Dicas para melhorar o gerenciamento de processos da sua empresa
Toda e qualquer empresa, seja ela grande ou pequena, realiza uma série de processos no seu cotidiano. Se atentar a eles, e a qualidade de como estão sendo executados, é o segredo para um crescimento mais saudável e acelerado. Isso porque, quanto melhor for o gerenciamento de processos da sua empresa, maiores serão os benefícios a curto, médio e longo prazo que podem ser alcançados.
Melhorar continuamente o gerenciamento de processos é fundamental para economizar tempo, dinheiro e oferecer um ambiente de trabalho mais agradável aos seus colaboradores. Processos bem executados e monitorados conseguem melhorar a produtividade, economizar custos e até mesmo melhorar a experiência do cliente com a sua empresa.
Quer conhecer mais sobre o assunto? Neste artigo você aprenderá tudo que precisa saber sobre gestão de processos, sua importância para a empresa e dicas de como melhorar sua implementação. Confira!
O que é gestão de processos?
Como dito antes, toda e qualquer empresa possui uma série de processos em seu cotidiano. Cada ação realizada de forma organizada e sistemática é um deles, seja ao desenvolver um projeto, realizar um atendimento ou mesmo o controle de ponto de todos os profissionais da organização.
Tudo que você faz dentro de uma empresa segue um procedimento, e garantir que ele seja feito da melhor maneira é o que desencadeará nos melhores resultados. É justamente aí que entra a gestão de processos, uma ferramenta que pode ser dividida em cinco responsabilidades principais. São elas: identificar, desenvolver, documentar, monitorar e controlar.
O principal objetivo de um gerenciamento de processos é otimizar as práticas realizadas na empresa, fazendo com que ela se torne mais produtiva sem perder a qualidade dos serviços. Ou, até mesmo, aumentando essa qualidade. Isso fará com que a organização se torne mais competitiva no mercado, e permitirá aos gestores ter uma visão mais detalhada do desempenho da empresa, dos colaboradores e dos resultados.
Qual a importância de se ter um bom gerenciamento de processos?
Uma pesquisa realizada pela Euax informa que 97% das empresas que investem em aprimorar sua gestão de processos o fazem tendo como objetivo melhorar sua performance. Dados complementados por um estudo feito pela ABPMP (Association Business Process Management Professionals), que informa que 67% das organizações comprovaram uma melhora em sua produtividade após iniciar um gerenciamento de processo mais cuidadoso.
Essa mesma porcentagem percebe uma melhora expressiva na visão que seus clientes possuem dos seus serviços e negócio após a implementação. O mesmo estudo aponta que 58% dos empreendedores investem na gestão de processos em busca de melhorar sua produtividade, enquanto 41% desejam melhorar a qualidade dos seus produtos.
Usando esses dados como base é possível perceber a importância do gerenciamento de processos para o aumento da produtividade da sua empresa, assim como da qualidade dos seus serviços e da visão que os clientes possuem da organização. Ela também é responsável por auxiliar na capacidade do seu negócio de se colocar como uma alternativa competitiva no mercado, se destacando entre concorrentes do mesmo nicho.
Como o gerenciamento de processos afeta o fluxo de trabalho?
Garantir que seus colaboradores possuam um bom fluxo de trabalho é essencial para garantir a qualidade das suas atividades. Além de manter um ambiente de trabalho organizado e agradável. Para isso é preciso que todos possuam formas de desenvolver suas atividades da melhor forma, e meios de quantificar o quão eficientes elas estão sendo.
Salientar esse ponto é importante porque, ao implementar um novo gerenciamento de processos, é preciso considerar seu papel na vida cotidiana dos seus colaboradores, e como isso irá afetar seu fluxo de trabalho. É preciso entender que, para que a gestão de processos funcione, antes é preciso analisar se ela se encaixa aos profissionais que vão utilizá-la.
Mais do que apenas encaixar é o ato de realizar treinamentos e aperfeiçoamentos para que todos saibam como utilizar as ferramentas. É importante lembrar que um colaborador que entende seu papel em determinado processo, e qual o papel desse procedimento no contexto geral, conseguirá executá-la naturalmente.
