Dentre as muitas responsabilidades de RH, o controle de férias é algo que precisa ter bastante atenção.
São diversas exigências legais e da empresa que precisam ser atendidas. Assim, precisamos garantir que o empregador tenha seu direito assegurado e o período de descanso satisfaça suas vontades. Além de garantir que a empresa não sofra com ausência de mão de obra e que a legislação seja cumprida.
Por isso, continue lendo para você saber como fazer o controle de férias de forma efetiva!
As normas da lei que você precisa saber sobre as férias
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Férias é um direito dos trabalhadores: a cada 12 meses os empregados têm o direito de 30 dias de descanso remunerado. Com a Reforma Trabalhista esse período poderá ser parcelado, sendo que uma das parcelas não seja inferior a 14 dias corridos e as demais precisam ter no mínimo 5 dias.
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O período de férias quem decide é o empregado: o trabalhador pode sugerir a época que ele gostaria do descanso, mas é decisão do empregador definir quando será.
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Início e término é só em dias úteis: a lei não permite que o início seja em dias que o funcionário não trabalha. O mesmo para a volta do descanso, que mesmo o período encerrando em dia que ele não trabalhe, por exemplo no domingo, ele voltará apenas no próximo dia útil.
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Aviso de férias com 30 dias de antecedência: o aviso é uma forma de melhorar o controle de férias. Assim, o empregado consegue se organizar para poder aproveitar seu período de descanso e a empresa possui esse prazo para se organizar durante o período que o trabalhador estiver ausente.
Ademais, segundo a lei o período de férias será menor que 30 dias se o empregado faltar:
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6 a 14 dias: 24 dias de férias;
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15 a 23 dias: 18 dias;
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24 a 32 dias: 12 dias;
Passo a passo do controle de férias
#1 Sistema de gestão unificado
Para um controle de férias eficaz é fundamental um sistema de informações unificadas. Somente assim para que os períodos de descanso sejam concedidos e programados sem prejudicar as operações da empresa.
Uma gestão digital de documentos ajuda muito na produtividade do setor, além de reduzir os erros. É de extrema importância ter o correto armazenamento do histórico de férias dos empregados.
São informações essenciais: nome do funcionário, período aquisitivo e os dias de férias gozadas.
O controle de férias muitas vezes é uma gestão documental, por isso a transformação digital do setor é necessária.
#2 Política de férias
O controle de férias só pode ser realizado de modo efetivo se houver políticas bem estabelecidas.
Dentro dessa política de férias é fundamental que seja definido:
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Períodos de férias: épocas do ano delimitadas para os funcionários tirarem o seu descanso legal;
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Divisão do período: a empresa precisa acordar com o trabalhador a forma da divisão das férias (não pode ser imposto pelo empregador). Lembrando que é preciso que os 30 dias totais que ele tem direito sejam concedidos dentro dos 12 meses seguintes ao período aquisitivo.
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Transparência: não esqueça de tornar fácil o acesso às informações sobre as férias para seus empregados.
#3 Prepare a equipe para quando um membro sair de férias
Por fim, dentro do controle de férias teremos que preparar a equipe para ficar com um membro a menos. A não ser que sua empresa utilize uma plataforma como a Lugarh que possui um time reserva pronto para atender sua empresa nessas situações.
De todo modo, é importante fornecer treinamentos para todos os funcionários para que eles consigam cobrir um colega que saiu de férias. Assim, reduz-se as chances de ter problemas na operação da empresa.
Como vimos, a gestão documental é fundamental para o controle de férias, por isso leia esse artigo para aprender a organizar melhor os documentos!
