Tem como otimizar processos de contratação e a burocracia da entrega de documentos? A admissão digital é uma maneira de facilitar e agilizar o processo e ainda ajudar na chegada de novos colaboradores. Por meio dela, é possível reduzir o excesso de papelada que o departamento pessoal ou Recursos Humanos acumula na empresa.

Com a ajuda de softwares é possível deixar o processo de admissão muito mais rápido e efetivo, é possível proporcionar um impacto positivo ao profissional no início da sua jornada na empresa. Isso ajuda a atender novas demandas e tornar o trabalho muito mais prático.

Prepare-se para entender um pouco mais sobre a admissão digital e como ela facilita a contratação dos melhores talentos!

O que é admissão digital?

De acordo com a CLT, a empresa precisa ter o registro de seus funcionários, ou seja, cópias de alguns documentos solicitados na admissão e outros formulários. A admissão digital permite que os funcionários enviem todos esses documentos via internet, eliminando a necessidade de deslocamento até a empresa.

É possível usar software de RH que é utilizado para receber e armazenar as informações em nuvem, organizando todos os dados em um só lugar.

Porém, mesmo com a admissão digital ainda é preciso armazenar alguns documentos fisicamente, como no caso de atestados de saúde ocupacional. Ainda assim, a admissão digital otimiza significativamente todo o processo.

A admissão online facilita a vida do novo colaborador junto à empresa, pois evita retrabalhos em caso de esquecimento de algum documento. A praticidade da admissão deixa o profissional mais engajado e motivado em iniciar sua jornada em uma empresa que preza pela inovação.

Quais são os benefícios da admissão digital?

A admissão digital é um grande diferencial para as empresas no mercado de trabalho, pois ela encurta caminhos e dá mais tempo para que os gestores cuidem do capital humano. Separamos alguns dos principais benefícios que essa tecnologia traz.

Autonomia

Com a admissão digital, o novo colaborador tem papel de protagonista, pois ele mesmo conseguirá se organizar, enviar e preencher todos os formulários necessários. Além disso, se necessário, ele pode verificar alguma informação, pois os documentos ficam disponíveis virtualmente por ele. O setor de RH não precisa parar suas atividades para verificá-los.

Segurança

Graças à MP nº 2200-2/2001 garante segurança às empresas, evitando processos trabalhistas ao optarem pela admissão online. Os funcionários realizam uma assinatura eletrônica para garantir a autenticidade dos documentos.

Os arquivos são digitalizados e armazenados de forma prática e segura na nuvem, permitindo acesso, edição e compartilhamento de qualquer lugar através de senha, além de possibilitar a conferência simultânea pelo governo.

Praticidade e redução de custos

Com a admissão digital, o processo se torna mais ágil e os custos de contratação são reduzidos. Além disso, a quantidade de papel usada diminui significativamente, eliminando a necessidade de espaço físico para armazenamento, facilitando a organização dos dados e impactando positivamente o meio ambiente.

Agilidade

Uma admissão tradicional leva mais tempo, pois envolve ações de coleta de dados até a assinatura de todos os documentos. Ao optar pela admissão digital, o caminho é mais curto, pois a empresa e o colaborador fazem a sua parte com apenas alguns cliques, sem precisar se deslocar ou ir presencialmente à empresa.

Além disso, quando o gestor precisa procurar algum documento ou informação sobre o novo colaborador, ele não perde tempo procurando em pastas físicas as informações, pois todos os dados necessários ficam disponíveis na nuvem de forma online.

Quais as vantagens para os candidatos?

Além das inúmeras vantagens para a empresa, os candidatos também têm benefícios com a admissão digital. O novo colaborador não precisa ocupar seu tempo com papéis e deslocamento para entrega de documentos. O tempo pode ser muito mais aproveitado com ações de integração do profissional com a equipe.

Os encontros podem ser muito mais produtivos com treinamentos, bate-papos sobre a cultura da empresa, sobre as funções do cargo e outros assuntos relacionados às atividades diárias. Isso fará com que o profissional recém-contratado se sinta muito mais envolvido com a equipe e suas tarefas.

Outro ponto relevante, é que os processos de admissão digital geralmente são projetados para serem mais simples e eficientes. Os candidatos enviam seus currículos e informações pessoais por meio de uma plataforma online, preenchem formulários digitais e respondem a questionários pré-entrevista, o que agiliza todo o processo de candidatura.

O processo digital ainda evita o deslocamento físico e a espera por entrevistas presenciais, a admissão digital economiza o tempo dos candidatos. Fica mais fácil receber mais candidaturas em vagas diferenciadas em um curto período de tempo e acompanhar o progresso de forma mais fácil.

