Tem como otimizar processos de contratação e a burocracia da entrega de documentos? A admissão digital é uma maneira de facilitar e agilizar o processo e ainda ajudar na chegada de novos colaboradores. Por meio dela, é possível reduzir o excesso de papelada que o departamento pessoal ou Recursos Humanos acumula na empresa.

Com a ajuda de softwares é possível deixar o processo de admissão muito mais rápido e efetivo, é possível proporcionar um impacto positivo ao profissional no início da sua jornada na empresa. Isso ajuda a atender novas demandas e tornar o trabalho muito mais prático.

Prepare-se para entender um pouco mais sobre a admissão digital e como ela facilita a contratação dos melhores talentos!

O que é admissão digital?

De acordo com a CLT, a empresa precisa ter o registro de seus funcionários, ou seja, cópias de alguns documentos solicitados na admissão e outros formulários. A admissão digital permite que os funcionários enviem todos esses documentos via internet, eliminando a necessidade de deslocamento até a empresa.

É possível usar software de RH que é utilizado para receber e armazenar as informações em nuvem, organizando todos os dados em um só lugar.

Porém, mesmo com a admissão digital ainda é preciso armazenar alguns documentos fisicamente, como no caso de atestados de saúde ocupacional. Ainda assim, a admissão digital otimiza significativamente todo o processo.

A admissão online facilita a vida do novo colaborador junto à empresa, pois evita retrabalhos em caso de esquecimento de algum documento. A praticidade da admissão deixa o profissional mais engajado e motivado em iniciar sua jornada em uma empresa que preza pela inovação.

Quais são os benefícios da admissão digital?

A admissão digital é um grande diferencial para as empresas no mercado de trabalho, pois ela encurta caminhos e dá mais tempo para que os gestores cuidem do capital humano. Separamos alguns dos principais benefícios que essa tecnologia traz.

Autonomia

Com a admissão digital, o novo colaborador tem papel de protagonista, pois ele mesmo conseguirá se organizar, enviar e preencher todos os formulários necessários. Além disso, se necessário, ele pode verificar alguma informação, pois os documentos ficam disponíveis virtualmente por ele. O setor de RH não precisa parar suas atividades para verificá-los.

Segurança

Graças à MP nº 2200-2/2001 garante segurança às empresas, evitando processos trabalhistas ao optarem pela admissão online. Os funcionários realizam uma assinatura eletrônica para garantir a autenticidade dos documentos.

Os arquivos são digitalizados e armazenados de forma prática e segura na nuvem, permitindo acesso, edição e compartilhamento de qualquer lugar através de senha, além de possibilitar a conferência simultânea pelo governo.

Praticidade e redução de custos

Com a admissão digital, o processo se torna mais ágil e os custos de contratação são reduzidos. Além disso, a quantidade de papel usada diminui significativamente, eliminando a necessidade de espaço físico para armazenamento, facilitando a organização dos dados e impactando positivamente o meio ambiente.

Agilidade

Uma admissão tradicional leva mais tempo, pois envolve ações de coleta de dados até a assinatura de todos os documentos. Ao optar pela admissão digital, o caminho é mais curto, pois a empresa e o colaborador fazem a sua parte com apenas alguns cliques, sem precisar se deslocar ou ir presencialmente à empresa.

Além disso, quando o gestor precisa procurar algum documento ou informação sobre o novo colaborador, ele não perde tempo procurando em pastas físicas as informações, pois todos os dados necessários ficam disponíveis na nuvem de forma online.

Quais as vantagens para os candidatos?

Além das inúmeras vantagens para a empresa, os candidatos também têm benefícios com a admissão digital. O novo colaborador não precisa ocupar seu tempo com papéis e deslocamento para entrega de documentos. O tempo pode ser muito mais aproveitado com ações de integração do profissional com a equipe.

Os encontros podem ser muito mais produtivos com treinamentos, bate-papos sobre a cultura da empresa, sobre as funções do cargo e outros assuntos relacionados às atividades diárias. Isso fará com que o profissional recém-contratado se sinta muito mais envolvido com a equipe e suas tarefas.

Outro ponto relevante, é que os processos de admissão digital geralmente são projetados para serem mais simples e eficientes. Os candidatos enviam seus currículos e informações pessoais por meio de uma plataforma online, preenchem formulários digitais e respondem a questionários pré-entrevista, o que agiliza todo o processo de candidatura.

O processo digital ainda evita o deslocamento físico e a espera por entrevistas presenciais, a admissão digital economiza o tempo dos candidatos. Fica mais fácil receber mais candidaturas em vagas diferenciadas em um curto período de tempo e acompanhar o progresso de forma mais fácil.

Embora a admissão digital traga muitas vantagens, ela pode não substituir completamente os processos tradicionais de contratação. Algumas empresas ainda optam por realizar entrevistas de forma presencial ou testes práticos para avaliar melhor os candidatos.

Como funciona a admissão digital na prática?

Para implantar a admissão digital, o primeiro passo é escolher um software de gestão de RH que possua esse recurso. Após isso, existem alguns passos que precisam ser seguidos.

Envio de documentos

O setor de RH usa um software de RH para encaminhar o procedimento ao candidato selecionado. O profissional preenche as informações e envia os documentos digitalizados pela plataforma, sem precisar se deslocar.

Análise da documentação

Após o envio da documentação pelo candidato, o software de RH faz a verificação de todas as informações enviadas pelo futuro colaborador, garantindo a conformidade com as obrigações legais.

Controle e armazenamento das informações

O armazenamento em um banco de dados digital é mais compacto e rápido. Com um software de inteligência de dados, é possível localizar facilmente qualquer informação e detalhes sobre o colaborador. Além disso, é possível dar o acesso às informações apenas para pessoas autorizadas.

Templates de admissão

Com um software de RH é possível personalizar o processo de admissão por meio de templates para documentos que precisam de assinaturas. Também dá para criar checklists personalizados para documentos admissionais, conforme o modelo de contratação.

Carta proposta com assinatura digital

Como já mencionamos, a admissão digital elimina a necessidade de documentos físicos, visto que essa assinatura garante a validade jurídica. Isso também inclui as cartas de proposta de emprego, que podem ser enviadas de forma personalizada aos contratados de acordo com seus cargos.

Como a admissão digital transforma a rotina do RH da empresa?

Todos os processos do setor de recursos humanos são muito importantes. Eles podem ser considerados o cartão de visitas da empresa, pois é o primeiro contato que os profissionais externos têm com a companhia.

Por isso, ter uma forma de atuação bem estruturada e usar plataformas modernas que facilitem o dia a dia de todos é um grande diferencial competitivo no mercado de trabalho atual. E aqui entra a admissão digital. Esse processo tem como objetivo otimizar as tarefas do setor, reduzir os custos por contratação e tornar o trabalho mais estratégico. As ferramentas tecnológicas que padronizam o processo e simplificam a análise de documentos são aliados de uma boa gestão.

