:
- Mostrar o escritório e onde fica as coisas (como armários e copa);
- Apresentar seus colegas e pessoas que ele possa vir precisar falar, como gerentes;
- Explicar os equipamentos que ele usará; e
- Configurar seus acessos e passar essas informações.
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