A pandemia foi transformadora ao mercado de trabalho, obrigando empresas a se adaptarem a novas tendências antes ignoradas ou pouco exploradas. O home office foi a maior delas, e junto ao seu uso as organizações precisaram aprender a se adaptar e reformular sua cultura e processos. Outra tendência que vem ganhando engajamento, e sendo benéfica a empresas e profissionais, é o trabalho assíncrono.

Uma cultura assíncrona oferece flexibilidade e liberdade aos colaboradores, ao mesmo tempo que exige maior confiança, organização e responsabilidade das empresas. Por ser uma tendência nova, e pautada em tecnologia e comprometimento, as organizações ainda podem se sentir inseguras com o seu uso.

Exatamente por isso viemos hoje explicar o que é trabalho assíncrono, e como essa tendência pode trazer grandes vantagens a sua empresa. Confira!

O que é trabalho assíncrono?

Em sua essência o trabalho assíncrono nada mais é que diferentes colaboradores trabalhando em horários e locais diversos. Esse formato se tornou bastante útil e necessário em empresas que contratam profissionais de diferentes localidades, em especial aqueles com fusos horários diferentes.

Durante a pandemia, onde o número de profissionais em casa aumentou exponencialmente, essa tendência foi mais explorada devido aos desafios de cada um em sua rotina. Em especial, aqueles com filhos ativos, que com a falta da rotina escolar acabavam precisando de uma atenção maior dos pais.

O trabalho assíncrono também pode ser utilizado no presencial, caso a entrada e saída dos colaboradores do escritório seja feita nos horários que mais se encaixam as suas necessidades. Mas é no trabalho remoto e home office onde ele de fato é mais usado, e onde pode ser encontrado seus maiores benefícios.

Qual a diferença entre síncrono e assíncrono?

O trabalho síncrono é o modelo tradicional ao qual a maioria está acostumado. Seguir um padrão de oito horas trabalhadas, das nove da manhã às seis da tarde, com fins de semana livres. Um modelo tradicional, muitas vezes pautado sobre a necessidade do presencial.

Ainda que continue a ter adeptos, esse é um modelo de trabalho visto por muitos como ultrapassado. O trabalho síncrono parte da necessidade de uma atenção e respostas imediatas, mesmo no trabalho home office, onde todos seguem um mesmo horário e devem estar disponíveis uns aos outros dentro do tempo estabelecido pela empresa.

Isso gera uma ansiedade de resposta imediata, além de interrupções geradas por interações inesperadas e diversas reuniões que muitas vezes poderiam ser resumidas a um e-mail. Coisas que não acontecem no trabalho assíncrono, já que ele parte do princípio de que respostas não serão dadas com imediatismo e sua organização permite um maior foco nas tarefas.

Quais os benefícios do trabalho assíncrono?

Como pudemos perceber, o trabalho assíncrono possui uma proposta bem diferente do que foi estabelecido como normal nas últimas décadas. Exatamente por isso essa é uma tendência que ainda desperta desconfiança e insegurança em vários empreendedores.

Por isso trouxemos uma lista de motivos do porquê essa prática pode ser positiva para sua empresa, e quem sabe assim ajudá-lo a refletir sobre seu uso e como ela pode melhorar a produtividade e a relação com seus colaboradores. Confira!

Flexibilidade

O trabalho assíncrono permite que os profissionais trabalhem de acordo com sua disponibilidade particular, podendo adaptar o horário de trabalho com os períodos onde é mais ativo ou com melhor encaixe a outras responsabilidades. A flexibilidade da sua carga horária melhora muito a relação dos colaboradores com o trabalho, especialmente por conseguirem um equilíbrio maior entre vida profissional e particular.

Além disso, essa é uma vantagem também para as empresas. No caso das organizações, sua maior flexibilidade está no fato de ter a chance de contratar talentos de diferentes localidades. Isso permite encontrar profissionais que não estejam restritos ao local onde fica a empresa, ou mesmo a nacionalidade dela.

Personalização

Para desenvolver um ambiente de trabalho agradável, e com maximização de resultados, é importante considerar as diferentes personalidades dos colaboradores. Existem aqueles que trabalham bem inseridos em uma equipe, enquanto outros tiram melhor proveito de suas habilidades trabalhando de forma isolada.

O trabalho assíncrono permite uma personalização maior dos processos, já que cada um pode desenvolver as atividades no ritmo que melhor funciona a ele, e usando técnicas que mais se adaptam às suas características e habilidades. O mais importante é que as tarefas sejam finalizadas e que possuam uma alta qualidade, mas os profissionais não precisam se forçar a seguir determinado ritmo ou formato, como aconteceria estando no trabalho síncrono.