Os softwares para gestão do setor de recursos humanos, que incluem a admissão online, são cada vez mais essenciais na área. Esse modelo de digitalização pode transformar e impactar positivamente o trabalho de RH.

Modernização no processo de contratação

A admissão digital trouxe para o mercado a modernização do processo de contratação de um novo colaborador para a empresa, transformando a contratação em uma atividade muito mais prática e fácil.

A modalidade oferece muitos benefícios como praticidade, redução de custos, economia para o candidato e ainda auxilia na construção da imagem da empresa. Transforme o seu processo de contratação e modernize o seu setor de RH.

Quer saber mais sobre a admissão digital? Continue atento ao nosso blog e fique por dentro das novidades. Caso tenha alguma dúvida, entre em contato com a gente pelas redes sociais.

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A carteira de trabalho digital vai substituir a conhecida carteira impressa. Ou seja, ao invés de anotar os eventos trabalhistas no papel, todas as informações serão inseridas no sistema eSocial, podendo ser consultadas pelo colaborador por meio do site do Ministério da Economia. Preparamos um conteúdo completo para te ajudar a registrar seus funcionários.

Nós precisamos sempre acompanhar os avanços da tecnologia e um deles chegou até a conhecida carteira de trabalho. Para fazer a admissão dos seus funcionários com carteira digital, é preciso estar registrado no eSocial e ter em mãos o Cadastro de Pessoa Física (CPF) de cada colaborador da empresa.

• Quais são as vantagens da admissão digital?

O processo é muito simples, mas é preciso prestar atenção em alguns pontos. Se essa é a sua primeira vez registrando seus novos contratados na carteira digital, é preciso ficar atento às informações que precisam ser preenchidas e em como orientar seus funcionários neste período de transição.

Desde fevereiro de 2020, a carteira de trabalho impressa parou de ser emitida e foi substituída, exclusivamente, pela carteira de trabalho digital.

Com essa mudança, o Ministério da Economia busca desburocratizar o serviço público. Por isso, tanto empregado quanto empregador devem se adaptar à nova maneira de admitir, registrar e consultar as informações da carteira de trabalho. A carteira digital está disponível via web e aplicativo.

• Leis trabalhistas para RH: tudo o que você precisa saber

Como fazer admissão com carteira digital?

O primeiro passo para admitir seu funcionário em carteira digital é realizar o cadastro no eSocial, dessa forma você faz a migração da carteira de trabalho física para a digital. O prazo para essa mudança já passou, por isso, será necessário pagar uma multa para regularizar a situação.

O eSocial, “Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas”, foi criado com o objetivo de facilitar o envio das informações dos empregados brasileiros ao governo.

Depois de fazer o cadastro, é preciso reunir o CPF de todos os funcionários, tanto dos novos contratados quanto dos colaboradores que entraram na empresa antes do momento da mudança para a carteira de trabalho digital.

Descrevemos os passos da admissão para você:

Passo 1: Acesse o portal do Ministério da Economia.

Passo 2: Faça login na sua conta utilizando suas credenciais.

Passo 3: Procure a opção de admissão ou registro de funcionários.

Passo 4: Preencha os dados necessários do novo colaborador, como nome completo, CPF, data de nascimento, número de identidade, entre outros.

Passo 5: Informe também a data de admissão, cargo, salário e jornada de trabalho.

Passo 6: Certifique-se de que todas as informações estejam corretas e atualizadas.

Passo 7: Após preencher todos os campos, envie os dados para o sistema eSocial.

Passo 8: Aguarde a confirmação de registro do novo funcionário.

Passo 9: O colaborador poderá acessar sua própria carteira de trabalho digital para verificar os detalhes da admissão, como data, cargo, salário, entre outros.

Lembre-se de que é importante seguir todas as orientações e regulamentações trabalhistas. Caso tenha dúvidas ou dificuldades, você pode entrar em contato com o suporte técnico do Ministério da Economia.

Como registrar funcionário com carteira digital?

Depois de fazer o cadastro no eSocial e ter o número do CPF de todos os novos funcionários, insira-os na plataforma em até cinco dias úteis contados depois da admissão do profissional.

Os demais funcionários da empresa devem ser registrados na plataforma de acordo com a disponibilidade da equipe responsável, normalmente o setor de Recursos Humanos. Mas lembre-se, faça essa transição ser uma prioridade para a sua empresa, pois quanto mais cedo você estiver dentro das novas regulamentações trabalhistas, melhor.

Após o registro, todas as informações relacionadas à carteira de trabalho do funcionário devem ser registradas eletronicamente. Ou seja, isso inclui eventos como alteração salarial, férias e desligamento, que devem ser informados por meio do eSocial.

O prazo para preenchimento dessas informações pelo empregador é até o dia 15 do mês subsequente ao da ocorrência da maioria dos eventos trabalhistas. O cenário muda apenas quando o funcionário é desligado, pois a empresa tem até 10 dias para sinalizar o ocorrido no site.

Prazos importantes para a CTPS digital

Para você ficar por dentro dos prazos, separamos algumas datas importantes instituídas pela Portaria nº 1.195/2019, que regulamentariza o registro de empregados e anotações na CTPS digital:

• Até o dia anterior ao início das atividades do trabalhador, é preciso anotar na CTPS digital: o número no Cadastro de Pessoa Física – CPF; data de nascimento; data de admissão; matrícula do empregado; categoria do trabalhador; natureza da atividade (urbano/rural); código da Classificação Brasileira de Ocupações – CBO; valor do salário contratual; e tipo de contrato de trabalho em relação ao seu prazo, com a indicação do término quando se tratar de contrato por prazo determinado.
• Até o dia 15 do mês seguinte ao mês em que o empregado foi admitido: nome completo, sexo, grau de instrução, endereço e nacionalidade; descrição do cargo e/ou função; descrição do salário variável, quando for o caso; nome e dados cadastrais dos dependentes; horário de trabalho ou informação de enquadramento no art. 62 da CLT; local de trabalho e identificação do estabelecimento/empresa onde ocorre a prestação de serviço; informação de empregado com deficiência ou reabilitado, devidamente constatado em exame médico, assim como se está sendo computado na cota de pessoa com deficiência; indicação do empregador para o qual a contratação de aprendiz por entidade sem fins lucrativos está sendo computada no cumprimento da respectiva cota identificação do alvará judicial em caso de contratação de trabalhadores com idade inferior à legalmente permitida; data de opção do empregado pelo Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS, nos casos de admissão anterior a 1º de outubro de 2015 para empregados domésticos ou anterior a 5 de outubro de 1988 para os demais empregados; e informação relativa a registro sob ação fiscal ou por força de decisão judicial, quando for o caso.
• Até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência: quando houver, alterações cadastrais e contratuais; gozo de férias; afastamento por acidente ou doença relacionada ao trabalho, com duração não superior a 15 dias; afastamentos temporários; dados de desligamento cujo motivo não gera direito ao saque do FGTS; informações relativas ao monitoramento da saúde do trabalhador; informações relativas às condições ambientais de trabalho; transferência de empregados entre empresas do mesmo grupo econômico, consórcio, ou por motivo de sucessão, fusão, incorporação ou cisão de empresas; e reintegração ao emprego.
• Informar no 16º dia do afastamento: por acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com duração superior a 15 dias; e por acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com qualquer duração, que ocorrerem dentro do prazo de 60 dias pela mesma doença e tiverem em sua totalidade duração superior a 15 dias.
• Informar de imediato: o acidente de trabalho ou doença profissional que resulte morte; e afastamento por acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com qualquer duração, quando ocorrer dentro do prazo de 60 dias do retorno de afastamento anterior pela mesma doença, que tenha gerado recebimento de auxílio-doença.
• Até o primeiro dia útil seguinte ao da sua ocorrência: o acidente de trabalho que não resulte em morte, ou doença profissional.
• Até o 10º dia seguinte ao da sua ocorrência: os dados de desligamento cujo motivo gera direito a saque do FGTS.
• Saiba como fazer o processo de desligamento passo a passo

Como preencher os campos da CTPS digital?