Os benefícios de se investir no gerenciamento de processos:
Como pudemos perceber com os itens anteriores, existem diversos benefícios fundamentais as empresas ao investir em melhorar seu gerenciamento de processos. No entanto, para não restar dúvidas quanto a necessidade de estar disposto a aplicar tempo e investimento nessa prática, listamos a seguir algumas das maiores vantagens em ter uma boa gestão de processos. Confira!
Integração entre os setores
Fazer o mapeamento de todos os processos da empresa facilita desenvolver uma comunicação eficiente entre os setores. Além disso, a documentação e o cuidado em integrar os colaboradores sobre as ferramentas utilizadas para otimização facilita o alinhamento entre diferentes equipes, além de permitir uma troca de experiências mais confortável.
Aumento da produtividade
Melhorar o gerenciamento de processos da sua empresa envolve investir em tecnologia e meios de otimização, fazendo com que o esforço ao realizar tarefas seja menor. Ao que os colaboradores são menos desgastados ao realizar suas tarefas, sua produtividade aumenta naturalmente, já que conseguem realizar atividades de forma mais rápida, fácil e confortável.
Diminuição dos custos
Uma gestão de processos bem planejada envolve investimento em tecnologia, treinamento e acompanhamento, algo que pode deixar empreendedores inseguros. No entanto, o retorno a curto, médio e longo prazo faz com que esse capital inicial seja ínfimo perto da diminuição de custos que terá com uma boa implementação do gerenciamento de processos.
Melhor uso do tempo
Ao diminuir o tempo gasto em atividades burocráticas e de menor importância, a empresa torna possível aos colaboradores usarem o tempo extra em atividades mais relevantes. Isso permite focar em mais projetos, melhorar os já existentes ou mesmo investir em qualificação e melhorias para os profissionais. E, consequentemente, aos seus serviços para a empresa.
Menor probabilidade de erros
Veremos mais a frente a importância da tecnologia para melhorar o gerenciamento de processos da sua empresa, mas já podemos adiantar que seu uso diminui consideravelmente a probabilidade de erros. A automatização de certas atividades deixa os colaboradores livres para focar em atividades que não podem ser feitas de forma tão automática, e as que são feitas por programas possuem menor chance de erros.
Maior estabilidade e segurança a empresa
Um negócio que foca apenas no crescimento, sem priorizar uma boa estrutura, acaba não crescendo de forma organizada e estratégica. Esse é um dos maiores perigos a longevidade das empresas. Para manter a organização em um crescimento constante e saudável é preciso uma base sólida, com processos funcionais que resultem em resultados que visem melhorar com o passar do tempo. Algo que demanda planejamento e gerenciamento.
Melhor experiência ao cliente
Com a diminuição dos gargalos e dos custos, a empresa tem a oportunidade de investir em melhorias. Quanto melhor for o produto ou serviço, assim como a automatização de tarefas que tornam os processos mais rápidos, maior será a qualidade oferecida aos clientes. Isso melhora sua visão da empresa e sua experiência como um todo, aumentando as chances de voltar a fazer negócio ou de recomendar a outros.
Maior competitividade no mercado
Um bom gerenciamento de processos permite a empresa tirar o melhor proveito de seus recursos, algo que ajuda na sua capacidade de se manter competitiva no mercado. A economia de tempo, custos e o aumento do bem-estar dos seus colaboradores permite a empresa investir em melhorias, algo que a mantém evoluindo e conseguindo criar uma relação de fidelidade e qualidade com seus clientes. A tornando, assim, uma forte competidora aos seus concorrentes.
9 dicas para melhorar o gerenciamento de processos da sua empresa:
Vimos até aqui que não são poucos os benefícios em ter uma boa gestão de processos. Mas, para conseguir alcançar essas vantagens, primeiro é preciso garantir que ela seja feita da forma mais eficiente. Para ajudá-lo a melhorar o gerenciamento de processos da sua empresa trouxemos nove dicas essenciais. Confira!
1. Identifique os processos da empresa
Antes de melhorar algo é preciso saber como funciona, por isso o primeiro passo é realizar uma averiguação detalhada sobre todos os processos que existem na organização. Para alcançar uma visão mais ampla do fluxo de trabalho não se limite apenas a alguns setores, afinal a gestão deve abarcar toda a estrutura da empresa.
Conhecer cada procedimento, do menor ao maior, do mais simples ao mais complexo, irá permitir aos gestores identificar gargalos e dificuldades. Apenas ao investir em uma varredura completa e detalhada será possível passar para o próximo passo, presente no item a seguir.
