Tanto o RH (Recursos Humanos) quanto o DP (Departamento pessoal) possuem uma série de responsabilidades essenciais para o funcionamento de uma empresa. Porém, ainda que cada um possua grande importância, existe um que talvez se destaque na influência que gera para a rotina do negócio: a admissão.

Um processo que engloba uma série de etapas, cada uma precisando ser feita com cuidado já que erros podem levar a problemas de organização e até mesmo legais. Algo que impacta toda a jornada do colaborador e também do setor. Hoje você conhecerá mais sobre as diferenças dessa jornada no modelo tradicional e naquela onde o Lugarh anda ao seu lado. Confira!

O que é admissão?

A admissão, ou processo admissional, é toda a jornada que vai da confecção da vaga até o recebimento do novo colaborador a empresa. Isso significa que os profissionais dos setores de RH e DP precisam ser responsáveis por uma série de etapas que visam encontrar, contratar e treinar os talentos perfeitos para a empresa.

Para isso devem entender quais características são fundamentais para a vaga, iniciar a busca por candidatos, selecioná-los, realizar entrevistas e testes então escolher o profissional ideal. Depois disso vem a validação de documentos, assinatura de contrato de trabalho, validação com o eSocial, preparativos internos e então o onboarding.

Ou seja, uma única contratação exige um grande número de atividades dos setores, e erros podem atrasar toda a jornada e, com isso, atrapalhar a rotina da equipe na qual o profissional será integrado. Por isso, quanto mais tranquila, simplificada e otimizada for a jornada de admissão melhor será para a empresa como um todo.

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O que é admissão digital?

A admissão digital segue os mesmos passos do tópico anterior, com a diferença de que é feita de forma integralmente virtual. O uso da tecnologia para esse processo tão importante dentro das empresas já vinha sendo integrado as rotinas do RH e DP há alguns anos, mas se potencializou durante a pandemia de Covid-19, onde o distanciamento obrigou profissionais e empresadores a usar a internet a seu favor.

Atualmente tem crescido o número de empresas que usam de bancos de talento digitais, tanto próprios quanto em sites de emprego, para buscar candidatos ideais a suas vagas em aberto. Algo vantajoso já que neles é possível usar inteligência artificial para filtrar os candidatos e assim conseguir diminuir consideravelmente o tempo de busca.

Entrevistas de emprego também se tornaram comuns no modelo virtual, assim como o próprio trabalho que tem sido feito no modelo home office ou híbrido em muitos locais. E não seria diferente com a parte burocrática! Softwares de admissão digital se tornaram essenciais para a rotina do Recursos Humanos e do Departamento Pessoal, justamente o caso do Lugarh.

Com a plataforma a empresa consegue solicitar, receber e organizar todos os documentos relacionados a admissão e estádia do colaborador de forma online e segura. Com isso economiza-se tempo, energia e dinheiro, além de permitir contratações mais ágeis.

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Validação de documentos: como era antes e como fica com o Lugarh?

Ao ser contratado o colaborador precisa levar uma série de documentos a empresa, alguns deles precisando ser entregues em até 48 horas para que o processo de contratação não tenha qualquer problema. Isso significa buscar, organizar e entregar uma série de itens em um momento em que várias atividades estão sendo feitas ao mesmo tempo, como exames admissionais e preparações para o recebimento do profissional (no caso do Recursos Humanos).

Na jornada tradicional não é incomum que problemas surjam durante esse período, seja no atraso da entrega, na perca de algum item durante a trajetória ou mesmo com a desistência do colaborador devido a algum problema. Existem casos em que, por não ter nem mesmo condições de ir à empresa, o funcionário acaba desistindo do emprego.

Isso sem considerar a necessidade de cuidado e organização necessário ao RH para lidar com papéis impressos, que podem se perder ou serem danificados. Ou ao recebimento dos itens através de aplicativos como WhatsApp ou e-mail, que geram confusão e facilitam falhas na comunicação. Todos os riscos comuns dentro da jornada tradicional de admissão e validação de documentos.

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Como fica com o Lugarh?

Nenhum dos riscos citados anteriormente fazem parte da jornada com o Lugarh! A plataforma é um software de admissão digital onde uma de suas principais funcionalidades é justamente a solicitação, recebimento e validação de documentos de forma online e feita em poucos minutos.