Para preencher os campos da CTPS digital, preste atenção nas informações requisitadas e confira os dados.

• Número da carteira de trabalho: Inclua os sete primeiros dígitos do CPF do colaborador;

• Série da carteira de trabalho: Informe os quatro últimos dígitos do CPF do trabalhador;
• UF da carteira de trabalho: Inclua a Unidade de Federação do colaborador ou da empresa;
• No campo “Data de Emissão” da CTPS coloque a data do dia do atendimento;
• Caso os funcionários possuam CTPS física, os campos acima deverão ser preenchidos com os dados da Carteira física do trabalhador.

Quais as vantagens da carteira de trabalho digital?

A carteira de trabalho digital traz muitas vantagens com relação à carteira de trabalho física. Confira algumas delas:

Acessibilidade

A carteira digital é facilmente acessada a qualquer momento por dispositivos eletrônicos, como smartphones, tablets ou computadores conectados à internet.

Agilidade

O processo de registro e atualização de informações na carteira digital é mais rápido e eficiente, pois dispensa a necessidade de preenchimento manual e entrega de documentos físicos.

Segurança

A carteira digital oferece maior segurança aos dados do trabalhador, pois evita perdas, extravios ou falsificações. As informações são armazenadas digitalmente, com proteção e criptografia.

Acesso remoto

Tanto o empregador quanto o empregado podem acessar a carteira de trabalho digital de qualquer lugar. Isso ajuda em consultas, atualizações e verificação de informações.

Facilidade de consulta

É possível visualizar e verificar rapidamente as informações trabalhistas na carteira de trabalho digital, como contratos de trabalho, salários e histórico de empregos anteriores. Isso agiliza processos de contratação e checagem de informações.

Integração com outros sistemas

A carteira digital pode ser integrada com outros sistemas, como o eSocial. Esse processo ajuda no compartilhamento e na sincronização de informações trabalhistas.

Como orientar os colaboradores nesse período de transição?

O registro da carteira de trabalho digital é feito pelo sistema eSocial, mas o acesso dos empregados é feito por um site ou aplicativo disponibilizado pelo Ministério da Economia. É por meio dele que o colaborador tem acesso a todas as informações da sua carteira de trabalho.

Se o trabalhador já tem cadastro no sistema acesso.gov.br, ele pode acessar o site com os mesmos dados de login e senha. Se não, ele deve criar seu cadastro na página do Ministério da Economia.

O acesso do colaborador é rápido e simples:

1. Basta acessar o site.
2. Clicar em “Quero me cadastrar”.
3. Preencher o formulário com seus dados pessoais.
4. Selecionar o “não sou um robô”, “aceito os termos e condições” e “continuar”.
5. E pronto. É só acessar a carteira de trabalho digital e conferir os registros do emprego atual e outros contratos da vida laboral.

Agora você já sabe como registrar funcionários com carteira digital e como ajudá-los a acessá-la, seja pelo computador ou celular.

Gostou do artigo? Esperamos que você tenha entendido mais sobre a carteira de trabalho digital e a admissão por meio dela. Caso tenha ficado com alguma dúvida, entre em contato com a gente pelas redes sociais.

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Tanto o RH (Recursos Humanos) quanto o DP (Departamento pessoal) possuem uma série de responsabilidades essenciais para o funcionamento de uma empresa. Porém, ainda que cada um possua grande importância, existe um que talvez se destaque na influência que gera para a rotina do negócio: a admissão.

Um processo que engloba uma série de etapas, cada uma precisando ser feita com cuidado já que erros podem levar a problemas de organização e até mesmo legais. Algo que impacta toda a jornada do colaborador e também do setor. Hoje você conhecerá mais sobre as diferenças dessa jornada no modelo tradicional e naquela onde o Lugarh anda ao seu lado. Confira!

O que é admissão?

A admissão, ou processo admissional, é toda a jornada que vai da confecção da vaga até o recebimento do novo colaborador a empresa. Isso significa que os profissionais dos setores de RH e DP precisam ser responsáveis por uma série de etapas que visam encontrar, contratar e treinar os talentos perfeitos para a empresa.

Para isso devem entender quais características são fundamentais para a vaga, iniciar a busca por candidatos, selecioná-los, realizar entrevistas e testes então escolher o profissional ideal. Depois disso vem a validação de documentos, assinatura de contrato de trabalho, validação com o eSocial, preparativos internos e então o onboarding.

Ou seja, uma única contratação exige um grande número de atividades dos setores, e erros podem atrasar toda a jornada e, com isso, atrapalhar a rotina da equipe na qual o profissional será integrado. Por isso, quanto mais tranquila, simplificada e otimizada for a jornada de admissão melhor será para a empresa como um todo.

Leia também: Quando o onboarding de um colaborador acaba?

O que é admissão digital?

A admissão digital segue os mesmos passos do tópico anterior, com a diferença de que é feita de forma integralmente virtual. O uso da tecnologia para esse processo tão importante dentro das empresas já vinha sendo integrado as rotinas do RH e DP há alguns anos, mas se potencializou durante a pandemia de Covid-19, onde o distanciamento obrigou profissionais e empresadores a usar a internet a seu favor.

Atualmente tem crescido o número de empresas que usam de bancos de talento digitais, tanto próprios quanto em sites de emprego, para buscar candidatos ideais a suas vagas em aberto. Algo vantajoso já que neles é possível usar inteligência artificial para filtrar os candidatos e assim conseguir diminuir consideravelmente o tempo de busca.

Entrevistas de emprego também se tornaram comuns no modelo virtual, assim como o próprio trabalho que tem sido feito no modelo home office ou híbrido em muitos locais. E não seria diferente com a parte burocrática! Softwares de admissão digital se tornaram essenciais para a rotina do Recursos Humanos e do Departamento Pessoal, justamente o caso do Lugarh.

Com a plataforma a empresa consegue solicitar, receber e organizar todos os documentos relacionados a admissão e estádia do colaborador de forma online e segura. Com isso economiza-se tempo, energia e dinheiro, além de permitir contratações mais ágeis.

