Em diversas ocasiões o RH terá que lidar com a ausência programada de um colaborador, como as férias, e por isso a substituição de funcionário faz parte das rotinas do setor.
Contudo, é comum que nas empresas as normas trabalhistas não sejam cumpridas por falta de informações.
Então, entenda agora quais são essas normas e quais os procedimentos que o RH tem que fazer quando há substituição de funcionários!
As normas para a substituição de funcionário
A substituição de funcionário não possui uma lei ou artigo que trate especificamente dessa situação. Contudo, na jurisprudência do Tribunal Superior do Trabalho (TST) temos que enquanto um trabalhador estiver cobrindo outro, seja por férias ou outro motivo, fará jus ao salário do empregado substituído.
Assim, se o colaborador substituir alguém com salário maior, ele receberá o valor maior. Ademais, de acordo com o artigo 468 da CLT, essa substituição não é obrigatória. Então, o trabalhador pode se recusar a cobrir outro empregado.
A substituição de funcionário pode acontecer nas seguintes ocasiões:
- Férias;
- Licença maternidade e outras;
- Breves substituições, como as promoções;
- Suspensões disciplinares.
Perceba que as hipóteses elencadas possuem previsibilidade do período de substituição. Ou seja, não são eventuais, sabendo-se o início e fim que será necessário suprir a vacância e o trabalhador tem a garantia que ele voltará ao seu cargo ao fim do período.
Assim, em substituições eventuais e curtas não temos a aplicação das normas e procedimentos que estamos tratando neste artigo.
Além disso, caso o trabalhador venha a assumir a posição de forma definitiva ele não terá direito à remuneração do seu antecessor. Isso porque há a presunção que o acordo será diferente e, portanto, a empresa não é obrigada a manter o mesmo salário.
Os procedimentos que o RH terá que fazer
Pelas normas vistas acima, o RH terá que realizar os seguintes procedimentos para a substituição de funcionário:
- Elencar quem será o substituto;
- Elaborar o termo aditivo para anexar junto ao contrato de trabalho, em que determina também o Salário Substituição;
- Anotação na CTPS, na parte de “Anotações Gerais” com os termos acordados e prazos;
- Anotação no livro de empregados;
Por fim, haverá a folha de pagamento, que vamos discutir agora:
Como é o cálculo do Salário de Substituição
Pela CLT e pela orientação do TST, o empregado que estiver substituindo outro que receba a mais terá direito ao mesmo salário.
Para isso, basta pegar as diferenças entre os salários e indicar como adicional na folha de pagamento.
Por exemplo, um funcionário que recebe R$ 15,00 por dia e assume a posição de alguém que recebe R$ 21,00 deverá receber os R$ 6 de diferença. Por que usei os valores diários? Pois, o Salário Substituição é aplicável somente ao período em que o trabalhador está cobrindo outro.
Por exemplo, alguém que esteja substituindo um funcionário que se afastou por 15 dias não deverá receber o salário cheio do outro, mas sim o equivalente a 15 dias. Então, utilize sempre os valores diários e multiplique pelos dias que o funcionário assumiu as responsabilidade do outro, assim evita-se erros.
Por fim, no eSocial o salário de substituição de funcionário não possui um evento específico. Portanto, terá que ser utilizado algum evento como o 1210 “Gratificações” da Tabela 3, que é para valores que o funcionário recebe por acordo.
Quer saber mais sobre a folha de pagamento no eSocial? Descubra aqui como fazer o envio correto!