Concentração

No trabalho síncrono, presencial ou remoto, os colaboradores estão sempre a mercê de interrupções. Durante a pandemia, a adaptação ao trabalho home office, muitas empresas acreditavam ser necessário manter uma rotina de reuniões e ligações constantes, emulando o ambiente presencial e em uma tentativa de maior controle das ações dos seus profissionais.

Entretanto, foi possível perceber com o tempo que essas ações mais atrapalhavam do que ajudavam. Longas reuniões, que muitas vezes podem ser resumidas a mensagens, apenas interrompem o fluxo de trabalho e prejudicam a concentração na atividade que está sendo feita. Já no trabalho assíncrono isso não acontece.

Produtividade

Esse item está diretamente ligado ao anterior, já que ao ter a chance de manter um foco maior no que está fazendo, a consequência direta é que o profissional consiga aumentar sua produtividade. Ao interromper a linha de pensamento enquanto um colaborador está em uma atividade, isso prejudica seu ritmo e capacidade de concentração, o que naturalmente o faz demorar mais a retomar e finalizar.

Eliminando as interrupções, e a necessidade de precisar esperar a resposta ou permissão de colegas e superiores para dar continuidade aos seus projetos, algo necessário no trabalho assíncrono, se torna muito mais fácil produzir mais e melhor. Com isso a produtividade dos colaboradores aumenta e também os resultados da empresa.

Engajamento e motivação

Um ambiente de trabalho assíncrono exige uma confiança maior na capacidade e comprometimento dos colaboradores, algo que os faz sentir ter maior autonomia e controle sobre suas funções. Isso é positivo para o modo como ele vê a si mesmo, e também para o seu engajamento no trabalho. Com isso ele aumenta sua autoconfiança e sua produtividade, especialmente com a diminuição de reuniões constantes e interrupções.

Outro ponto positivo é a diminuição do estresse e da ansiedade, algo que prejudica não apenas a qualidade dos projetos, mas também a saúde dos envolvidos. Ao eliminar a necessidade de precisar estar constantemente disponível e a mercê de cobranças e palpites imediatos e abruptos, a pressão negativa sobre esses colaboradores será muito menor.

Responsabilidade

O trabalho assíncrono pressupõe a necessidade dos colaboradores aprenderem a desenvolver autogestão, objetividade, autonomia e responsabilidade. A falta de comunicação em tempo real não significa que não há necessidade de prestar satisfações, ou de que não existem prazos a serem seguidos. Muito pelo contrário, a existência de diretrizes, métricas e datas é ainda mais essencial.

No entanto, a responsabilidade em seguir cada uma delas recai sobre o profissional. Ao ter a chance de adequar sua rotina às suas responsabilidades pessoais e profissionais, o colaborador ganha maior flexibilidade e liberdade, mas ainda precisa manter o comprometimento com seus projetos. Isso ajuda empresa e profissional a desenvolver uma cultura mais responsável, onde a troca exige compromisso.

Independência

Pense em um escritório tradicional, onde todos trabalham no mesmo horário e no mesmo ambiente. É comum que líderes, gestores e colegas estejam sempre consultando o que o outro está fazendo, ou mesmo desenvolvendo atividades em conjunto e precisando se adaptar a ritmos e estratégias impostos por outro alguém.

No trabalho assíncrono, já que a comunicação não acontece em tempo real, é necessário que o colaborador tenha maior independência. Consultar colegas e líderes a todo momento sobre pequenos detalhes se torna mais difícil, então é preciso usar ao máximo suas próprias capacidades. Algo que aumenta a independência de cada indivíduo e permite a todos darem um foco maior no que estão fazendo.

Encontro e retenção de talentos

Conseguir encontrar e manter talentos é uma prioridade para as empresas, e não à toa. Entretanto, para conseguir fazer isso, alguns elementos devem ser desenvolvidos e mantidos pelas organizações. Entre eles a atenção à saúde mental e bem-estar do colaborador, maior senso de propósito e de significado e uma cultura organizacional positiva,

Fazer isso facilita para os colaboradores desejarem permanecer nas empresas. Já a possibilidade de poder contratar um profissional, independente do local onde ele esteja, ou horário que precise trabalhar, torna muito mais fácil encontrar talentos que possuam alta probabilidade de  agregar valor e qualidade ao negócio.

Como sua empresa deve se preparar para implementar essa tendência?