Você também pode gostar de: Qual a diferença entre Recursos Humanos e Departamento Pessoal?

Validação de documentos: como era antes e como fica com o Lugarh?

Ao ser contratado o colaborador precisa levar uma série de documentos a empresa, alguns deles precisando ser entregues em até 48 horas para que o processo de contratação não tenha qualquer problema. Isso significa buscar, organizar e entregar uma série de itens em um momento em que várias atividades estão sendo feitas ao mesmo tempo, como exames admissionais e preparações para o recebimento do profissional (no caso do Recursos Humanos).

Na jornada tradicional não é incomum que problemas surjam durante esse período, seja no atraso da entrega, na perca de algum item durante a trajetória ou mesmo com a desistência do colaborador devido a algum problema. Existem casos em que, por não ter nem mesmo condições de ir à empresa, o funcionário acaba desistindo do emprego.

Isso sem considerar a necessidade de cuidado e organização necessário ao RH para lidar com papéis impressos, que podem se perder ou serem danificados. Ou ao recebimento dos itens através de aplicativos como WhatsApp ou e-mail, que geram confusão e facilitam falhas na comunicação. Todos os riscos comuns dentro da jornada tradicional de admissão e validação de documentos.

Saiba mais: O que é exame admissional?

Como fica com o Lugarh?

Nenhum dos riscos citados anteriormente fazem parte da jornada com o Lugarh! A plataforma é um software de admissão digital onde uma de suas principais funcionalidades é justamente a solicitação, recebimento e validação de documentos de forma online e feita em poucos minutos.

Através dela a empresa consegue cadastrar o novo colaborador, definir quais documentos são necessários para a contratação e então enviar um link a ele pelo e-mail, WhatsApp ou SMS. Clicando nele o funcionário será levado uma tela onde deve adicionar as fotos de cada documento, confirmar e enviar.

Essas imagens são levadas automaticamente ao perfil do colaborador no sistema do Lugarh e o Recursos Humanos ou Departamento Pessoal precisa apenas avaliar as imagens e aprovar. Caso tenha algum item faltando, ou imagem que não esteja correta, o setor solicita novamente o envio e o Lugarh manda outro link a pessoa. Sem papelada, sem deslocamento e tudo feito rapidamente!

Contrato de trabalho e formulários de benefícios

Todo colaborador precisa assinar um contrato de trabalho, seja ele CLT ou PJ (Pessoa Jurídica) e preencher os formulários necessários para fazer uso dos benefícios oferecidos pela empresa. Em uma jornada tradicional isso deve ser feito manualmente sendo de responsabilidade do Departamento Pessoal e do Recursos Humanos organizar e garantir que tudo seja assinado e entregue dentro dos prazos.

Em uma empresa de grande porte será necessário cuidar de cada item a centenas de colaboradores, sempre atentos ao fato de que qualquer problema com a documentação pode não apenas gerar problemas ao colaborador, como também problemas legais. Para evitar isso é necessário um cuidado extremo com o preenchimento e controle das informações, algo muitas vezes feitos em planilhas separadas ou em papéis físicos.

Alguns cliques e o Lugarh resolve por você

Já com o Lugarh existem dois serviços feitos especialmente para automatizar essas atividades: Formulários e Benefícios e Assinatura de Contratos. No primeiro a empresa consegue adicionar os formulários necessários já na lista de documentos para a contratação, conseguindo solicitar, receber e validar todos os itens de uma só vez e em poucos segundos.

Ou, caso seja preciso, fazer o pedido de forma individual através do perfil do colaborador, também de forma rápida e online. Um link é enviado ao funcionário, que irá assinar e preencher digitalmente e então enviar a plataforma. Sempre que for necessário o DP e o RH podem consultar a documentação, que fica disponível para download.

No caso da assinatura de contratos a solicitação é feita sempre individualmente, também através de um link onde o colaborador consegue assinar digitalmente. Nele é possível adicionar outros assinantes, como um gestor de equipe, responsável legal, testemunha, entre outras figuras. Não é obrigatório, mas é uma possibilidade caso seja preciso.

Dessa forma a empresa resolve todos os trâmites relacionados aos documentos dos colaboradores de forma digital, sem precisar transportar qualquer item e sendo possível finalizar todo o processo em minutos. Outra vantagem é que todos os documentos ficam organizados e armazenados em nuvem, sendo fáceis de encontrar e ficando disponíveis onde quer que o RH esteja.

Leia também: Carteira de trabalho: Tudo o que você precisa saber

O Lugarh oferece mais segurança e alinhamento a LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados foi aprovada em 2018, e entrou em vigor em setembro de 2020 com o objetivo de regularizar a forma como as empresas utilizam e armazenam os dados de terceiros. Com o avanço da tecnologia se tornou comum informar dados pessoais nas mais diversas plataformas, informações que nem sempre são utilizadas da forma correta e podem levar a problemas para os usuários.

A missão da LGPD é fazer com que empresas públicas e privadas se responsabilizem pela forma como coletam, armazenam e compartilham os dados cedidos por terceiros. Com isso, setores como o Recursos Humanos e o Departamento Pessoal foram diretamente afetados, já que ambos são responsáveis por gerenciar uma série de dados sensíveis dos colaboradores.

Com isso as empresas passaram a necessitar de medidas de segurança para que o recebimento e armazenamento das informações sejam feitos de forma correta. Mais do que isso, é preciso ter um controle cuidadoso sobre quem terá acesso aos dados dos funcionários, impedindo que indivíduos fora dos setores tenham contato com essas informações.

Agora imagine uma jornada tradicional, onde a documentação é feita de forma física e armazenada no escritório. Ou mesmo feita de forma híbrida entre planilhas e PDF’s nos computados e armários no prédio. Locais onde é possível que outros membros tenham acesso, ou suscetíveis a invasões nos sistemas, ferindo o cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados.

O Lugarh é um software já desenvolvido para oferecer a máxima segurança aos dados dos colaboradores, onde apenas os setores essenciais possuem acesso e sem riscos de invasões por terceiros. Ou seja, é uma forma de manter as informações dos seus colaboradores seguras e ainda se manter em dia com a LGPD, evitando não apenas os malefícios de vazamentos aos funcionários, mas também multas e sanções feitas pela Lei.

Como funciona a validação do eSocial com o Lugarh?

Criado em dezembro de 2014 pelo governo federal, o eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) visa unificar e digitalizar todos os dados previdenciários, fiscais e trabalhistas das empresas. É também uma das bases do  Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), um sistema que se esforça em modernizar e unificar informações conforme a legislação.

Na plataforma do eSocial é possível alinhar a comunicação entre as empresas (empregadores) e o Governo, com foco nas informações relacionadas aos funcionários. Entre elas os pagamentos feitos sobre benefícios como o FGTS e INSS, ou de itens pontuais como o auxílio-doença, entre outros.

