Entre os cargos que fazem parte da gestão e uma empresa, podemos dizer que o Departamento Pessoal é um dos mais importantes, já que ele lida com o principal ativo das organizações: as pessoas. Apesar disso, muita gente ainda tem dúvidas de quais são as rotinas de departamento pessoal e quais são as reais funções dessa área.
Se você é uma dessas pessoas que ainda têm dúvidas está no lugar certo! Vamos explicar tudo o que o departamento pessoal faz dentro de uma empresa.
O que é o Departamento pessoal?
Antes de falar sobre quais são as rotinas do Departamento Pessoal é importante deixar claro exatamente o que de fato é esse departamento. Aliás, é importante lembrar que o departamento pessoal e o setor de Recursos Humanos desempenham tarefas diferentes.
O Departamento Pessoal, é o setor que lida com as pessoas na parte mais burocrática. Ou seja, ele lida com questões de grandes responsabilidades e que envolvem a legislação trabalhista. Portanto, todos os processos que visam garantir os direitos dos colaboradores são de responsabilidade do DP. Mais a frente vamos nos aprofundar um pouco mais sobre essas funções.
Se o Departamento Pessoal é quem garante que os direitos dos funcionários sejam cumpridos, o setor de Recursos Humanos é quem lida com o outro lado da moeda quando se trata de pessoas. Ele cuida do desenvolvimento dos profissionais e de todas as tarefas relacionadas às competências e habilidades de cada colaborador.
Agora que você já sabe o que é o DP e qual é a diferença desse setor para o setor de RH, vamos falar sobre quais são as rotinas do departamento pessoal!
Quais são as rotinas de Departamento Pessoal?
As rotinas de Departamento Pessoal são inúmeras, geralmente envolvem muita burocracia e são fundamentais para que a empresa se mantenha saudável. Veja:
Admissão e Demissão de Funcionários
A Admissão e Demissão de funcionários da empresa é uma das rotinas de Departamento Pessoal mais conhecidas, já que todo colaborador já passou por pelo menos um desses dois processos.
Essa função possui dois pontos de muita atenção para a empresa. O primeiro deles é a questão financeira, pois cada admissão ou demissão gera custos. Tendo em vista que custos são gerados, o DP precisa sempre se atentar e manter o planejamento financeiro da empresa na hora de admitir ou demitir um colaborador.
O outro ponto que merece atenção são os dados que precisam ser enviados aos órgãos de fiscalização públicos, como por exemplo o MTE (Ministério do Trabalho e Emprego) que é quem organiza o Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados).
Controle de Horas e Jornada
Por lei, empresas que possuem mais de 20 funcionários devem fazer o Registro e Controle de Horas trabalhadas. E como já é de se esperar, fazer esse controle de horas trabalhadas e jornada dos funcionários é uma das funções das rotinas de departamento pessoal.
Além de proteger a empresa contra processos ou até mesmo multas trabalhistas, fazer esse controle permite que o Departamento Pessoal saiba exatamente quanto será gasto com Horas Extras ou adicionais como o adicional noturno. Ou seja, essa função também tem grande influência nas questões financeiras da empresa.
Administração da Folha de Pagamento
Quando a empresa não conta com um profissional da área contábil, administrar a Folha de Pagamento acaba sendo uma das rotinas de Departamento Pessoal. Sendo assim, o DP precisa apurar todos os valores que devem ser pagos aos funcionários (salários, benefícios, descontos, adicionais, etc.).
Essa função exige muita atenção e cuidado, já que qualquer erro pode causar grandes prejuízos para a organização ou para o colaborador.
Gerenciamento de férias e licenças
Assim como as outras funções relacionadas às rotinas de Departamento Pessoal, gerenciar as férias, as licenças e os afastamentos é obrigatório por lei.
Portanto, é preciso ter um controle minucioso dessas questões para manter a empresa dentro da lei e também, para garantir que no período que algum profissional esteja afastado, o resto da equipe não seja prejudicado com desfalques ou sobrecarga de trabalho.
Comunicação com órgãos publicos
Outra função muito importante que faz parte das rotinas de departamento pessoal, é fazer toda a comunicação entre empresa e órgãos públicos. Ou seja, além de pagar os tributos e impostos para o Governo, o DP deve repassar todas as informações que a lei exige.
Exemplos de encargos são INSS e FGTS. Já as informações, podemos citar como exemplo declaração do imposto de renda, RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) e o Caged que mencionamos anteriormente.
Basicamente são essas as funções e rotinas de Departamento Social. Deu para ver que além de não ser pouca coisa, são questões super importantes para as organizações, não é mesmo?Portanto, na hora de estruturar esse departamento é preciso escolher bem quem serão os profissionais responsáveis por manter o bom funcionamento da empresa!
