Como fazer admissão de funcionários na carteira digital?

Como fazer admissão de funcionários na carteira digital?

A carteira de trabalho digital vai substituir a conhecida carteira impressa. Ou seja, ao invés de anotar os eventos trabalhistas no papel, todas as informações serão inseridas no sistema eSocial, podendo ser consultadas pelo colaborador por meio do site do Ministério da Economia. Preparamos um conteúdo completo para te ajudar a registrar seus funcionários.

Nós precisamos sempre acompanhar os avanços da tecnologia e um deles chegou até a conhecida carteira de trabalho. Para fazer a admissão dos seus funcionários com carteira digital, é preciso estar registrado no eSocial e ter em mãos o Cadastro de Pessoa Física (CPF) de cada colaborador da empresa.

• Quais são as vantagens da admissão digital?

O processo é muito simples, mas é preciso prestar atenção em alguns pontos. Se essa é a sua primeira vez registrando seus novos contratados na carteira digital, é preciso ficar atento às informações que precisam ser preenchidas e em como orientar seus funcionários neste período de transição.

Desde fevereiro de 2020, a carteira de trabalho impressa parou de ser emitida e foi substituída, exclusivamente, pela carteira de trabalho digital.

Com essa mudança, o Ministério da Economia busca desburocratizar o serviço público. Por isso, tanto empregado quanto empregador devem se adaptar à nova maneira de admitir, registrar e consultar as informações da carteira de trabalho. A carteira digital está disponível via web e aplicativo.

• Leis trabalhistas para RH: tudo o que você precisa saber

Como fazer admissão com carteira digital?

O primeiro passo para admitir seu funcionário em carteira digital é realizar o cadastro no eSocial, dessa forma você faz a migração da carteira de trabalho física para a digital. O prazo para essa mudança já passou, por isso, será necessário pagar uma multa para regularizar a situação.

O eSocial, “Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas”, foi criado com o objetivo de facilitar o envio das informações dos empregados brasileiros ao governo.

Depois de fazer o cadastro, é preciso reunir o CPF de todos os funcionários, tanto dos novos contratados quanto dos colaboradores que entraram na empresa antes do momento da mudança para a carteira de trabalho digital.

Descrevemos os passos da admissão para você:

Passo 1: Acesse o portal do Ministério da Economia.

Passo 2: Faça login na sua conta utilizando suas credenciais.

Passo 3: Procure a opção de admissão ou registro de funcionários.

Passo 4: Preencha os dados necessários do novo colaborador, como nome completo, CPF, data de nascimento, número de identidade, entre outros.

Passo 5: Informe também a data de admissão, cargo, salário e jornada de trabalho.

Passo 6: Certifique-se de que todas as informações estejam corretas e atualizadas.

Passo 7: Após preencher todos os campos, envie os dados para o sistema eSocial.

Passo 8: Aguarde a confirmação de registro do novo funcionário.

Passo 9: O colaborador poderá acessar sua própria carteira de trabalho digital para verificar os detalhes da admissão, como data, cargo, salário, entre outros.

Lembre-se de que é importante seguir todas as orientações e regulamentações trabalhistas. Caso tenha dúvidas ou dificuldades, você pode entrar em contato com o suporte técnico do Ministério da Economia.

Como registrar funcionário com carteira digital?

Depois de fazer o cadastro no eSocial e ter o número do CPF de todos os novos funcionários, insira-os na plataforma em até cinco dias úteis contados depois da admissão do profissional.

Os demais funcionários da empresa devem ser registrados na plataforma de acordo com a disponibilidade da equipe responsável, normalmente o setor de Recursos Humanos. Mas lembre-se, faça essa transição ser uma prioridade para a sua empresa, pois quanto mais cedo você estiver dentro das novas regulamentações trabalhistas, melhor.

Após o registro, todas as informações relacionadas à carteira de trabalho do funcionário devem ser registradas eletronicamente. Ou seja, isso inclui eventos como alteração salarial, férias e desligamento, que devem ser informados por meio do eSocial.

O prazo para preenchimento dessas informações pelo empregador é até o dia 15 do mês subsequente ao da ocorrência da maioria dos eventos trabalhistas. O cenário muda apenas quando o funcionário é desligado, pois a empresa tem até 10 dias para sinalizar o ocorrido no site.

Prazos importantes para a CTPS digital

Para você ficar por dentro dos prazos, separamos algumas datas importantes instituídas pela Portaria nº 1.195/2019, que regulamentariza o registro de empregados e anotações na CTPS digital:

• Até o dia anterior ao início das atividades do trabalhador, é preciso anotar na CTPS digital: o número no Cadastro de Pessoa Física – CPF; data de nascimento; data de admissão; matrícula do empregado; categoria do trabalhador; natureza da atividade (urbano/rural); código da Classificação Brasileira de Ocupações – CBO; valor do salário contratual; e tipo de contrato de trabalho em relação ao seu prazo, com a indicação do término quando se tratar de contrato por prazo determinado.
• Até o dia 15 do mês seguinte ao mês em que o empregado foi admitido: nome completo, sexo, grau de instrução, endereço e nacionalidade; descrição do cargo e/ou função; descrição do salário variável, quando for o caso; nome e dados cadastrais dos dependentes; horário de trabalho ou informação de enquadramento no art. 62 da CLT; local de trabalho e identificação do estabelecimento/empresa onde ocorre a prestação de serviço; informação de empregado com deficiência ou reabilitado, devidamente constatado em exame médico, assim como se está sendo computado na cota de pessoa com deficiência; indicação do empregador para o qual a contratação de aprendiz por entidade sem fins lucrativos está sendo computada no cumprimento da respectiva cota identificação do alvará judicial em caso de contratação de trabalhadores com idade inferior à legalmente permitida; data de opção do empregado pelo Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS, nos casos de admissão anterior a 1º de outubro de 2015 para empregados domésticos ou anterior a 5 de outubro de 1988 para os demais empregados; e informação relativa a registro sob ação fiscal ou por força de decisão judicial, quando for o caso.
• Até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência: quando houver, alterações cadastrais e contratuais; gozo de férias; afastamento por acidente ou doença relacionada ao trabalho, com duração não superior a 15 dias; afastamentos temporários; dados de desligamento cujo motivo não gera direito ao saque do FGTS; informações relativas ao monitoramento da saúde do trabalhador; informações relativas às condições ambientais de trabalho; transferência de empregados entre empresas do mesmo grupo econômico, consórcio, ou por motivo de sucessão, fusão, incorporação ou cisão de empresas; e reintegração ao emprego.
• Informar no 16º dia do afastamento: por acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com duração superior a 15 dias; e por acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com qualquer duração, que ocorrerem dentro do prazo de 60 dias pela mesma doença e tiverem em sua totalidade duração superior a 15 dias.
• Informar de imediato: o acidente de trabalho ou doença profissional que resulte morte; e afastamento por acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com qualquer duração, quando ocorrer dentro do prazo de 60 dias do retorno de afastamento anterior pela mesma doença, que tenha gerado recebimento de auxílio-doença.
• Até o primeiro dia útil seguinte ao da sua ocorrência: o acidente de trabalho que não resulte em morte, ou doença profissional.
• Até o 10º dia seguinte ao da sua ocorrência: os dados de desligamento cujo motivo gera direito a saque do FGTS.
• Saiba como fazer o processo de desligamento passo a passo

Como preencher os campos da CTPS digital?

Para preencher os campos da CTPS digital, preste atenção nas informações requisitadas e confira os dados.

• Número da carteira de trabalho: Inclua os sete primeiros dígitos do CPF do colaborador;

• Série da carteira de trabalho: Informe os quatro últimos dígitos do CPF do trabalhador;
• UF da carteira de trabalho: Inclua a Unidade de Federação do colaborador ou da empresa;
• No campo “Data de Emissão” da CTPS coloque a data do dia do atendimento;
• Caso os funcionários possuam CTPS física, os campos acima deverão ser preenchidos com os dados da Carteira física do trabalhador.

Quais as vantagens da carteira de trabalho digital?

A carteira de trabalho digital traz muitas vantagens com relação à carteira de trabalho física. Confira algumas delas:

Acessibilidade

A carteira digital é facilmente acessada a qualquer momento por dispositivos eletrônicos, como smartphones, tablets ou computadores conectados à internet.

Agilidade

O processo de registro e atualização de informações na carteira digital é mais rápido e eficiente, pois dispensa a necessidade de preenchimento manual e entrega de documentos físicos.

Segurança

A carteira digital oferece maior segurança aos dados do trabalhador, pois evita perdas, extravios ou falsificações. As informações são armazenadas digitalmente, com proteção e criptografia.

Acesso remoto

Tanto o empregador quanto o empregado podem acessar a carteira de trabalho digital de qualquer lugar. Isso ajuda em consultas, atualizações e verificação de informações.

Facilidade de consulta

É possível visualizar e verificar rapidamente as informações trabalhistas na carteira de trabalho digital, como contratos de trabalho, salários e histórico de empregos anteriores. Isso agiliza processos de contratação e checagem de informações.

Integração com outros sistemas

A carteira digital pode ser integrada com outros sistemas, como o eSocial. Esse processo ajuda no compartilhamento e na sincronização de informações trabalhistas.

Como orientar os colaboradores nesse período de transição?

O registro da carteira de trabalho digital é feito pelo sistema eSocial, mas o acesso dos empregados é feito por um site ou aplicativo disponibilizado pelo Ministério da Economia. É por meio dele que o colaborador tem acesso a todas as informações da sua carteira de trabalho.

Se o trabalhador já tem cadastro no sistema acesso.gov.br, ele pode acessar o site com os mesmos dados de login e senha. Se não, ele deve criar seu cadastro na página do Ministério da Economia.

O acesso do colaborador é rápido e simples:

1. Basta acessar o site.
2. Clicar em “Quero me cadastrar”.
3. Preencher o formulário com seus dados pessoais.
4. Selecionar o “não sou um robô”, “aceito os termos e condições” e “continuar”.
5. E pronto. É só acessar a carteira de trabalho digital e conferir os registros do emprego atual e outros contratos da vida laboral.

Agora você já sabe como registrar funcionários com carteira digital e como ajudá-los a acessá-la, seja pelo computador ou celular.

Gostou do artigo? Esperamos que você tenha entendido mais sobre a carteira de trabalho digital e a admissão por meio dela. Caso tenha ficado com alguma dúvida, entre em contato com a gente pelas redes sociais.

Lembre-se também de nos seguir nos nossos perfis e assinar nossa Newsletter! Sempre enviamos dicas e informações valiosas.

Até o próximo artigo! 💙