Antes era preciso a empresa preencher e enviar ao governo, por diferentes portais, um formulário para cada declaração. Hoje tudo é feito em uma única plataforma, o que torna muito mais simples, seguro e rápido o ato de informar todos os dados. Além facilitar o cruzamento das informações, e impedir erros.

Ainda assim, nem tudo é perfeito. Quando um novo colaborador é contratado, em uma jornada tradicional, é o próprio RH ou DP da empresa que precisa validar os documentos iniciais do profissional. Já com o Lugarh essa validação com o eSocial, para garantir que as informações estão corretas e o processo de admissão pode ser iniciado, é feito pela equipe da plataforma.

Ou seja, o Lugarh confirma que os dados estão alinhados e corretos e a empresa inicia o processo de contratação sem travas ou riscos de problemas no meio da etapa! Ainda mais simples, rápido e seguro para o negócio que utiliza esse software de admissão digital.

Grandes quantidades de contratações? O Lugarh te ajuda!

As contratações individuais já são bastante otimizadas na jornada com o Lugarh. Um processo admissional que poderia levar semanas, ou mesmo meses, pode acontecer em questão de dias, sendo que apenas a validação dos documentos pode ser resolvida em no mínimo uma hora. Mas o software vai ainda mais além, oferecendo também a admissão em lote.

Isso significa que a empresa pode fazer a contratação de uma grande quantidade de colaboradores de uma só vez! Imagine fazer parte de uma organização de grande porte, que todos os anos durantes as festas de fim de ano acabam contratando centenas de novos funcionários.

Algo que poderia ser o pesadelo do Departamento Pessoal e do Recursos Humanos se torna simples e fácil com o Lugarh. Documentos solicitados, recebidos e validados em apenas alguns segundos, contratos de trabalho assinados, formulários preenchidos. Tudo em alguns cliques e utilizando minutos dos dias de ambos os setores!

Menos tempo com burocracia e mais tempo com gestão de pessoas

Com o Lugarh as empresas possuem tecnologia de ponta utilizada para trazer inovação a rotina do RH e do DP, permitindo uma economia de tempo, energia e custos. Esforços que antes eram utilizados em atividades burocráticas agora podem ser voltados a etapas essenciais para melhorar a qualidade da cultura e clima organizacional, resultados do negócio e outros aspectos essenciais.

A gestão de pessoas é o principal deles, sendo um aspecto que tem se tornado cada vez mais uma prioridade as empresas. Afinal, o capital mais importante de um negócio é o humano, capaz de impactar toda a estrutura da companhia e que quando não é bem avaliado, gerenciado e cuidado acaba reverberando diretamente nos resultados e metas.

Cada vez mais as companhias vêm notando a importância de se investir em seus colaboradores, indo desde o recrutamento de perfis adequados a cultura da empresa até o cuidado para não perder seus talentos já contratados. Uma missão que está dentro das responsabilidades do Recursos Humanos, e que pode ser prejudicada caso o setor esteja atarefado com questões burocráticas.

A missão do Lugarh é permitir que os setores tenham uma forma de automatizar e simplificar as burocracias da rotina, usando o tempo ganho para cuidados dos seus colaboradores! Tecnologia que leva inovação e ajuda no crescimento saudável e contínuo do negócio.

E aí, o que achou do artigo? Esperamos ter conseguido transmitir tudo que mudou da jornada tradicional para a nova forma de trabalhar usando o Lugarh. Nos conte nas redes sociais o que achou do software! E aproveite para nos seguir, e ficar sempre bem-informado.

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Até o próximo artigo!

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Existem várias formas de realizar o processo admissional dentro de empresas. Da simples indicação ao uso de plataformas de admissão digital, todos já tiveram experiências – positivas e negativas – de realização de processos seletivos. Mas, na prática, o que é admissão? Ou melhor: qual o melhor processo de admissão? É justamente a resposta a essas perguntas que daremos agora.

O que é admissão do ponto de vista da empresa

Existem diferenças entre o processo de admissão para a empresa e para funcionários. Começando pelas empresas, tudo se inicia pela área em que há demanda de um novo colaborador. Em fábricas e linhas de produção, já existem muitos cursos profissionalizantes que indicam diretamente os alunos para organizações com as quais eles têm parcerias.

Também existem bancos de empregos e plataformas de admissão digital especialistas em conectar candidatos às vagas que surgem, e por isso, assim que essas vagas aparecem, elas são rapidamente preenchidas.

Quando falamos de processos de admissão que envolvem vagas que exigem curso superior, normalmente é necessário que uma empresa ou um profissional de RH faça uma análise mais profunda dos candidatos, além de triagem, entrevistas e assim por diante. Para esses casos, o processo seletivo pode ser longo, durando até alguns meses.

A diferença entre processo seletivo e admissão.

Parece simples, mas não é: existe diferença entre o processo seletivo e a admissão propriamente dita. No processo seletivo, vários candidatos são entrevistados até que seja escolhido o melhor entre eles para a vaga proposta. Neste decorrer, podem ocorrer diversas etapas, de acordo com as políticas internas da empresa.

Quanto tempo demora o processo de admissão?

Já na admissão, o profissional já foi escolhido, e agora é preciso que os protocolos de documentação sejam cumpridos. Esses protocolos podem ser feitos de forma pessoal, o que exige a impressão de vários documentos, autenticações, assinatura de contratos e assim por diante. Já a admissão digital pode ser feita de uma forma menos burocrática e muito mais rápida.

Apenas a título de comparação, o processo de admissão analógico, ou tradicional, leva normalmente uma semana para ser totalmente executado. Isso porque esse processo exige o completo preenchimento de uma ficha de admissão (inclusive já falamos sobre ela aqui). Já quando você utiliza um software de admissão digital, esse processo todo pode ser realizado em apenas 30 minutos.

Quais os principais passos de um processo de admissão?

A admissão digital tende a ser mais prática. Isso porque nela, todos os passos estão estabelecidos e, para chegar na próxima etapa, é preciso que a etapa atual esteja totalmente preenchida. De certa forma, estes softwares realizam um tipo de gamificação, onde uma etapa permite o avanço para a outra, deixando tudo mais simples e dinâmico. O LugaRh, que tem um software exclusivo de admissão digital, tem passos muito práticos para que a contratação seja feita de forma rápida e sem burocracia:

01 – Pedido de documento

Através de um checklist 100% online, o colaborador já saberá desde o começo tudo que será exigido e que precisará apresentar em sua contratação.

02 – Recebimento de documentos

A partir do momento que o profissional realizou a entrega de todos os documentos, o responsável pelo RH receberá um alerta de que eles já estarão totalmente digitalizados e integrados à folha e com os dados qualificados no eSocial.

03 – Contratação

Com documentos entregues e validados, basta realizar a assinatura digital e pronto, a contratação já está legalmente realizada.

Como as etapas são autoexplicativas, cada etapa dentro do software fica mais dinâmica, deixando o trabalho do RH mais leve. E mais, com o uso de tecnologia, torna-se praticamente impossível que alguma etapa do processo de contratação não seja executado.

