A gestão de férias é mais do que apenas calcular pagamentos e prazos. É um processo estratégico, essencial para evitar processos trabalhistas e que pode afetar nos índices de produtividade e engajamento do negócio. Com isso, se torna uma das principais responsabilidades dos setores de DP e RH, assim como dos gestores de cada equipe.
Para conseguir traçar uma gestão de férias eficiente é preciso organização, ferramentas e comunicação clara. Sua complexidade e relevância podem trazer dificuldades para os setores de DP e RH, especialmente no planejamento.
Para eliminar esses obstáculos preparamos esse artigo, um conteúdo completo sobre como realizar um planejamento eficiente e evitar erros em sua gestão de férias. Confira!
O que é a gestão de férias?
De forma simples, a gestão de férias é a organização e o controle sistemático dos períodos de férias dos colaboradores. Ela deve ser feita para evitar consequências negativas ao negócio, como a sobrecarga de colegas de equipe durante o período de ausência ou perda de prazos.
Através da gestão de férias é possível ter uma visão clara sobre quais colaboradores estão em seus dias de descanso, quais já desfrutaram do benefício e quais estão próximos ao vencimento. Algo importante, já que as férias remuneradas está presente na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) como um direito obrigatório ao trabalhador, e que gera graves problemas as empresas quando não é respeitado.
O que a CLT diz sobre as férias?
Segundo o Capítulo IV da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), decreto nº 1.535 de 15 de abril de 1977, todos os trabalhadores sob o regime CLT possuem direito a até 30 dias de descanso remunerados pelo empregador. Esse período pode ser fracionado em até três partes, sendo que o primeiro não pode ser inferior a 14 dias e o restante não deve ser inferior a 5 dias.
Também é definido na lei que o profissional pode converter até 10 dias das suas férias em retorno financeiro, os “vendendo” para a empresa. Entretanto, isso só pode ser feito quando ambas as partes entram em consenso e ainda seguindo o tempo mínimo para cada pausa de descanso.
O colaborador passa a ter direito ao seu período de descanso após 12 meses da contratação, se repetindo sempre a cada ano. Já a empresa possui o mesmo período para liberar o trabalhador, correndo o risco de ser multada ou processada caso deixe passar a data limite.
Além disso, a companhia deve pagar o salário integral somado a ⅓ do valor bruto como adicional 2 dias antes do primeiro dia de descanso, e avisar ao funcionário quando sairá de férias com 30 dias de antecedência.
Saiba mais: Aviso de férias: como funciona e o que diz a CLT?
Por que é importante fazer uma boa gestão de férias de funcionários?
Uma gestão de férias eficiente traz uma série de benefícios tanto para os colaboradores quanto para o empregador. Para os trabalhadores, permite um planejamento prévio de como utilizar seu tempo livre, mais clareza sobre seus direitos e maior facilidade para negociar a forma como desejam usufruir desse benefício. Já para as empresas, as principais vantagens são:
Evitar processos trabalhistas
Se manter em dia com as obrigações legais é uma das mais importantes responsabilidades dos setores de DP e RH, especialmente para evitar multas e eventuais processos. Ao manter um controle detalhado sobre quais colaboradores devem entrar de férias, quais já o fizeram e quais estão nesse período, é possível evitar erros de cálculo que levem a problemas trabalhistas.
Além disso, o setor consegue manter a saúde financeira do negócio ao estar atento aos prazos necessários para o pagamento dos valores que acompanham esse período de descanso. Algo fundamental, já que, ao ignorar esses valores, o planejamento financeiro da companhia pode ser comprometido. Assim, uma gestão de férias eficiente evita problemas jurídicos e financeiros.
Evitar sobrecarga de colegas e equipes
Uma das principais vantagens de uma boa gestão de férias é conseguir prever as ausências, permitindo uma maior organização e evitando a sobrecarga daqueles que permanecem trabalhando. Tendo clareza sobre quais funcionários irão se ausentar em determinados períodos, é possível definir quem ficará responsável por suas demandas, oferecer treinamentos se necessário e até mesmo realizar contratações.
Outra vantagem é construir um calendário que faça sentido com as necessidades da equipe e do colaborador. Por exemplo, programas as férias de determinados profissionais em períodos em que sua função tenha menor demanda, e que também seja benéfica para ele.