2. Liste os problemas
Agora que conhece todos os processos da sua empresa, chegou o momento de identificar e listar os problemas atuais. Para conseguir fazer isso será preciso não apenas análises de relatórios de resultados e produtividade, mas também os relatos sinceros dos profissionais que realizam essas tarefas cotidianamente.
Ao coletar e analisar as informações pode-se criar uma lista de procedimentos que não estão funcionando corretamente, que funcionam, mas exigem maior esforço do que deveria dos colaboradores, e aqueles que estão sobrecarregando profissionais e ferramentas.
3. Planeje e documente
O planejamento tem papel fundamental na melhoria do gerenciamento de processos da sua empresa. Afinal, antes de agir é preciso saber quais as melhores estratégias a serem utilizadas, ferramentes a serem adotadas e como isso pode afetar o fluxo de trabalho.
Outra ação essencial é a documentação de cada ação prevista no planejamento. Ter seus processos, antigos e novos, bem documentados é a melhor forma de entender as mudanças que vão ocorrer nos resultados, os impactos da nova gestão e como realizar melhorias, mudanças ou cortes com o passar do tempo.
4. Seja estratégico e flexível
Do desenvolvimento a execução de um novo processo é preciso ter uma visão estratégica. Seja ao definir prioridades na lista de problemas a serem solucionados, a escolha no momento de delegar tarefas e até mesmo na decisão sobre quais ferramentas inserir no cotidiano.
Já a flexibilidade está ligada a capacidade de realizar e de se adaptar as mudanças, mesmo, e principalmente, aquelas que acabem influenciando a própria cultura organizacional. O apego a velhas práticas, ou a dificuldade em delegar tarefas, serão grandes obstáculos na melhoria do gerenciamento de processos da sua empresa.
5. Invista em tecnologia
Ao investir em melhorar a gestão de processos da sua empresa é importante entender que o investimento em tecnologia é algo necessário, e que deve ser feito da forma correta. Optar pelo sistema ou software mais barato, em uma busca de melhorar o gerenciamento de processos, mas gastando o mínimo, apenas fará com que não consiga tirar o máximo potencial dessa prática.
A escolha sobre as ferramentas que serão adotadas devem ser feitas de forma estratégica, e não apenas pensando no custo. Afinal, o capital investido será recuperado com o tempo, mas um planejamento falho fará apenas com que a rentabilidade do investimento seja ínfimo. Algo que pode prejudicar a competitividade da organização, já que o tempo perdido pode ser usado de forma mais positiva por seus concorrentes.
6. Prepare a equipe
De nada adianta investir no melhor que a tecnologia tem a oferecer, desenvolver um planejamento genial para melhorar toda a estruturação da empresa, e planejar um aumento de resultados a curto, médio e longo prazo se não preparar seus colaboradores para as mudanças que serão feitas. Sendo assim, é preciso investir na preparação da equipe para que ela consiga tirar o melhor proveito das ferramentas.
Apenas inserir os meios de gerenciamento, mas não dar o devido treino a quem vai utilizá-los no dia a dia, fará com que perca dinheiro e tempo. Por isso é essencial que exista um plano de como inseri-las de forma que os profissionais possam se acostumar a elas, e com isso tirar máximo proveito em seu cotidiano. Outro ponto importante é investir em capacitação contínua.
7. Reavalie sempre que necessário
Mesmo o melhor dos planejamentos pode conter falhas, e mesmo um gerenciamento de processos bem estruturado pode apresentar problemas. Sendo assim, o mais importante não é desenvolver uma gestão perfeita, mas sim que consiga criar alternativas e estar sempre disposta a reavaliar suas ações.
Dessa forma, ao se deparar com um problema ou resultado que não esteja alinhado ao que esperava, a gestão de processos deve conseguir identificar as falhas, comparar a documentação anterior e criar estratégias que permitam uma mudança ágil e eficaz.
8. Valorize uma boa comunicação
Para que o gerenciamento de processos alcance os resultados esperados é necessário que todos os setores estejam alinhados, e realizando cada procedimento de forma ágil e natural. Porém, para que isso aconteça, é preciso existir uma comunicação eficaz.
