Você já ouviu falar em fluxograma de admissão? E você sabe qual é a importância dessa ferramenta dentro de uma empresa?
O processo de admissão de novos funcionários é um dos mais fundamentais em uma organização. Até porque, as pessoas são os principais ativos em uma empresa e é por meio da contratação que é possível trazer esses talentos profissionais para o ambiente empresarial.
Por isso, caso a resposta para alguma das perguntas que fizemos acima seja não, você precisa ler esse post!
O que é fluxograma de admissão?
Fluxograma é um tipo de desenho técnico quem tem como objetivo expressar o funcionamento de alguma atividade de forma objetiva clara. Sendo assim, o fluxograma de admissão é um diagrama onde consta o passo a passo de todos as etapas que estão relacionadas com a contratação de novos colaboradores dentro de uma empresa.
Então, basicamente, esse fluxograma é representado por um gráfico detalhado de tudo o que o setor de Recursos Humanos precisa fazer na hora de admitir um novo funcionário. Inclusive, é uma ferramenta usada para manter o controle deste processo.
Este gráfico possui algumas “regrinhas” a serem seguidas. Por exemplo, cada ícone possui um significado e a continuidade (ou não) de cada etapa é demonstrada a partir desses ícones.
Por que ter um fluxograma?
Se o fluxograma de admissão é capaz de mostrar o passo a passo do processo de admissão de novos colaboradores, sendo usado para auxiliar no controle do processo como um todo, certamente ele tem uma grande importância e é sobre isso que vamos falar agora.
A importância do fluxograma para a empresa se dá por conta dos benefícios que ele traz. Listamos abaixo alguns dos pontos em que ele pode ajudar o RH:
- Contribui para a diminuição de burocracias relacionadas com o recrutamento, seleção e admissão;
- mostra um panorama das competências e habilidades dos candidatos em relação a determinada vaga;
- diminui drasticamente as chances de erros cometidos no processo de contratação;
- faz com que a empresa evite gastos desnecessários com a admissão;
- o fluxograma de admissão diminui a taxa de rotatividade e turnover.
Como montar o fluxograma de admissão?
Se você trabalha no RH, já está acostumado(a) a fazer as contratações na empresa, portanto, já sabe como funciona esse processo por aí. A ideia do fluxograma de admissão é documentar esse processo e torná-lo claro para todos.
Para acabar com qualquer dúvida de como fazer isso de uma vez por todas, trouxemos esse passo a passo para você:
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Selecione a ferramenta que será utilizada
Existem algumas ferramentas que são específicas para criar fluxogramas. Algumas delas são Lucid Chart, Draw.io, Gliffy e Cawemo. Então, você pode escolher entre uma delas, ou, se preferir, usar o Excel, Word ou Power Point.
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Liste cada uma das atividades pertencentes ao processo
Pense em como o processo de admissão acontece na empresa em que você trabalha e liste cada uma das etapas sem deixar nenhuma para trás.
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Baseando-se na lista, monte o fluxograma de admissão
Depois de criar a lista e garantir que todas as etapas foram incluídas, comece a montar o fluxograma de admissão. Lembrando de incluir os ícones corretamente, afinal, são os eles que demonstram a continuidade do fluxo ou não. Caso você não saiba o significado de cada ícone, clique aqui para aprender.
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Garanta que todos entendam o fluxograma
Apresente o fluxograma para os colaboradores e explique cada etapa para eles. É fundamental que fique muito claro para todos como o processo funciona.
Quais são as etapas que pertencem ao fluxograma?
Para garantir que seu fluxograma seja completo e tenha todas as etapas essenciais, vamos listá-las principais.
Aliás, cada empresa possui um processo diferente, conforme seu modelo e cultura organizacional, além das ferramentas utilizadas que alteram modificam como certas etapas são realizadas.
De todo modo, no seu fluxograma de admissão não pode faltar:
Descrição do cargo: o início do seu fluxograma de admissão
Todo fluxograma de admissão que gera resultado começa na descrição do cargo.
Afinal, essa etapa irá definir os critérios para todas as demais etapas. Assim, é importante detalhar com clareza as funções, responsabilidades e perfil desejado.
Divulgação
O local certo para a divulgação da vaga é onde o perfil desejado está. Assim, um estudo sobre os hábitos do trabalhador será interessante para descobrir qual o melhor veículo.
Inserir essa informação no fluxograma de admissão é bastante útil para otimizar o tempo de planejamento e fazer a execução de tarefas ser mais objetiva.
Triagem
A divulgação da vaga irá inundar o RH de currículos para analisar. De todo modo, é um processo importante dentro do fluxograma de admissão, por determina o sucesso da contratação.
Por isso, é importante a etapa da descrição da vaga. Assim, o recrutador tem clareza sobre o que ele precisa buscar no mar de currículos.
Descreva no fluxograma o passos que o currículo leva, por exemplo: recepção → sala do gestor → triagem manual.
Testes de conhecimento e entrevista
Com os potenciais candidatos selecionados, começa o processo de entrevistas e testes.
Nesse sentido, essa etapa mudará de formato para cada vaga e de empresa para empresa. Afinal, cada vaga e negócio possui necessidades diferentes e é preciso criar um processo seletivo de acordo com elas.
No fluxograma de admissão desenhe o caminho que o candidato passa. Exemplo: teste online → dinâmica de grupo → entrevista com membros da equipe → entrevista final com gestor.
Análise
Após aplicar os testes e realizar as entrevistas é hora de sentar com o gestor da área da vaga para definir quem será contratado.
É preciso habilidade para conseguir pegar detalhes da etapa anterior para fazer uma escolha mais assertiva. Por exemplo as reações, escolhas de palavras, linguagem corporal e outros fatores podem contar muito mais sobre o candidato do que suas respostas — que muitas vezes são ensaiadas.
Contratação
Enfim, chega a parte da burocracia da contratação. Em nosso fluxograma de admissão iremos detalhar quais são as etapas, desde requisição dos documentos a devolução deles.
Claro que com um sistema de admissão online esse fluxo será muito mais simplificado e rápido.
Onboarding também faz parte do fluxograma de admissão
Por fim, mas não menos importante, é o onboarding do funcionário. Essa etapa é fundamental para que o novo membro se acostume a sua nova função rapidamente e, por isso, deve-se constar em seu fluxograma de admissão.
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