Quem trabalha no setor de Recursos Humanos sabe o quanto o processo de admissão pode ser burocrático e cheio de detalhes que não se pode deixar passar. Os documentos admissionais é um deles e é sobre eles que vamos falar nesse post!
Os documentos de admissão são importantes para formalizar o contrato de trabalho, fazer o registro do colaborador no e-social e para manter a empresa dentro lei, afinal, eles são exigidos pela Lei Trabalhista.
Confira neste artigo, as etapas do processo de admissão, o checklist de documentos admissionais e descubra uma forma de facilitar e desburocratizar todo esse processo!
Quais são as etapas da admissão?
Antes de passarmos o checklist de documentos admissionais aqui, é importante relembrar todas as etapas do processo de admissão de um colaborador.
Em primeiro lugar, antes de pensar em acertar a admissão em si, é preciso se assegurar de que o processo de recrutamento e seleção também está adequado. Afinal, caso não esteja, é bem possível que o colaborador contratado não atenda às expectativas da empresa ou até mesmo, não se encaixe na cultura da organização.
Portanto, o primeiro passo do processo é analisar como são feitos o recrutamento e a seleção, identificar as possíveis melhorias e otimizações a serem feitas e, por fim, reestruturá-los conforme a necessidade da empresa.
Depois de ter um processo de recrutamento e seleção adequado, e escolher o melhor funcionário para o cargo, é hora de formalizar a admissão dele. Para isso será preciso, antes de mais nada, solicitar todos os documentos admissionais obrigatórios por lei. Mais a frente iremos detalhar quais são esses documentos.
Contudo, é importante se atentar ao prazo para a devolução desses documentos, que, conforme a Lei nº 5.553, é de 5 dias no máximo. Tal prazo não diz respeito à carteira de trabalho, pois, para ela, o prazo é de apenas 48 horas.
É importante lembrar também, que, como um dos documentos admissionais é o Atestado de Saúde Ocupacional, é preciso solicitar esse exame ao novo funcionário de acordo com as necessidades e peculiaridades da empresa, já que ele é um exame variável pelo cargo.
Depois de finalizar a etapa de solicitação, recebimento e devolução dos documentos admissionais, é preciso fazer o registro do novo colaborador. Sendo assim, é preciso fazer o registro na CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social) e no registro eletrônico, ficha ou livro.
As informações que devem estar presentes nesse registro são:
- Os dados do empregador;
- Os dados do colaborador;
- A data de admissão;
- O valor do salário;
- Os detalhes sobre a contribuição sindical e benefícios;
- Outras observações que forem necessárias.
Por fim, depois de ter entregue os documentos admissionais ao colaborador e completado o registro dele, é preciso formalizar o contrato de trabalho.
No decorrer das cláusulas do contrato é preciso explanar tudo o que foi combinado com o novo funcionário. Por exemplo, os benefícios, o salário, a carga horária de trabalho, o tempo de experiência, o tempo de trabalho, os termos de confidencialidade, entre outros termos acordados.
Para ter todas as informações a respeito do contrato de trabalho, é preciso verificar os artigos da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). O artigo específico que trata a definição do contrato é o artigo 442 da Consolidação.
Quais são os documentos admissionais necessários no processo?
Agora que você já relembrou de todas as etapas do processo de admissão, vamos ao prometido Checklist de documentos admissionais.
Sendo assim, os documentos que, por lei, devem ser solicitados no processo de admissão de um colaborador são:
- Original e cópia da Carteira de Trabalho e Previdência Social;
- Cópia do RG e do CPF;
- Título de eleitor (para maiores de 18 anos);
- Comprovante de residência
- Inscrição no PIS/ Pasep;
- Cópio do comprovante de escolaridade;
- Registro profissional para as profissões que exigem, como o CRM para médicos ou OAB para advogados;
- Certidão de nascimento para futuros colaboradores solteiros;
- Certidão de casamento para os casos em que o colaborador é casado;
- Certificado de reservista para homens entre 18 e 45 anos;
- Atestado de Saúde Ocupacional (emitido após os exames admissionais);
- Cópia da certidão de nascimento dos filhos até 21 anos (caso tenha);
- Carteira de vacinação dos filhos menores que 7 anos e comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de sete anos (para salário-família);
- Fotos 3×4;
- CNH se for necessário para vaga.
Lembrando que, conforme mencionamos antes, é preciso se atentar aos prazos de devolução dos documentos admissionais e também, à variabilidade dos exames admissionais de acordo com as funções exercidas em cada cargo.
Como facilitar esse processo?
Tradicionalmente, o processo de admissão é demorado e contém erros, principalmente por conta dos documentos admissionais. Isso porque o responsável pelo setor de RH pode deixar de solicitar algum documento, ou até mesmo cadastrá-los erroneamente. Por outro lado, o contratado também pode se esquecer de entregar um documento ou outro.
Pensando nisso, para evitar erros e acabar com a burocratização do processo de admissão, sistemas online de admissão de funcionários foram criados.
O Lugarh é o um exemplo desses sistemas. Por meio dele, é possível realizar toda a admissão de colaboradores de forma digital, prática e rápida. Isto é, desde o momento em que o setor de Recursos Humanos solicita os documentos até o final.
Para isso, os documentos são solicitados por meio da plataforma, o contratado envia todos os documentos admissionais digitalizados e o RH recebe tudo em tempo real. Ou seja, não há chances de erros ou esquecimentos.
Além disso, caso a empresa utilize o eSocial, depois de finalizado o contrato, os dados dos colaboradores são informados automaticamente, deixando a organização regularizada com o governo sem esquentar a cabeça.
Sistemas como o Lugarh auxiliam não só o processo de admissão, mas também os processos de promoção de funcionários e de contabilidade. Afinal, ele possibilita a integração com o sistema de ponto, folha de pagamento e contabilidade, permitindo que tudo seja gerenciado em um só lugar.
Enfim, são sistemas como esse, que mantém o RH online e completamente digital, dando a chance de tornar o setor cada vez mais estratégico!