Os documentos para admissão: os deveres do colaborador

Mas não é apenas a empresa que tem deveres no processo de contratação. Agora, vamos falar do que é esperado do colaborador durante todo o trâmite até o início das suas atividades propriamente ditas. Para facilitar esse entendimento, o Guia Trabalhista já preparou uma lista com tudo que é necessário para o colaborador cumprir sua parte para além do seu trabalho. Entre as responsabilidades do contratado, estão:

• Apresentação da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)

Em até 48 horas, a Carteira de Trabalho precisa ser entregue pelo colaborador. Com ela em mãos, o empregador anotará a identificação do empregador, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais quando elas existirem.

• Exame médico

O já conhecido exame admissional pode parecer desnecessário em algumas funções, mas é obrigatório em contratações no regime CLT. E em casos especiais, esse exame pode exigir características específicas como condição de equilíbrio, exames toxicológicos, testes lógicos e assim por diante. Independente da complexidade, é uma exigência legislativa, agendada pelo empregador e cumprida pelo contratado.

• Contrato de experiência

Por padrão, as empresas realizam contratos de experiência por 45 dias automaticamente renovados por mais 45. Ou seja, os primeiros 90 dias são de experiência para empresa e colaborador se conhecerem. E sim, o colaborador também tem todo o direito de avaliar a empresa em que está entrando neste período, vendo se se encaixa nela ou não.

O Guia Trabalhista também descreve outras obrigações do colaborador, mas as principais são essas que descreveremos.

Analógica ou digital: qual o melhor tipo de admissão?

Embora a admissão digital seja vista como a melhor opção, inclusive em grandes setores como o varejista, que depende de respostas rápidas e seguras devido seu grande fluxo de contratações, é inegável que a admissão analógica ainda é a mais praticada em empresas. Mas isso pouco tem a ver com praticidade e muito mais a ver com costume.

Profissionais de RH “da velha guarda” normalmente estão acostumados com seus processos de admissão, que tendem a serem aprendidos em um período em que a tecnologia não era tão popular quanto vivemos hoje, justamente por isso, mais engessados.

A grande vantagem do processo de admissão analógica é que devido à repetição, dificilmente há erros no processo. Porém, é inegável que o costume pode gerar falhas humanas, e isso pode acarretar em grandes problemas a curto, médio e longo prazo.

Quais as vantagens da admissão digital?

Agora, se estamos falando sobre o processo de admissão, é impossível não falar das vantagens da admissão digital. Entre elas, podemos destacar:

– Processos de admissão mais ágeis

Como já mencionamos no início deste artigo, em cerca de 30 minutos, todo o processo de admissão pode ser realizado através de um software. Ao mesmo tempo, o check-list digital também limita as falhas humanas, garantindo que os passos sejam seguidos à risca pelas partes envolvidas no processo de contratação.

– Gestão de documentos mais organizada

Uma grande dificuldade dentro dos setores de RH é a organização e gestão dos documentos. Por isso, a admissão digital é uma excelente opção, inclusive neste sentido. A partir do momento em que foi enviado com o check-list solicitado no momento de entrada do colaborador, ele já ficará catalogado e armazenado de forma digital, permitindo um acesso rápido a qualquer dado sempre que necessário. Além disso, até o espaço físico necessário para o armazenamento dos conteúdos da empresa ficará menor, permitindo novos usos ou até novas alocações de pessoas nos espaços antes utilizados como catálogos ou arquivos de RH. E a otimização de espaços também é algo muito precioso em tempos onde o metro quadrado comercial fica cada vez mais valorizado.

– Gestão e retenção de talentos mais eficiente

Do processo de admissão digital para o controle de quanto tempo cada novo colaborador está na empresa é um passo. Mantendo lembretes na agenda, é possível a partir dos dados da admissão avaliar periodicamente os profissionais da empresa, observando suas habilidades, o quanto ele tem evoluído e como as expectativas estão ou não sendo cumpridas dentro do quadro organizacional da empresa.

Isso é extremamente importante não apenas para acompanhar e entender como cada profissional se comporta na empresa, mas também para detectar talentos que podem ser desenvolvidos e acompanhados para que eles tragam frutos ainda maiores para a organização. E considerando que a falta de reconhecimento é uma das maiores causas de pedidos de demissão em empresas, estar atento a quem merece ser reconhecido é uma excelente forma de reduzir a rotatividade de profissionais dentro da corporação.

– Processos mais sustentáveis dentro da empresa

Além da evidente sustentabilidade ambiental envolvida na redução de uso de papéis e aumento da eficiência dos espaços da empresa, a implantação de processos de admissão digital favorecem de forma abrangente a sustentabilidade econômica e social.

Do ponto de vista econômico, não precisar se preocupar com aquisição de novos espaços, reduzindo erros humanos que podem gerar multas e penalidades e economia de tempo de trabalho do profissional de RH são apenas alguns dos exemplos de como é mais econômico ter um software de admissão digital.

Já do ponto de vista social, criar um departamento de RH ágil, competente e organizado permite que ele esteja focado em tratar mais das necessidades dos colaboradores e criar melhorias dentro da empresa.

Resumindo: a admissão, o colaborador, a empresa e o departamento de RH

Se você quer ter um processo de admissão ágil, realizado em menos de 30 minutos, livre de erros, protegido e que garantirá uma boa gestão dos documentos dos colaboradores, a melhor opção é a admissão digital.

O colaborador entenderá de forma clara e objetiva todas as suas obrigatoriedades para iniciar na empresa, precisando realizar as entregas de cada etapa para poder continuar com sua admissão. Além disso, ele poderá reunir os documentos de forma mais rápida, não dependendo de ir a cartórios ou outros órgãos públicos para iniciar seus trabalhos.

Já a empresa tem segurança do controle dos dados do novo colaborador, mantendo tudo organizado, registrado e dentro da legalidade, podendo acompanhar a sua evolução dentro da corporação e sabendo de forma mais eficiente que feedbacks ele precisa para continuar realizando o melhor trabalho.

Dentro do departamento de RH, a admissão digital diminuirá o tempo despendido no gerenciamento e armazenamento dos documentos de cada colaborador, permitindo que eles sejam revisitados sempre que necessário. Assim, fica muito mais fácil a identificação e retenção de talentos, mantendo sua motivação e garantindo que ele terá um desenvolvimento sadio dentro de suas funções. Isso também é muito importante para garantir a renovação de lideranças com o DNA da empresa, construindo uma estrutura sólida dentro dos processos organizacionais.

Dica extra: você pode ter muito mais com o software certo

É importante lembrar que um software de admissão digital pode fazer muito mais pelo setor de RH do que apenas uma parte do processo. O Lugarh, por exemplo, oferece muito mais. Apenas com um software, você terá o eSocial qualificado e automático, armazenamento na nuvem, integração total de dados e até o recebimento de currículos.