O modo visto como tradicional de trabalhar está em prática a décadas, e crescemos acostumados a vê-lo como a única possibilidade. Com as mudanças vindas da tecnologia e transformações sociais é possível, e necessário, se adaptar. Mas como as empresas podem fazer isso? Para ajudá-lo a entender melhor como se preparar para implementar o trabalho assíncrono trouxemos algumas dicas fundamentais!

Reelabore sua cultura organizacional

Com a diminuição de interações instantâneas entre colaboradores é essencial desenvolver uma cultura que traga um senso de pertencimento a eles. A autonomia, responsabilidade e alinhamento às diretrizes da empresa também são primordiais, e tudo isso deve estar inserido na cultura organizacional.

Crie rotinas para projetos

Para que o desenvolvimento dos projetos ocorra nas datas esperadas, e a continuidade de cada etapa seja realizada da melhor forma, é necessário integrar uma rotina funcional e interpessoal, mesmo a distância. Existem diversas ferramentas que podem ser utilizadas para criar um calendário e deixar todos os profissionais cientes de cada etapa, e qual seu papel dentro delas.

Dê ênfase na importância da comunicação

Em um ambiente de trabalho assíncrono a comunicação é essencial, ainda mais por ela não ser feita de forma simultânea. Para facilitar o entendimento entre os profissionais, e a transmissão da mensagem, é importante compreender a importância de se comunicar de forma objetiva, eficaz e detalhada. Oferecer a infraestrutura para que isso ocorra é papel da empresa, e fator essencial para o sucesso da dinâmica.

Invista em tecnologia

Em um ambiente profissional em que boa parte da comunicação é feita de forma digital, a tecnologia tem papel fundamental. Plataformas como Asana e Trello permitem uma organização e acompanhamento de projetos, enquanto Slack ou Teams conseguem ser uma boa ponte para comunicações mais rápidas. O importante é encontrar as que melhor se encaixam às necessidades, e investir no uso adequado e constante.

Definir objetivos claros

No trabalho assíncrono a capacidade de buscar respostas rápidas a dúvidas ou mudanças acaba sendo mais difícil. Por isso, é importante que exista organização e a definição de objetivos bem definidos e claros. Todos os envolvidos em um projeto devem ter uma visão clara e detalhada do que deve ser feito e como, e meios de consultar ou qualificar em que condição cada um está com suas atividades.

Determinar métricas por resultados e não por horas

O ideal é que ao adotar o trabalho assíncrono como prática as empresas saibam avaliar o trabalho entregue não por horas, mas por resultados. Afinal, a cultura de bater ponto acaba perdendo o sentido com essa tendência, e a existência de pausas ou o ritmo diferenciado a cada profissional torna injusto tentar quantificar horas exatas e idênticas a todos como forma de análise.

Trabalhar com base na confiança

Se nos escritórios tradicionais os gestores poderiam a qualquer momento questionar um colaborador sobre o que está fazendo, ou chamá-lo para uma reunião sempre que quisesse, no trabalho assíncrono isso não acontece.

A vigilância é feita de forma distante, tendo as plataformas de acompanhamento e comunicação como forma de observar o andamento. Reuniões devem ser marcadas com antecedência, e no restante do tempo é preciso confiar na capacidade e comprometimento dos profissionais.

Por que implementar o trabalho assíncrono?

Até aqui explicamos o que é e como adotar o trabalho assíncrono em sua empresa, além de motivos que provam que essa tendência pode ser positiva ao negócio. Entretanto, sabemos que a transição de um ambiente síncrono a assíncrono pode ser difícil, e por isso acaba sendo evitada. Por isso vamos explicar porque essa prática tem se popularizado, e porque os motivos para adotá-la só crescem. Confira!

É um modelo mais justo

O formato tradicional pressupõe igualdade, mas durante sua execução acaba gerando desigualdade. Cada indivíduo possui particularidades, preferências e circunstâncias de vida diferentes, e obrigar todos a seguir um mesmo horário, com regras rígidas, acaba criando um ambiente em que nem todos conseguirão dar o seu melhor.

A comunicação fica naturalmente mais eficiente

A objetividade e eficiência durante a comunicação é essencial para a cultura de trabalho assíncrona, e isso faz com que todos os colaboradores precisem se adaptar a isso. Algo que pode ser desafiador no começo, mas que com o tempo contribui para uma economia de tempo e esforço sem iguais. Problemas e dúvidas que antes poderiam gerar longas e improdutivas conversas e reuniões passam a ser resolvidas em poucos segundos e com processos simples.