Através dela a empresa consegue cadastrar o novo colaborador, definir quais documentos são necessários para a contratação e então enviar um link a ele pelo e-mail, WhatsApp ou SMS. Clicando nele o funcionário será levado uma tela onde deve adicionar as fotos de cada documento, confirmar e enviar.

Essas imagens são levadas automaticamente ao perfil do colaborador no sistema do Lugarh e o Recursos Humanos ou Departamento Pessoal precisa apenas avaliar as imagens e aprovar. Caso tenha algum item faltando, ou imagem que não esteja correta, o setor solicita novamente o envio e o Lugarh manda outro link a pessoa. Sem papelada, sem deslocamento e tudo feito rapidamente!

Contrato de trabalho e formulários de benefícios

Todo colaborador precisa assinar um contrato de trabalho, seja ele CLT ou PJ (Pessoa Jurídica) e preencher os formulários necessários para fazer uso dos benefícios oferecidos pela empresa. Em uma jornada tradicional isso deve ser feito manualmente sendo de responsabilidade do Departamento Pessoal e do Recursos Humanos organizar e garantir que tudo seja assinado e entregue dentro dos prazos.

Em uma empresa de grande porte será necessário cuidar de cada item a centenas de colaboradores, sempre atentos ao fato de que qualquer problema com a documentação pode não apenas gerar problemas ao colaborador, como também problemas legais. Para evitar isso é necessário um cuidado extremo com o preenchimento e controle das informações, algo muitas vezes feitos em planilhas separadas ou em papéis físicos.

Alguns cliques e o Lugarh resolve por você

Já com o Lugarh existem dois serviços feitos especialmente para automatizar essas atividades: Formulários e Benefícios e Assinatura de Contratos. No primeiro a empresa consegue adicionar os formulários necessários já na lista de documentos para a contratação, conseguindo solicitar, receber e validar todos os itens de uma só vez e em poucos segundos.

Ou, caso seja preciso, fazer o pedido de forma individual através do perfil do colaborador, também de forma rápida e online. Um link é enviado ao funcionário, que irá assinar e preencher digitalmente e então enviar a plataforma. Sempre que for necessário o DP e o RH podem consultar a documentação, que fica disponível para download.

No caso da assinatura de contratos a solicitação é feita sempre individualmente, também através de um link onde o colaborador consegue assinar digitalmente. Nele é possível adicionar outros assinantes, como um gestor de equipe, responsável legal, testemunha, entre outras figuras. Não é obrigatório, mas é uma possibilidade caso seja preciso.

Dessa forma a empresa resolve todos os trâmites relacionados aos documentos dos colaboradores de forma digital, sem precisar transportar qualquer item e sendo possível finalizar todo o processo em minutos. Outra vantagem é que todos os documentos ficam organizados e armazenados em nuvem, sendo fáceis de encontrar e ficando disponíveis onde quer que o RH esteja.

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O Lugarh oferece mais segurança e alinhamento a LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados foi aprovada em 2018, e entrou em vigor em setembro de 2020 com o objetivo de regularizar a forma como as empresas utilizam e armazenam os dados de terceiros. Com o avanço da tecnologia se tornou comum informar dados pessoais nas mais diversas plataformas, informações que nem sempre são utilizadas da forma correta e podem levar a problemas para os usuários.

A missão da LGPD é fazer com que empresas públicas e privadas se responsabilizem pela forma como coletam, armazenam e compartilham os dados cedidos por terceiros. Com isso, setores como o Recursos Humanos e o Departamento Pessoal foram diretamente afetados, já que ambos são responsáveis por gerenciar uma série de dados sensíveis dos colaboradores.

Com isso as empresas passaram a necessitar de medidas de segurança para que o recebimento e armazenamento das informações sejam feitos de forma correta. Mais do que isso, é preciso ter um controle cuidadoso sobre quem terá acesso aos dados dos funcionários, impedindo que indivíduos fora dos setores tenham contato com essas informações.

Agora imagine uma jornada tradicional, onde a documentação é feita de forma física e armazenada no escritório. Ou mesmo feita de forma híbrida entre planilhas e PDF’s nos computados e armários no prédio. Locais onde é possível que outros membros tenham acesso, ou suscetíveis a invasões nos sistemas, ferindo o cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados.