Garantir o bem-estar dos colaboradores
Trabalhar de forma contínua, e sem perspectiva de quando poderá aproveitar de seu descanso de direito, é algo que pode aumentar os índices de estresse dos colaboradores. Algo que gera desengajamento, piora o clima organizacional, reduz a motivação e, consequentemente, impacta os resultados da empresa.
Permitir que seus colaboradores tenham clareza sobre quando podem aproveitar suas férias é uma das formas de evitar esse problema, aumentando seu bem-estar. Além disso, é importante garantir que todos tirem o tempo necessário para descansar, sempre seguindo os dias mínimos citados na CLT.
Prever contratações temporárias
O desfalque de colaboradores é algo que pode trazer graves problemas para a dinâmica das equipes, bem-estar dos colegas e lucratividade da companhia. Para evitar isso é importante saber em quais momentos pode ser necessário apostar em contratações temporárias, especialmente porque será preciso buscar por profissionais capazes e preparados.
Com um calendário prévio de férias, é possível fazer a preparação dentro de um prazo confortável, oferecendo treinamentos e preparo se necessário. Também pode-se utilizar uma agência de trabalho temporário confiável para cuidar do processo e realizar a integração desses colaboradores temporários com maior tranquilidade e tempo.
Como evitar erros na gestão de férias?
O primeiro passo para evitar erros na gestão de férias é ir além do clássico Excel. Ainda que seja bastante versátil, as planilhas eletrônicas não possuem a possibilidade de gerar avisos para prazos próximos de acabar, dependem da expertise de humanos para preenchê-las e gerar fórmulas, que podem ser perdidas facilmente. Dito isso, é preciso:
Contar com boas ferramentas de gestão de férias
Atualmente existem softwares de DP e RH capazes de agilizar e unificar toda a sua gestão de férias. Neles, seu negócio consegue ter uma visão clara de quais colaboradores estão em seu tempo de descanso e por quanto tempo, quais já estiveram nos últimos 12 meses e quais precisam ser liberados.
Ainda é possível receber avisos de prazos próximos a acabar, gerar relatórios completos para o controle da DP, RH e financeiro e até mesmo métricas que auxiliem no desenvolvimento de ações. Os dados necessários para o controle devem ser adicionados sempre que acontecer uma nova admissão, e o DP pode utilizar das informações para acompanhar e planejar estratégias.
Leia também: Cálculo exato de férias: como fazer corretamente?
Tenha um calendário e envolva os gestores
Uma boa gestão de férias significa ter um planejamento a longo prazo. Ou seja, construir um calendário de pelo menos 12 meses, detalhando exatamente quais profissionais podem e devem tirar férias, por quanto tempo e como esse período afetará suas atividades.
Para evitar a perda de produtividade e a sobrecarga dos colegas, é essencial envolver os gestores e líderes, montando, junto com aqueles que gerenciam a rotina de perto, o quebra-cabeça das ausências. Juntos, o DP e o RH conseguem identificar quais períodos têm maior demanda, quais não têm e como suprir a ausência desse colaborador.
Lembre-se: esse planejamento não impede que adaptações sejam feitas quando necessário. É importante que seja revisto e atualizado continuamente, especialmente após consultas com as equipes. No entanto, esse calendário servirá como norte para identificar quais ausências ocorrerão em determinado período.
Conheça a legislação
“Quando” e “como” são algumas das informações básicas necessárias para uma gestão de férias eficiente. Os setores de DP e RH precisam ter um conhecimento claro sobre as datas que devem ser seguidas, os valores a serem pagos e como o tempo de descanso de seus colaboradores pode ou não funcionar.
Divulgação da política de férias da empresa
A comunicação clara é um dos itens mais importantes para uma gestão de férias eficiente. Isso significa que seus colaboradores precisam saber exatamente como e quando podem tirar seu tempo de descanso, assim como todos os detalhes que envolvem esse período, incluindo o prazo para solicitarem suas férias, como fazer isso e quando serão liberados.
Ou seja, é essencial que a política de férias da empresa seja clara e acessível para todos. Especialmente em cenários onde é comum “vender” alguns desses dias de descanso, algo que deve ser feito após debate e consenso mútuo.
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Até o próximo artigo! 💙