Menos distrações

No trabalho síncrono entendesse que ao ser chamado para uma reunião, ou receber uma nova mensagem, é preciso abandonar tudo que estava sendo feito para responder. Já no trabalho assíncrono isso não acontece, e o recomendado é até mesmo desativar as notificações push e ter um momento de dedicação completa apenas para responder mensagens.

Colaborador trabalha apenas quando faz sentido

Horários fixos de trabalho podem obrigar profissionais a estarem presentes em momentos onde não rendem tanto quanto poderiam, ou mesmo se verem sem tarefas a fazer e obrigados a esticar atividades apenas para fechar a conta. Algo prejudicial e que não acontece na prática de trabalho assíncrono.

Afinal, nesta tendência o colaborador tem a liberdade de ficar offline nos momentos em que não há utilidade em estar no trabalho, e não precisa se preocupar com superiores exigindo um número mínimo de horas trabalhadas.

A cultura assíncrona promove a transparência

O trabalho assíncrono exige transparência, afinal seus colegas e líderes não estão ao lado, seja para ajudar ou monitorar. Por isso, cada ação deve ser feita de forma que consigam entender o que cada membro está fazendo mesmo sem precisarem conversar diretamente. Existem duas formas principais de fazer isso: documentação e ferramentas de gestão.

Na primeira, cada processo é escrito e documentado, começando com as diretrizes, processos e políticas da empresa. Já na segunda são plataformas onde qualquer integrante pode entrar, monitorar e acompanhar o processo das atividades que estão sendo feitas.

Os profissionais atuais querem

Citamos algumas vezes sobre como o trabalho síncrono foi estabelecido como o normal com o decorrer das décadas anteriores, mas é claro como isso vem se modificando. Com as transformações causadas pelo avanço da tecnologia, e mudanças sociais e profissionais, é preciso saber adaptar e evoluir a maneira de lidar com o ambiente de trabalho.

Os profissionais atuais e do futuro veem com bons olhos tendências que os permitam ser mais livres e flexíveis, e seguir esse fluxo será importante para que as empresas consigam atrair e manter talentos. Assim como se manterem competitivas no mercado.

A comunicação assíncrona

Para que o trabalho assíncrono possa funcionar corretamente, e ser positivo para a sua empresa, é essencial ter uma comunicação eficaz, organizada e clara a todos os envolvidos. Nessa tendência é entendido por todos que respostas rápidas não são comuns, e o tempo esperado para que os colaboradores respondam às comunicações costuma ser de 24 horas.

Esse intervalo pode ser maior ou menor a depender do planejamento elaborado pela empresa, mas é essencial que, independente do tempo estabelecido, todos sigam o prazo. Uma das maiores vantagens da comunicação assíncrona é a possibilidade de documentação, já que as trocas de mensagens ficam armazenadas nas plataformas e podem ser consultadas quando necessário.

A plataforma em si é outro ponto importante. Muitas empresas optam por ferramentas como o Slack, Teams, Discord, entre outras, para conversas mais rápidas. É possível usar mais de um meio de comunicação, mas cada um deles deve ter um objetivo claro. Em geral, podemos separá-los da seguinte forma:

• E-mails: assuntos importantes;
• Chamadas de vídeo: reuniões;
• Ligações: assuntos urgentes que precisam de atenção imediata;
• Slack / Teams / Discord: mensagens rápidas;
• Asana / Trello: monitoramento de projetos.

O mais importante na comunicação assíncrona é a organização e o planejamento. A possibilidade de consulta a mensagens anteriores pode ajudar a acompanhar o progresso, assim como a sanar dúvidas, enquanto meios como e-mail e chamadas de vídeo ficam disponíveis para certas situações.

Assim, os colaboradores conseguem manter sua independência e autonomia, enquanto a empresa mantém uma organização dos processos e documentação. Tudo conforme o horário e tempo estabelecido e necessário a cada parte.

Em que momentos o trabalho assíncrono não funciona?

Ainda que traga grandes vantagens a profissionais e empresas, existem alguns momentos em que o trabalho assíncrono não é a melhor abordagem. A principal delas é em momentos de emergência, onde a demora por respostas pode acabar prejudicando ainda mais a situação. Nesses casos é essencial ter formas de reunir os membros necessários, e deixá-los conscientes da importância de estarem presentes, apesar dos horários costumeiros.

Já as outras situações onde o trabalho assíncrono pode não funcionar corretamente é na interação da equipe. Em especial na entrada de novos membros ou em ações de confraternização. Apesar da troca diária de mensagens ajudar no ritmo de trabalho, e na elaboração de projetos, a interação síncrona ainda é importante para a criação e preservação de laços.

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