O Lugarh é um software já desenvolvido para oferecer a máxima segurança aos dados dos colaboradores, onde apenas os setores essenciais possuem acesso e sem riscos de invasões por terceiros. Ou seja, é uma forma de manter as informações dos seus colaboradores seguras e ainda se manter em dia com a LGPD, evitando não apenas os malefícios de vazamentos aos funcionários, mas também multas e sanções feitas pela Lei.

Como funciona a validação do eSocial com o Lugarh?

Criado em dezembro de 2014 pelo governo federal, o eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) visa unificar e digitalizar todos os dados previdenciários, fiscais e trabalhistas das empresas. É também uma das bases do  Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), um sistema que se esforça em modernizar e unificar informações conforme a legislação.

Na plataforma do eSocial é possível alinhar a comunicação entre as empresas (empregadores) e o Governo, com foco nas informações relacionadas aos funcionários. Entre elas os pagamentos feitos sobre benefícios como o FGTS e INSS, ou de itens pontuais como o auxílio-doença, entre outros.

Antes era preciso a empresa preencher e enviar ao governo, por diferentes portais, um formulário para cada declaração. Hoje tudo é feito em uma única plataforma, o que torna muito mais simples, seguro e rápido o ato de informar todos os dados. Além facilitar o cruzamento das informações, e impedir erros.

Ainda assim, nem tudo é perfeito. Quando um novo colaborador é contratado, em uma jornada tradicional, é o próprio RH ou DP da empresa que precisa validar os documentos iniciais do profissional. Já com o Lugarh essa validação com o eSocial, para garantir que as informações estão corretas e o processo de admissão pode ser iniciado, é feito pela equipe da plataforma.

Ou seja, o Lugarh confirma que os dados estão alinhados e corretos e a empresa inicia o processo de contratação sem travas ou riscos de problemas no meio da etapa! Ainda mais simples, rápido e seguro para o negócio que utiliza esse software de admissão digital.

Grandes quantidades de contratações? O Lugarh te ajuda!

As contratações individuais já são bastante otimizadas na jornada com o Lugarh. Um processo admissional que poderia levar semanas, ou mesmo meses, pode acontecer em questão de dias, sendo que apenas a validação dos documentos pode ser resolvida em no mínimo uma hora. Mas o software vai ainda mais além, oferecendo também a admissão em lote.

Isso significa que a empresa pode fazer a contratação de uma grande quantidade de colaboradores de uma só vez! Imagine fazer parte de uma organização de grande porte, que todos os anos durantes as festas de fim de ano acabam contratando centenas de novos funcionários.

Algo que poderia ser o pesadelo do Departamento Pessoal e do Recursos Humanos se torna simples e fácil com o Lugarh. Documentos solicitados, recebidos e validados em apenas alguns segundos, contratos de trabalho assinados, formulários preenchidos. Tudo em alguns cliques e utilizando minutos dos dias de ambos os setores!

Menos tempo com burocracia e mais tempo com gestão de pessoas

Com o Lugarh as empresas possuem tecnologia de ponta utilizada para trazer inovação a rotina do RH e do DP, permitindo uma economia de tempo, energia e custos. Esforços que antes eram utilizados em atividades burocráticas agora podem ser voltados a etapas essenciais para melhorar a qualidade da cultura e clima organizacional, resultados do negócio e outros aspectos essenciais.

A gestão de pessoas é o principal deles, sendo um aspecto que tem se tornado cada vez mais uma prioridade as empresas. Afinal, o capital mais importante de um negócio é o humano, capaz de impactar toda a estrutura da companhia e que quando não é bem avaliado, gerenciado e cuidado acaba reverberando diretamente nos resultados e metas.

Cada vez mais as companhias vêm notando a importância de se investir em seus colaboradores, indo desde o recrutamento de perfis adequados a cultura da empresa até o cuidado para não perder seus talentos já contratados. Uma missão que está dentro das responsabilidades do Recursos Humanos, e que pode ser prejudicada caso o setor esteja atarefado com questões burocráticas.

A missão do Lugarh é permitir que os setores tenham uma forma de automatizar e simplificar as burocracias da rotina, usando o tempo ganho para cuidados dos seus colaboradores! Tecnologia que leva inovação e ajuda no crescimento saudável e contínuo do negócio.

E aí, o que achou do artigo? Esperamos ter conseguido transmitir tudo que mudou da jornada tradicional para a nova forma de trabalhar usando o Lugarh. Nos conte nas redes sociais o que achou do software! E aproveite para nos seguir, e ficar sempre bem-informado.

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Até o próximo artigo!

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