Uma comunicação falha entre diferentes colaboradores ou áreas pode acabar gerando erros, que geram retrabalhos e diminuem os benefícios esperados do gerenciamento implementado. Bons resultados que poderiam ser facilmente alcançados acabam não o sendo por erros de comunicação. Por isso, ao elaborar seu planejamento, dê atenção especial a importância da comunicação dentro da sua empresa.
9. Monitore continuamente
Ainda que faça um planejamento detalhado e desenvolva uma estratégia inteligente, existirão chances de erros ou aberturas para melhorias. Ao executar novos processos é essencial manter uma monitoração constante de como estão se saindo, se os colaboradores estão se adaptando, se os benefícios estão sendo alcançados e se o resultado está chegando aos seus clientes.
Caso seu novo gerenciamento de processos esteja alcançando o sucesso, pode considerar escalar o uso, ou planejar como irá usar os recursos economizados. Já no caso de não esterem funcionando corretamente é importante fazer uma avaliação, entender o motivo e considerar trocar ferramentas ou estratégias. Crie métricas e faça um acompanhamento com intervalos definidos, para assim conseguir acompanhar em tempo real os impactos e a necessidade de mudanças.
Quais os principais erros cometidos em um gerenciamento de processos?
Neste artigo trouxemos os principais benefícios em investir na melhora do gerenciamento de processos da sua empresa, e dicas de como fazer isso. Mas, para complementar e deixar o assunto ainda mais completo, listamos também alguns dos principais erros cometidos pelas organizações ao realizar essa prática. Leia com atenção e fique atento para não cair neles!
Reunir pouca informação
A informação é uma das ferramentas mais poderosas existentes, inclusive para garantir o sucesso do gerenciamento de processos da sua empresa. Atualmente a tecnologia se mostra como uma grande aliada, oferecendo ferramentas que permitem gerar relatórios detalhados e automáticos. Use esses recursos estrategicamente.
Investir em processos discrepantes
Digamos que sua empresa deseje melhorar seus processos, mas, ao mesmo tempo, planeja cortar gastos e por isso não investe em tecnologia. Isso se torna uma ação discrepante, já que o primeiro dificilmente poderá coexistir com o segundo. Na hora de definir suas metas é preciso pensar estrategicamente e entender quais benefícios pode colher em ambas as possibilidades, mas não forçar a coexistência de diferentes planos. Afinal, isso fará que no fim não consiga alcançar as vantagens de nenhum dos dois.
Se manter fiel aos velhos costumes
A melhora exige mudanças, por isso a flexibilidade é um fator importante para melhorar o gerenciamento de processos da sua empresa. O apego excessivo a velhas práticas, ainda que elas não alcancem resultados tão bons quanto as novas, pode acabar se tornando um obstáculo a evolução do seu negócio.
Não alinhar os processos com objetivos estratégicos
Ao desenvolver uma gestão de processos é importante pensar em qual a maior necessidade da empresa naquele momento, e não apenas permanecer no impulso de seguir adiante. Por exemplo, o crescimento de vendas é sempre algo importante, mas para que isso aconteça com menor chances de problemas é necessário criar uma estrutura sólida. Entender isso é importante para priorizar objetivos estratégicos.
Não investir o suficiente em tecnologia
Com a evolução da tecnologia a otimização de processos tem sido cada vez mais simples e possível de ser alcançada. Atividades que anos atrás exigiam grandes porções de tempo das empresas, atualmente podem ser feitas em questão de minutos ou segundos. Aproveitar essas ferramentas é essencial para o sucesso, e tentar limitar os gastos com opções ineficientes ou parciais apenas torna os processos falhos.
Se acomodar
O mercado evolui constantemente, assim como a tecnologia e os hábitos dos clientes. Se atentar a essas mudanças é essencial para garantir que sua empresa continue como uma alternativa competitiva, já que se acomodar é perigoso para a segurança da sua empresa, assim como sua saúde financeira. Por isso, saiba acompanhar as transformações e aproveitar as oportunidades que podem ajudar seu negócio a crescer!
Gostou do conteúdo de hoje? Conta pra gente nas redes sociais como tem buscado melhorar o gerenciamento de processos da sua empresa!
Por hoje é só, mas se você gostou desse conteúdo e quer mais informações sobre admissão digital e tendências de RH, assine a nossa newsletter e entre no nosso canal do Telegram: Eu Amo RH!
Até o próximo artigo! 💙