E se você quiser, ainda poderá ter acesso a recursos que vão muito além da assinatura digital, como:

– Assinatura digital que permite maior agilidade tanto por parte da empresa quanto do colaborador dos contratos de trabalho, garantindo sua validade jurídica de forma instantânea a partir das assinaturas.

– Escaneamento de documentos que permite a coleta de dados em qualquer lugar de forma prática, rápida e segura;

– OCR ou Optical Character Recognition, um sistema de inteligência artificial que permite reconhecer e aproveitar dados extraídos a partir de documentos digitalizados ou imagens.

E além disso, outras ferramentas estão sendo implementadas para facilitar o trabalho dentro do setor de RH de empresas de todos os tamanhos. Assim que tivermos cada uma delas disponíveis, fique tranquilo: você será um dos primeiros a conhecê-las aqui, em nosso portal

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Confira neste artigo. Boa leitura!

O que é admissão digital?

A admissão por si só, requer muitos processos. Por exemplo: logo que selecionado  o futuro colaborador precisa ir até o RH da empresa contratante levar os documentos e assinar formulários e o contrato de admissão. Já pensou no caso de faltar algum documento? Aí se agenda um novo encontro com o RH e funcionário só para a entrega do papel.

Sem contar no tempo que o RH leva para conferir, fazer cópias, armazenar e validar os documentos do trabalhador. É muito transtorno e perda de tempo em um processo que pode facilmente ser otimizado. 

Esse exemplo é a admissão “tradicional”. Já a admissão digital, que surgiu para facilitar todo esse processo e dar mais tempo ágil para os profissionais de Recursos Humanos, é uma ferramenta que permite a importação e o armazenamento de documentos na nuvem. 

Ou seja, o RH faz a solicitação dos documentos via software e o colaborador,  através de um link, preenche todos os dados e anexa os documentos. Eliminando a necessidade de comparecer na empresa. Assim que essa etapa for concluída, o RH recebe uma notificação e os dados são validados. 

Quais as vantagens da admissão digital?

A admissão 100% digital já é uma realidade dos RHs, por isso fica muito mais fácil apontar as vantagens que a ferramenta oferece ao setor. Confira! 

1. Diminuição dos papéis 

A primeira vantagem da admissão digital é a diminuição dos papéis, pois a tecnologia permite que os dados dos colaboradores sejam armazenados na nuvem em um servidor online.

Além disso, a prática contribui para a sustentabilidade, que vem ganhando cada vez mais espaço nas empresas. Menos papéis faz com que se libere espaço nas gavetas do setor, o que proporciona produtividade e um espaço mais “limpo” aos funcionários.  

2. Aumento da produtividade 

Você já deve ter percebido quanto a admissão digital pode proporcionar produtividade aos profissionais do RH. Mas não para por aí, o processo simplifica e agiliza a admissão, mas já parou para pensar no quanto de tempo se ganha se fizer mais de uma admissão? Além disso, os documentos enviados pelo software ficam disponíveis para averiguação a qualquer momento, permitindo que os funcionários foquem em outras atividades. 

3. Engajamento interno 

A admissão digital favorece a todos. Os funcionários que lidam com as contratações se sentem mais parte de ações estratégicas da empresa, visto que, como já citado, eles ganham tempo para focar em outras atividades e passam a não fazer mais tarefas repetitivas como as que o modelo tradicional de admissão requer. A motivação é certa! 

Os novos colaboradores também são beneficiados, uma vez que não há necessidade de sair de casa para fazer a entrega dos documentos, os funcionários validam os dados de forma rápida e podem ter a primeira experiência positiva com a empresa.

Em resumo, a admissão digital traz diversas vantagens para o setor de RH, tanto em ganho de tempo quanto produtividade.

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Até o próximo artigo!  

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Isso mesmo, além de tecnológico a opção está super em alta nos Rh’s das empresas e você não pode ficar de fora. Por isso, se quiser saber mais sobre o tema, continue a leitura deste artigo. 

O que é admissão digital e guarda de documentos? 

Você já deve saber que admissão digital é coletar os documentos do colaborador totalmente de forma digital, feita com o auxílio de um software de admissão digital, certo? Em outras palavras, é dar adeus às cópias físicas e xerox.

Já a guarda de documentos é um serviço seguro e confiável que utiliza da tecnologia de ponta para digitalizar os documentos físicos da sua empresa, proporcionando organização e aumento de produtividade do seu Rh.

Ou seja, a guarda de documentos possibilita dar um basta nas pilhas de documentos encostadas por anos na empresa, pois o avanço tecnológico torna possível a armazenagem digital. Sendo muito mais prático, pois libera espaço físico nas corporações.

Como resultado, a guarda de documentos digital permite o acesso deste material em qualquer lugar – sempre que houver conexão com a internet e um aparelho que suporta os arquivos – com total controle sobre quem acessa os documentos, garantindo a segurança das informações. 

Qual o prazo para a guarda de documentos ?

Nós sabemos que uma das maiores causas do acúmulo dos documentos físicos nas empresas se dá pela fiscalização e a obrigatoriedade de ter que apresentar os mesmos, mas você sabe o prazo de guarda desses arquivos?

Separamos alguns exemplos:

Tributário 

(prazo: 5 anos)

– Imposto de Renda (IR);

– Contribuição Social sobre Lucro Líquido; (CSLL)

– Programa de Integração Social; (PIS)

– Contribuição para Financiamento da Seguridade Social; (Cofins)

– Simples Nacional;

– Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos;

– Livros fiscais e contábeis;

– Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil;

– Declarações: DIPJ, DCTF, Dirf;

– Declaração de Ajuste Anual – declaração e comprovantes de lançamentos; (DASN)

Trabalhista e Previdenciário

(prazo: 30 anos)

– Fundo de Garantia do Tempo de Serviço; (FGTS)

– Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social; (GFIP)

– Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social; (GRFC)

Documentos de folha de pagamentos e sistemas (Prazo: 10 anos)

– Folha de pagamento;

– Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários;

Outros pagamentos (Prazo: 5 anos)

– Contribuição previdenciária; (GPS)

– Contribuição sindical; (GRSCU)

– Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário e controle de ponto;

– Cadastro Geral de Empregados e Desempregados; (CAGED)

– Relação Anual de Informações Sociais; (RAIS)

Documentos de afastamento (Prazo: 2 anos)

– Termo de rescisão do contrato de trabalho;

– Pedido de demissão; 

– Aviso-prévio;

Documentos de contratação (prazo: Indeterminado)

– Contrato de Trabalho;

– Livro ou ficha de registro de empregado;

O tempo pode ser prejudicial aos documentos?

Como citado acima, existem documentos com prazos de 2,5,10 anos e até com tempo indeterminado, e não dá para perder espaço na empresa com tanto documento assim, não é mesmo? Além disso, nós sabemos que se guardados de forma inadequada esses papéis podem ser danificados com o tempo, umidade, manuseio e até perdas. 

Sendo assim, a melhor alternativa para esses casos é a digitalização desses documentos. Além de garantir a conservação, traz mais produtividade aos processos internos do Rh, pois otimiza o tempo de busca dos arquivos. 