Embora a admissão digital traga muitas vantagens, ela pode não substituir completamente os processos tradicionais de contratação. Algumas empresas ainda optam por realizar entrevistas de forma presencial ou testes práticos para avaliar melhor os candidatos.

Como funciona a admissão digital na prática?

Para implantar a admissão digital, o primeiro passo é escolher um software de gestão de RH que possua esse recurso. Após isso, existem alguns passos que precisam ser seguidos.

Envio de documentos

O setor de RH usa um software de RH para encaminhar o procedimento ao candidato selecionado. O profissional preenche as informações e envia os documentos digitalizados pela plataforma, sem precisar se deslocar.

Análise da documentação

Após o envio da documentação pelo candidato, o software de RH faz a verificação de todas as informações enviadas pelo futuro colaborador, garantindo a conformidade com as obrigações legais.

Controle e armazenamento das informações

O armazenamento em um banco de dados digital é mais compacto e rápido. Com um software de inteligência de dados, é possível localizar facilmente qualquer informação e detalhes sobre o colaborador. Além disso, é possível dar o acesso às informações apenas para pessoas autorizadas.

Templates de admissão

Com um software de RH é possível personalizar o processo de admissão por meio de templates para documentos que precisam de assinaturas. Também dá para criar checklists personalizados para documentos admissionais, conforme o modelo de contratação.

Carta proposta com assinatura digital

Como já mencionamos, a admissão digital elimina a necessidade de documentos físicos, visto que essa assinatura garante a validade jurídica. Isso também inclui as cartas de proposta de emprego, que podem ser enviadas de forma personalizada aos contratados de acordo com seus cargos.

Como a admissão digital transforma a rotina do RH da empresa?

Todos os processos do setor de recursos humanos são muito importantes. Eles podem ser considerados o cartão de visitas da empresa, pois é o primeiro contato que os profissionais externos têm com a companhia.

Por isso, ter uma forma de atuação bem estruturada e usar plataformas modernas que facilitem o dia a dia de todos é um grande diferencial competitivo no mercado de trabalho atual. E aqui entra a admissão digital. Esse processo tem como objetivo otimizar as tarefas do setor, reduzir os custos por contratação e tornar o trabalho mais estratégico. As ferramentas tecnológicas que padronizam o processo e simplificam a análise de documentos são aliados de uma boa gestão.

Os softwares para gestão do setor de recursos humanos, que incluem a admissão online, são cada vez mais essenciais na área. Esse modelo de digitalização pode transformar e impactar positivamente o trabalho de RH.

Modernização no processo de contratação

A admissão digital trouxe para o mercado a modernização do processo de contratação de um novo colaborador para a empresa, transformando a contratação em uma atividade muito mais prática e fácil.

A modalidade oferece muitos benefícios como praticidade, redução de custos, economia para o candidato e ainda auxilia na construção da imagem da empresa. Transforme o seu processo de contratação e modernize o seu setor de RH.

Quer saber mais sobre a admissão digital? Continue atento ao nosso blog e fique por dentro das novidades. Caso tenha alguma dúvida, entre em contato com a gente pelas redes sociais.

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Até o próximo artigo!

O post Admissão digital: o que é e como funciona apareceu primeiro em Lugarh.

O uso da tecnologia na contratação deixou de ser apenas um desejo para ser realidade. Assim, sua empresa consegue economizar tempo, dinheiro e ainda ter funcionários mais satisfeitos e motivados.

Continue lendo para entender mais sobre a admissão online.

O que é admissão online?

Admissão online permite realizar todo o processo de contratação de um novo colaborador por meio digital. Assim, é possível otimizar o tempo e agilizar a integração do trabalhador. Nada de ficar preenchendo planilhas e com a mesa atolada de documentos e Carteira de Trabalho.

Portanto, o que se busca na admissão digital é a otimização do processo de contratação, desde a requisição de documentação até o onboarding. Dessa forma, tarefas manuais que tomam muito tempo do setor de RH são eliminadas. Além de que evita erros de registro ou a demora ocasionada por esquecimento de pedir algum documento.

Com a ajuda de softwares de admissão online sua empresa consegue acompanhar e gerenciar o processo do começo ao fim com zero papel. Nesse sentido, essa ferramenta também permite a integração automática com outros sistema da empresa, o que melhora a produtividade geral.

Quais são os benefícios da Admissão Online?

O mundo dos negócios é cada vez mais tecnológico e demanda que as empresas sejam ágeis. Por isso o uso de softwares de admissão online são fundamentais, pois além de flexíveis também faz a empresa integrar um novo colaborador essencial para a equipe em menos tempo.

Logo, seu time possui o reforço necessário com mais agilidade, garantindo resultados e entregas de projeto dentro do planejado.

Assim como a automação permite a economia, maior segurança e sustentabilidade.

Economia

É fácil percebermos que a tecnologia aumenta a produtividade e os resultados da empresa. Afinal, muito mais tarefas são executadas com o mínimo de tempo e pela fração do custo. 

Assim, a empresa economiza em tempo e em custos com mais pessoas só para lidar com a contratação e com a papelada.

Segurança e otimização

Admissão online garante que todas as informações sejam recebidas de forma segura e criptografada, de forma que apenas pessoas realmente autorizadas tenham acesso.

A grande vantagem da tecnologia é transformar tarefas manuais demoradas em processos que levam apenas alguns minutos, se não segundos, para serem concluídos. Assim a automação do setor de RH agrega mais valor a empresa.

É melhor para o planeta

Quando utilizamos os meios digitais para enviar e receber informações eliminamos a necessidade de papel. O que representa em menos árvores derrubadas e dinheiro economizado por não precisar comprar novos sulfites.

Aliás, a impressão que uma parte cara e muito prejudicial ao meio ambiente também é reduzida quase completamente.

Admissão online: entendendo como funciona o processo

Agora que entendemos o que é e as vantagens da admissão online, vamos conhecer as etapas.

Importante notar que cada plataforma pode oferecer algumas funções a mais que agregam no processo. Por isso iremos demonstrar as etapas básicas que todos atuam:

#1 Documentação para admissão online

Primeiramente há a requisição de documentação para o funcionário. É uma longa lista de documentos necessários e dependendo da função ela fica ainda mais longa. Nesse sentido, no método tradicional é comum que o setor esqueça de pedir ou o trabalhador esqueça de levar algum documento.

Ou seja, além da burocracia, o processo fica ainda mais demorado. Porém, com o sistema de admissão online todos os documentos são requisitados através de um app.

Dessa forma, nada de esquecer documento ou o trabalhador não levar. Assim, o novo colaborador recebe uma mensagem para enviar a papelada. Por ser automático não terá problema de esquecer algum documento importante.

Aliás, todo o envio é feito pelo celular. O trabalhador escaneia os documentos e envia pelo próprio app.

#2 Organização e análise das informações

Seguindo a etapa, com o trabalhador enviando toda a documentação o sistema de admissão online irá compilar, conferir e validar as informações.

Em plataformas como Lugarh a qualificação no eSocial também é feita automaticamente nessa etapa.

Como todos os dados ficarão armazenados de forma centralizada no banco de dados a futura consulta a documentos se torna mais rápida. 

#3 Integração 

Admissão online centraliza os dados dos funcionários na nuvem e permitem a integração entre setores da empresa que necessitem das informações, por exemplo para folha de pagamento.

Assim, o Departamento Pessoal também pode agilizar toda sua rotina. Nesse sentido é possível fazer pagamentos da remuneração, FGTS, INSS e outros sem ter que ficar caçando no arquivo físico os documentos. Além de que evita a chance de digitar algum dado errado nos registros.

Portanto, a admissão online através da Lugarh já conta com integração com folha de pagamento, sistema de ponto e sua contabilidade.

#4 Onboarding

Com o sistema também é possível começar o onboarding antes mesmo do funcionário estar na empresa. Isso pode ser feito através de mensagens de boas-vindas, envio de material educativo e até um kit de “mimos”, como garrafa de água personalizada.

Na Lugarh temos o App MeuLugar que permite compartilhar documentos de forma segura e manter um canal de comunicação. Além disso, o app conta com benefícios e descontos para os funcionários.

Onboarding é um processo fundamental na empresa e que não deve ser negligenciado. A integração de novos funcionários, quando bem feita, tem impactos positivos na motivação e satisfação do novo colaborador.

Aliás, se ainda não utiliza o processo de Onboarding em sua empresa não perca tempo e baixe agora nossa eBook sobre essa etapa importantíssima na admissão de colaboradores. Bastar clicar aqui e fazer o download.

Como implementar a admissão online em sua empresa

Por fim, a implementação dessa tecnologia inicia pela escolha de um bom sistema de admissão online.

Com a Lugarh sua empresa consegue fazer a admissão online em 3 passos simples e ainda conta com diversas vantagens, como:

• Dashboard completo para gerenciar a admissão de novos colaboradores;
• Integração com folha de pagamento, sistema de ponto e contabilidade;
• Armazenamento na nuvem com criptografia de ponta e certificados internacionais;
• Qualificação no eSocial de forma automática;
• Time reserva para sua empresa não perder a produtividade quando precisar substituir alguém.

Ao passo que uma admissão online também pode trabalhar em conjunto com um processo de Recrutamento e Seleção também online. Ou seja, aproveitar a tecnologia do início ao fim de toda contratação.

Quer saber mais sobre como fazer o recrutamento digital? Temos um artigo escrito especialmente para você: confira clicando aqui.

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