Outros documentos que podem ser digitalizados e trazer benefícios para o armazenamento são, por exemplo: o ponto eletrônico, holerites e aviso de férias.

Guarda e digitaliza documentos 

Ao longo desse artigo trouxemos vários benefícios que sua empresa ganharia com a digitalização de documentos, e um sistema que indicamos é a: eBox. Uma empresa especializada em guardar e digitalizar documentos. Vale a pena conferir o trabalho desse time.

Debatendo sobre o assunto 

Em resumo, o Lugarh desenvolveu um e-book que contempla várias informações relevantes sobre o assunto. Acesse o link para download: 

[Quero meu e-book]

Mas não para por aqui. Além desse material, tivemos o prazer de elaborar um webinar sobre Admissão digital e como regularizar a guarda de documentação física, onde dois profissionais incríveis do mercado tiraram dúvidas e deram dicas valiosas sobre o tema. Se você quer conferir, acesse o link abaixo. 

[Assistir Webinar] 

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Com a chegada da LGPD, essa coleta e armazenamento também precisou passar por muitas revisões e a admissão digital aqui vem com a proposta de deixar esse processo mais seguro e dentro da LGPD.

A admissão digital é mais uma vertente da área de Recursos Humanos que está se modernizando. Atualmente, o RH está automatizando seus processos burocráticos para que as pessoas que trabalham nesta área possam focar no que realmente importa: as pessoas da organização.

Admissão digital é mais modernidade, segurança, praticidade e liberdade para o RH. Fica com a gente nesse texto para entender melhor essa ferramenta poderosa.

O que é admissão digital?

Sabe todo o trâmite de solicitar documentos, esperar o colaborador tirar xerox do que foi solicitado, ir até a empresa, entregar as cópias, aprovar documentação e armazenar? Admissão digital é tudo isso, só que de forma digital – por meio da internet.

Em resumo, é a coleta de documentos feita de forma totalmente digital, sem cópias físicas e idas ao xerox e à empresa, feita com o auxílio de um software de admissão digital.

As etapas do processo são simples e intuitivas. Vamos usar como exemplo as etapas do software de admissão do Lugarh:

RH envia um link com os documentos solicitados;

Colaborador tira foto dos documentos através do link que recebeu via e-mail ou SMS;

Inteligência artificial valida os documentos enviados;

RH aprova os documentos dentro do software;

Pronto! Documentos enviados estão armazenados de forma segura em nuvem.

Quais os benefícios da admissão digital?

Recolhimento de documentos dentro da LGPD

Ao aceitar enviar seus documentos através do software de admissão digital, o colaborador assina o termo de uso de seus documentos. Assim, já dá o respaldo legal necessário ao RH para fazer a movimentação dos seus dados.

Outra vantagem é o acompanhamento de atividades realizadas em cada documento armazenado. No Lugarh, por exemplo, temos um espaço que registra quem modificou cada documento, o que fez e até o IP da máquina utilizada.

Diminuição de erros e fraudes

Para deixar este processo ainda mais fácil simples para o RH, o software de admissão digital conta com uma inteligência artificial, que valida os dados enviados e confere com o que está nos documentos, evitando fraudes e erros de digitação.

Otimização do tempo

Com a admissão digital, o tempo de contratação diminui – e muito! Isso porque o novo contratado não precisa sair de casa para tirar cópias de documentos e enviar sua documentação ao RH. Muito menos fazer uma segunda viagem para reenviar o que foi reprovado. Tudo é feito de forma online e muito mais rápida.

Facilidade na cobrança de documentos faltantes

O próprio software envia lembretes para o colaborador não esquecer de enviar um documento faltante, deixando o RH livre para cuidar de outras demandas.

Aqui no Lugarh nós temos a “chatinha”, que é um robô que envia e-mails constantes ao novo contratado para que ele envie sua documentação e finalize o processo de contratação.

Armazenamento seguro na nuvem

O software de admissão digital não faz apenas o recolhimento dos documentos, mas também cuida do armazenamento desses dados.

Aqui no Lugarh, nosso software de admissão organiza e protege os dados e cópias em nuvem. Esse armazenamento é feito com a tecnologia Microsoft, criptografando os dados para maior segurança das informações armazenadas.

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Vamos explicar o que significa esse termo, quais são as vantagens de aplicar a gamificação na empresa e como fazer. Confira!

O que é gamificação?

Se você está lendo esse post, é porque provavelmente já se perguntou o que é gamificação. Gamificação é um termo que vem do inglês: gamification.

Tal termo se refere ao uso de mecânicas que são características de jogos. Essas mecânicas tem como foco principal manter o usuário completamente engajado.

Para ilustrar melhor o que é gamificação, você já reparou que a maioria dos jogos têm o poder de reter a atenção da pessoa? Fazendo com que o usuário se mantenha atento e com vontade de terminar uma fase para então, seguir para a próxima? Pois bem, é exatamente isso que a gamificação faz.

Basicamente, a técnica de gamificar, está relacionada a inserir pontos de atração (como storytelling, trilhas de conhecimento, sistemas de pontuação, rankings etc) para que a pessoa que está percorrendo o caminho (seja esse caminho um jogo ou uma aula) se mantenha interessada em continuar adiante no caminho em questão.

Contudo, fora dos jogos, a gamification pode ser aplicada em situações reais do dia a dia das pessoas, facilitando processos de aprendizado e motivando determinados comportamentos. Ou seja, conteúdos considerados como complexos e não tão interessantes, se tornam materiais acessíveis e muito mais atraentes.

Nas empresas, por exemplo, a gamificação pode ser utilizada para aplicação de treinamentos, onboarding, ou até mesmo como uma forma de gestão de carreira dos profissionais.

Por que implementar a gamificação no onboarding?

Agora que você já sabe o que é gamificação, pode estar se perguntando por que aplicaria essa metodologia no onboarding de novos colaboradores.

Se essa é a sua dúvida, vamos responder agora: você faria isso, porque são diversas as vantagens para a empresa a para o profissional. Afinal de contas, assim como em um jogo, quando um colaborador começa a trabalhar numa empresa, ele não sabe exatamente nada sobre ela.

Somente depois, conforme ele vai aprendendo aos poucos sobre aquele ambiente e sobre o cargo, é que ele vai aprendendo a tomar decisões na prática. Portanto, um bom onboarding pode acelerar esse processo para que o profissional comece a apresentar bons resultados mais rapidamente.

Além disso, o colaborador se mantém engajado com a empresa, aprende a usar novos conhecimentos na rotina do trabalho e tem a cultura de feedbacks reforçada. Outra vantagem valiosa para a empresa é que, com a gamificação, é possível separar melhor o processo de onboarding por etapas, o que facilita a análise de indicadores de desempenho.

Como implementar na empresa?

Mais do que saber o que é gamificação e quais são suas vantagens, é preciso saber como implementá-la na empresa. Pensando nisso, trouxemos um breve tutorial de como fazer:

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